企業文書檔案的收集整理工作要點分析

陳玉飛

摘 要：文書檔案是企業人事、運營等一系列活動的產物，對企業的實際工作有一定影響，也關乎企業的未來發展。基于此，筆者以當前企業文書檔案收集整理工作的不足作為切入點，簡述收集整理意識、方式方面的問題，再以此為基礎，重點論述相關工作的要點和具體措施，并給出各要點和措施的具體內容，以期明晰實際問題、完善理論內容，為后續工作提供參考。

關鍵詞：文書檔案；收集整理意識；工作流程；企業

一、前言

當前信息時代下，各類數據信息被認為是推動企業發展的核心力量之一，這要求企業重視信息收集和分析工作，內部文書檔案的收集管理也應在現有基礎上引起更高程度的重視。總體來看，由于我國引入市場經濟體制的時間尚短，各地企業的競爭意識略有不足，因此文書檔案相關工作沒有得到足夠關注，管理手段、框架的問題則進一步惡化了實際情況，分析目前相關工作的不足、要點、措施有一定的實際意義。

二、當前企業文書檔案收集整理工作的不足

（一）對文書檔案進行收集整理的意識不足

自20世紀中后期以來，我國各地經濟發展速度明顯加快，企業數目持續增加，尤其是中小企業，這些企業提升了地區經濟、整體經濟的活力，但在管理方式方面存在一些不足。就文書檔案收集整理而言，相當一部分中小企業對該工作不夠重視，沒有對文書檔案的價值形成清醒的認識。針對河北地區的調查表明，超過54.7%的小企業沒有完備的文書檔案管理系統、超過22.3%的中型企業沒有進行專門的文書檔案管理，這對于中小企業的發展存在不利影響。

（二）對文書檔案進行收集整理的方式不當

文書檔案的收集整理，并不是文件的簡單累積，應在科學的方式方法下具體進行，目前來看，相當一部分企業并未對文書檔案進行科學管理，使實際工作流于形式，難以發揮作用。在此次調查中，調查人員發現約有41.1%的中小企業進行文書檔案收集整理時不重視分類保存，導致調用、查看困難；有19.8%的中小企業存在文書檔案破損、丟失問題，使實際工作的效果大打折扣。

（三）文書檔案收集整理缺乏標準化框架

標準化框架對于實際工作有明顯的指導價值，就文書檔案收集整理工作而言，由于各類文書檔案數目大、類別多，并且是持續產生的，不可能通過一次工作一勞永逸的解決，應以標準框架確定收集方式、整理方法、歸類標準等，在實際工作中，有超過25.9%的企業文書檔案管理缺乏標準框架，各類文件的處置帶有明顯的隨意性，導致丟失、破損等問題。

三、企業文書檔案收集整理工作的要點

（一）文書檔案收集整理的完整度

文書檔案往往涉及企業多項工作，包括人事工作、經營工作、生產工作、銷售工作等，這意味著其類別多樣、數目也可能較多，因此在進行收集整理時，為確保其能充分發揮價值、保證信息全面性，應注意文件收集整理的完整度。如某企業進行銷售相關文件的收集，時間跨度應涵蓋至少5年，各部門、門店、分公司的銷售狀況也應得到充分考慮，脫銷、業務中斷、固定客戶等影響銷售水平的情況也應加以注意，確保文書檔案收集整理的完整度，使其發揮更大作用。

（二）文書檔案收集整理的規范性

規范性的工作有利于提升效率，也便于進行追責、工作交接、管理。就文書檔案收集整理而言，作為信息資源，文書檔案的產生往往帶有明顯的規律性，如大部分企業會在每個月、每個季度進行一次總結，帶有較高價值的文書檔案也會在這一時間節點上形成。企業可以作出規定，要求每個月月底生成一次月度報告，涵蓋本月的銷售、人事、業務拓展等內容，并細化各個條目，要求給出對應內容，使整體工作規范化，能持續有效的進行。

（三）文書檔案的分類與保存

對文書檔案進行分類非常重要，可以使文件的查看、調取、管理更加有序，如人事檔案和倉儲檔案，如果隨意堆放，在查看時必然存在困擾，分類存儲則能保證調取的方便性。文書檔案的保存則直接體現了管理水平，應確保各類文件完整無缺，為后續工作提供支持。如紙質文件的保存要避免高濕度環境，還應注意蟲、鼠破壞等。

