中學(xué)教學(xué)檔案管理與利用探討

季蕓蕾

【摘要】在中學(xué)的教學(xué)實踐活動中，中學(xué)教學(xué)檔案管理發(fā)揮了重要作用，高效有序的教學(xué)檔案管理，才能提升教學(xué)工作效率，對于中學(xué)的教育和發(fā)展有著重要的推動作用，但是目前的中學(xué)教學(xué)檔案管理中還存在諸多問題，需要逐一解決，才能做好中學(xué)教學(xué)檔案的管理與利用。

【關(guān)鍵詞】中學(xué)；教學(xué)檔案；管理；利用

對于中學(xué)而言，教學(xué)檔案就是對教育教學(xué)工作的梳理和總結(jié)，其主要包含了教學(xué)大綱的制定、教師教學(xué)記錄、各種教學(xué)活動總結(jié)、學(xué)生在校學(xué)習(xí)與生活等多個方面。中學(xué)的教學(xué)檔案由紙質(zhì)文件、電子材料以及聲像文件等組成，是學(xué)校工作的總結(jié)，同時也是教師教學(xué)的智慧結(jié)晶，同時也是每一位學(xué)生成長最為寶貴的記錄。

一、中學(xué)教學(xué)檔案的特點

（一）多樣性。中學(xué)教學(xué)檔案之中包含了諸多載體，大部分以紙質(zhì)為主，另外也包含了照片、幻燈片、圖表等較高保存價值的實物。通過教學(xué)檔案能夠直接反映學(xué)生的整個教學(xué)過程，是非常重要的資料信息，需要不斷強調(diào)其管理，才能充分發(fā)揮教學(xué)檔案的作用。

（二）知識性特點。教學(xué)檔案之中直接記錄了教學(xué)、科研等活動的過程與成果，同時也直接反映出教師的教學(xué)經(jīng)驗與方法，其本身就是知識的集合體，對于今后學(xué)校開展教學(xué)教研活動都有著積極的推動作用。

（三）廣泛性熱點。教學(xué)檔案產(chǎn)生的渠道多，范圍廣，并且相對分散。一般來說，教學(xué)檔案主要包含了學(xué)校、教師以及學(xué)生三個層次。學(xué)校方面則包含了教學(xué)任務(wù)安排表、教學(xué)計劃、管理規(guī)定等。教師方面主要有教學(xué)進程計劃表、教案、教研材料等。而學(xué)生方面則包含了參加比賽活動、思想政治表現(xiàn)等。

二、學(xué)校教學(xué)檔案管理工作現(xiàn)狀及問題

（一）檔案管理工作的開展離不開收集與整理學(xué)校教學(xué)檔案，需要確保材料本身的原始性以及真實性。在具體的工作中，還存在學(xué)校憑空編造材料等問題。學(xué)校相關(guān)的工作沒有有效實施或者是沒有完成，只不過是為了應(yīng)付檢查而編造材料。個別學(xué)校存在材料后補的情況，導(dǎo)致記錄不夠及時。這些學(xué)校在落實工作方面只有實際操作，雖然從事了很多工作，成效也非常明顯，但是從計劃開始一直到工作過程都是事后補充的。上述的問題，在每一年的歸檔之中都無法完成，并且材料收集不夠全面，最終影響到教學(xué)檔案的原始性以及準(zhǔn)確性。

（二）立卷歸檔不及時，方式過于老化，存在錯歸現(xiàn)象。立卷歸檔就是對檔案材料的分類與匯總，為了確保檔案材料的完整性。在中學(xué)教學(xué)檔案管理中，存在個別檔案材料歸檔不及時的問題，甚至還存在歸錯的嚴(yán)重問題。另外，由于教學(xué)檔案管理的手段較為落后，沒有使用信息化等，直接影響檔案管理的效率，影響教學(xué)檔案管理的便捷使用以及長期的保存。

（三）軟件材料的整理與歸檔同實際情況相互脫節(jié)。大部分學(xué)校對于電腦軟件管理檔案材料的建設(shè)重視度不足，或者是存在認(rèn)識上的偏差。所以，在實際的工作之中，與之相對應(yīng)的軟件材料歸檔不夠及時或者是對于材料的組織還不夠完整，質(zhì)量較差，無法真實反映實際工作的內(nèi)容，這樣就容易通過教育教學(xué)的管理相互脫節(jié)。部分學(xué)校認(rèn)為教師整理或者是總結(jié)材料會影響或者是沖擊教學(xué)工作。因此，安排專職檔案員，不但可以進行檔案的搜集管理，同時還會編制各種工作材料。如此以來，學(xué)校的工作檔案軟件材料并非出自工作實施人之手，也不是在實際的工作之中形成的，導(dǎo)致材料與實際的工作出現(xiàn)了嚴(yán)重的脫節(jié)，這樣就可能引發(fā)材料與實際工作兩層皮現(xiàn)象，影響材料的實效性與真實性。

（四）教學(xué)檔案的日常維護以及科學(xué)使用的重視度不足。可以說，保存教學(xué)檔案就是為了今后的保管與利用。但是因為現(xiàn)實之中存在篡改、涂抹等現(xiàn)象，會影響信息的真實性，出現(xiàn)檔案遺失或者是內(nèi)容失實等問題。

