淺議醫院人事檔案的管理及利用

吳京艷

【摘要】隨著醫院的管理向著科學化和職業化轉型，專業人才地位的提升，人事檔案的作用愈發突顯。在信息化時代，人事檔案的管理和利用除了有一些歷史遺留問題外，還面臨著新的機遇和挑戰。面對這樣一項長期性的工作，醫院方面要做好思想準備，完善各項制度，培養檔案管理人才，緊跟時代潮流，從而助力醫院發展。

【關鍵詞】人才；歷史問題；新機遇；電子化

隨著醫學研究的進步和人們健康意識的提高，我國衛生事業不斷向前發展，醫院管理也從經驗型向科學型轉變，逐漸走上科學化和職業化道路，專業人才的重要性愈發突出。醫院人事檔案以個人為單位記錄了醫院工作人員的學習經歷、工作經歷及能力品德等情況，是全面地、歷史地了解一個人的依據。因此，做好人事檔案的管理，充分發揮人事檔案的資源優勢，是現代化醫院發展的要求，對人力資源的合理分配以及行政、醫療部門結構調配方面都具有十分重要的意義。

醫院人事檔案的內容過于籠統，政治傾向明顯，缺少能夠客觀描述個人技術能力和反映綜合素質的材料，已經不能滿足現代醫院對人才綜合性的需求。人事檔案作為醫院選拔人才的重要依據，需要體現出全面的個人信息。就醫院而言，需要對人事檔案的內容進行擴充，添加診治水平、職稱、能力素質等醫院重視的信息材料，建立專業技術人員業務檔案，及時增添醫院各專業技術人員的業務綜合能力、科研水平以及學術動態等重要信息。只有這樣，才能為醫院選拔人才提供真實可靠的參考依據，確保考察、選拔等工作公正、公平地完成。

人事檔案雖然記載著個人的成長軌跡，不斷變化著，但它的本體卻是死物，其管理和利用還是需要檔案管理人員發揮作用。而不少醫院人事檔案沒有專人管理，只是由其他部門工作人員兼管，缺少系統、專業的培訓，不能對人事檔案及時、有效地管理，只能被動地接受檔案材料，主動性不足。人事檔案管理在醫院人事管理工作中的重要性是不言而喻的，檔案管理人員作為人事檔案的直接管理者，其作用也是不容忽視的。人事檔案管理人員的問題急需解決。對此，大致可以采用三種解決方式：第一，招聘專業的人事檔案管理人員，把專業的事情交給專業的人去做，實現人事檔案管理的專人和專業化。第二，對于原有的檔案管理人員，醫院要加強他們的思想素質教育，提升其政治素質和紀律意識，為他們樹立事業心和責任感。

就人事檔案的保存和使用狀況而言，很多機構的人事檔案擺放混亂，沒有科學的分類和裝訂，查閱檔案費時費力；而且檔案保存地點環境差，不適合紙質材料的長期保存。對此，醫院要根據實際情況，建立規范、科學、完善的檔案管理制度。檔案管理員除了收集、整理檔案外，也要做好檔案的檢索、研究、編目工作，建立健全檔案管理體系。醫院還可以建立公平合理的獎懲制度，提升管理人員工作的主動性和創造性。

對于檔案所有者來說，由于人事檔案極少使用，且醫院對檔案重藏輕用，當事人對人事檔案重視程度較低，可能不會及時關注人事檔案的修正、更新，造成人事檔案內容過于老舊，不能有效地體現出當事人的技術狀況與工作經歷。針對此類問題，首先檔案所有者要提升對檔案的重視程度，雖然人事檔案平時看起來顯得無關緊要，一旦出現問題，對之后個人的工作、晉升、退休等都有很大的影響。其次，醫院可以建立動態的人事管理制度，對人事檔案及時進行更新和維護，檔案管理員要利用科學技術手段動態、高效地處理檔案信息。第三，人事檔案的宗旨就是服務于工作，檔案管理人員要有較強的服務觀念，不僅要及時收集檔案材料，而且還要通過開展培訓等方式，提升醫院員工對自身檔案的重視，群策群力，共同做好醫院的人事工作。

除了上述的歷史問題外，在信息化時代，醫院人事檔案的管理和利用還面臨著電子化的機遇和挑戰。

當今時代，隨著辦公自動化和計算機技術的廣泛應用，在醫院的日常管理中，特別是醫院人事檔案管理工作中，信息網絡化與現代化管理儼然已經成為發展的主流。很多醫院已經走出傳統的人工管理階段，引進了先進的設備和現代化管理模式，建立起了以人力資源信息為基礎的醫院信息管理系統，實現人事檔案管理的網絡化、電子化和現代化，提高了人事管理工作的效率和質量，滿足了醫院現代化改革的需要。但也產生了一些新的問題。電子檔案信息存儲量大，大大減少了檔案的存儲空間，便于存放和查閱，提升了工作效率和質量。而且檔案信息化便于資源共享，使檔案工作與醫院各項工作緊密結合，利于醫院實現行政管理一體化。同時，電子檔案信息的安全性也需要人們更加重視。以紙質為載體的傳統檔案逐漸被電子檔案替代，但電子檔案本身的共享性和網絡環境的復雜性使其在安全方面的問題更加突出。電子檔案的采集、整理、歸檔和利用過程中不可避免地會出現失誤操作、信息竊取、丟失等問題。面對這種問題，除了加強檔案載體和網絡方面的防護，還要建立嚴格的管理制度和保密制度，防患于未然。

21世紀是知識產生經濟的時代，醫院要想獲得長遠的發展離不開人才。作為考察和選拔人才的重要依據，人事檔案的地位愈發重要。人事檔案管理工作是一項長期性和永久性的工作，醫院各級領導要做好思想準備，完善各項制度，培養檔案管理人才，緊跟時代潮流，才能真正做好這項工作，助力醫院發展。

【參考文獻】

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