四、完善企業文書檔案收集整理工作的措施

（一）落實具體工作

為求改變企業不重視文書檔案收集整理工作的情況，要求要扭轉意識，而扭轉意識的主要措施之一是將工作責任具體落實，實現“專事專管”，這一舉措既有利于提升工作成效，也有利于進行問題追責。具體而言，企業應選擇具有文件管理經驗或者文件管理相關專業的人員負責該項工作，并在具體工作開展前明確人員的權力和責任，確保檔案管理與文書處理的水平，人事部門和管理部門則應抽調人員負責文書檔案收集整理工作，在負責人的領導下成立辦公室，建立層次化的工作體系，按規章制度進行歸檔整理，并將實際工作與考評體系掛鉤，進一步強化人員對工作的清醒認識。

以層次化的體系為例，層次化體系是指在總負責人的領導下，設置若干執行人員，每位執行人員負責一個固定部門的文書檔案收集管理，只對分內工作負責。如某大企業共有15個部門，各部門在實際工作中會產生大量的信息、檔案、文書，不可能依靠一名工作人員實現所有文書檔案的收集整理工作，在層次化的體系下，共由18名人員具體負責，其中15名人員負責各個部門的文書檔案收集整理，另有總負責人一名、負責人助理兩名，以兩級層次構建工作體系。工作與考評體系掛鉤，主要目的是確保人員對工作的足夠重視，如對人員收集、整理的文件質量進行審核，出現問題則給予一定處罰，類別清晰、工作質量較好的人員則給予薪資獎勵，以此鼓勵人員不斷完善文書檔案收集整理工作。

（二）給定規范化的工作流程

文書檔案收集整理工作應在現有基礎上進一步規范化，從而確保工作質量和成效，也便于進行管理。具體而言，要求企業結合自身狀況，分析文書檔案的產生渠道，并針對各個渠道分別建立文書檔案收集流程、管理辦法，明確細則，同時選取行政部門的負責人對文書檔案收集整理工作進行監督，督促工作人員的實際工作發現并指正錯誤。endprint

以某制造業企業為例，該企業的文書檔案來源包括人事部門、原料部門、銷售部門、倉儲部門、外聯部門以及行政部門等，各個部門產生文書檔案的方式存在差異，檔案類型也不盡相同，如人事部門的文書檔案主要為人事檔案、薪酬表、考勤表等，收集、管理方面要求在各類文件生成后一個工作日內完成分類，并以每個月為間隔，進行同類檔案的集中保存，將不同類別文件分別進行存儲，避免保存的混亂。在完成每個月收集整理后，執行人員要將成果上報給負責人進行匯總。在監督方面，為保證實際工作以及考評制度的有效性，應建立獨立的監督體系，該體系單獨向管理部門負責，監督分為兩個層次，第一層為負責人層次，第二層為執行層次。負責人層次可以安排1～2位行政人員，以每個月或者每周為間隔，對文書檔案的收集整理情況進行審查，了解工作的進度以及不足，并生成報告，作為對負責人進行考評的基礎。執行層次可以安排2～4位行政人員，以每個月或者每周為間隔，對文書檔案的收集整理情況進行審查，了解工作的進度以及不足，并生成報告，作為對執行人員進行考評的基礎。規范化的工作流程有利于完善企業文書檔案的收集整理工作，實現管理效率的提升。

（三）優化分類與保存工作

分類工作與保存工作的優化，是保證企業文書檔案收集整理工作成效的核心措施之一，尤其是在文件的使用過程中，有利于高效查看、調用、分析。具體而言，分類工作應以年份為基準進行總體區分，再以季度、部門為標準進行細化分類。

在保存方面，要求對不同類別文件分別進行存儲，并采用電子信息和紙質文件雙向存儲方式保證文件的安全性。在分類方面，以某裝修公司為例，該公司的文書檔案主要包括客戶方面、材料方面、業務方面等，在分類時，以每個年度為基礎，每個月進行一次總體收集，收集完成后，再以各個部門為劃分標準，分別進行存儲，重點客戶、優秀業務員相關文件需分別建庫，將相關文書檔案獨立進行二次存儲，以便于查看和分析。保存時，先建立紙質檔案庫，在對紙質檔案進行分類的同時生成信息資料，存儲分類與紙質檔案分類模式相同，要求一名人員進行信息輸入，一名人員進行核對，避免出現信息遺漏和錯誤，優化分類與保存工作可以提升企業文書檔案收集整理的成效。

五、結語

通過分析企業文書檔案的收集整理工作要點，了解相關基本內容。企業文書檔案的收集整理工作對企業運營有一定的影響，應加以重視。目前來看，相關工作存在意識不足、方式不當等問題，該工作的要點是確保文書檔案收集整理的完整度、規范性，并注意分類和保存，在此要求下，要做到落實具體工作、給定規范化的工作流程、優化分類與保存，深入了解上述內容，有助于提升企業文書檔案的收集整理工作水平。

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