三、中學(xué)教學(xué)檔案資源的管理與利用措施

開展中學(xué)教學(xué)檔案資源的管理與利用，需要綜合多方面的可行性意見，并且將其落到實處，這樣才能夠提升教學(xué)檔案的管理與利用效率，實現(xiàn)學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展。

（一）建立綜合檔案室。通過綜合檔案機構(gòu)的建立，考慮中學(xué)實際情況，將不同載體或者是不同類型的檔案文獻進行歸并，涵蓋不同部門或者是不同教師的實際工作。只有如此，才能滿足學(xué)校檔案齊整的要求，同時也可以順利開展分類工作，形成有效管理。如此，才能滿足教學(xué)檔案齊全性的要求。

（二）完善立卷歸檔體系。對于歸檔范圍的確定，要求只要能夠滿足學(xué)校教學(xué)管理，同時還存在保存價值的文件資料，都需要做好歸檔處理。另外，應(yīng)該做好實際的歸檔期限的設(shè)計。對于那些相對普通的材料，在每一學(xué)年進行以此歸檔即可。但是對于重要的資料，需要及時進行歸檔處理。這樣才能滿足歸檔文獻的效果要求。

（三）引起領(lǐng)導(dǎo)的重視。由于學(xué)校日常的各項工作相對繁瑣，就檔案資料而言，無論是收集，還是進行整理，都屬于最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)。如果缺少領(lǐng)導(dǎo)的重視，就無法完善檔案歸檔制度。所以，只有引起領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，才能夠完善各項制度，同時也能夠進一步加強對文獻的收集與整理。

（四）樹立檔案意識。一般來說，學(xué)校的歸檔資料都是來自于不同的部門與教師。所以，在中學(xué)內(nèi)還需要樹立每一位教職工的檔案思想。只有如此，才能夠完整進行資料的歸檔處理。學(xué)校需要在宣傳法律法規(guī)和規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，讓師生完全掌握基本的檔案管理基礎(chǔ)，同時加大對歸檔的宣傳，再加之不同部門的動員，配合檔案工作人員，確保檔案工作能夠順利開展下去。

（五）合理利用檔案。對于檔案的收集與整理，都是為了學(xué)校的教學(xué)工作能夠有序地開展，同時，對于教學(xué)水平的提升也提供了一定的幫助作用。另外，無論是需要開展研究，還是在教師的職稱評定，亦或是調(diào)資晉級方面，都需要檔案資料的支持。因此，持續(xù)性地進行檔案信息的編制，并且開發(fā)出檢索軟件，這樣就可以滿足查檔利用，同時，也能呈現(xiàn)出檔案的實際效果。

（六）整理歸檔。在收集完教學(xué)文獻資料之后，就需要做好整理歸檔處理，具體操作中，需要考慮到：第一，教務(wù)類資料。其中包含了教務(wù)工作階段的相關(guān)信息，大綱教材以及教學(xué)之中的指令。針對這一部分材料，按照一般的文書檔案整理方式就可以實現(xiàn)。但是如果需要明確這類材料歸檔的時間，那么就應(yīng)該考慮到學(xué)校教學(xué)的年度情況，以便于完整收集與整理。第二，教師類。主要表現(xiàn)出教師的任課情況，實際的信息等。當(dāng)然，也需要囊括教師的培訓(xùn)、職稱評定、考核資料等方面。主要是針對教師的實際工作來加以描述。第三，學(xué)生類。主要是學(xué)生在學(xué)校的相關(guān)學(xué)籍信息，同時也包含了畢業(yè)之后的升學(xué)材料。對于這一部分材料，可以按照學(xué)制年度情況，亦或是以班級作為單位來進行整理與歸檔。

（七）提升檔案管理人員的水平。檔案管理工作人員需要掌握相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)，就需要了解檔案基本的知識，以及日常的檔案管理技能。另外，還需要精通網(wǎng)絡(luò)知識。尤其是針對現(xiàn)代檔案人員，需要具備更加豐富的知識技能。所以，做好檔案管理人員的合理引導(dǎo)，定期參加培訓(xùn)，不但涉及到職業(yè)道德，同時也需要涵蓋專業(yè)的技術(shù)能力。積極引導(dǎo)檔案管理人員，才能將檔案管理技能落實，同時，也能夠持續(xù)性接受新知識。只有如此，才能讓檔案管理人員的發(fā)展?jié)M足新時期的規(guī)范要求。

四、結(jié)語

總而言之，在學(xué)校管理之中，中學(xué)教學(xué)檔案管理是一項基礎(chǔ)性的工作。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，教學(xué)檔案管理的重要性逐漸突顯出來。隨著各個中學(xué)之間的競爭不斷加劇，誰能夠采取更為高效的教學(xué)檔案管理體系，就能夠幫助學(xué)生在一定程度上提升其總體成績，最終實現(xiàn)學(xué)校核心競爭力的提升。所以，本文從中學(xué)檔案管理的實際情況出發(fā)，找到檔案管理存在的主要問題，并且提出可行性的意見，希望通過這一部分意見，能夠在一定程度上提升教學(xué)檔案的管理水平，最終實現(xiàn)學(xué)校與檔案管理工作的進步。

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