論重大活動檔案收集存在問題與對策

王穎

摘 要：檔案材料是重要的記錄性材料，主要的功能是對重要信息進行記錄。檔案材料的種類也比較多，除了常見的個人信息檔案、實物檔案等材料之外，檔案管理人員還需要對重大的活動信息記錄存檔，這種檔案材料的特殊性使其管理工作開展的難度也相對比較高，因此在重大活動類型的檔案的收集工作之中存在很多問題，只有對這類管理問題給出合適的處理方式，才能保證這類檔案材料被有效保存。本文根據對管理重大活動類型的檔案材料的管理經驗，對待解決問題以及應對對策進行分析。

關鍵詞：重大活動檔案；收集；問題；對策

當企業根據經營需求組織了重大活動，或者社會開展的大規模的社會活動時，相關人員需要對活動開展的基本情況進行記錄，并將記錄數據進行存檔，這種檔案也是檔案館的管理人員的重點管理對象，但是在對這類檔案材料實施管理的時候，常常會出現管理問題，導致重大活動的檔案材料出現缺失的問題，因此檔案管理人員必須要根據相關檔案管理規范，來改變重大活動檔案材料的管理現狀，保持這類檔案材料的完整性，本文根據對重大檔案材料管理體系的了解，對當值管理水平低的原因以及解決管理問題的方法進行分析。

1 主要問題分析

在對重大活動這個類型的檔案進行收集與管理的時候，筆者發現了以下幾種管理問題，這些問題給檔案處理工作帶來了極大的負面影響。

1.1 概念問題

重大活動實際上是一個比較模糊的概念，一些管理人員并沒有認真地閱讀檔案管理的相關規范，因此并沒有對重大活動這個概念進行明確，這也就導致管理工作難以開展到位，管理人員并不能對開展的活動的重大程度進行有效判斷，概念的不明確使得管理人員會漏掉一些活動的檔案，因此想要規范這種檔案的管理工作，管理人員就必須要先對重大活動這一概念進行清晰地界定。

1.2 管理要求不明確

與一般的人事檔案相比，重大活動檔案的材料構成相對復雜，不僅僅只有紙質材料，還包括音像、實物等其他類型的材料，因此需要借助明確的管理要求來對各種材料進行具體的管理，但是相關的管理規范中并沒有提出管理特殊材料的方法，這就給歸檔人員的工作造成了一定的困難。

1.3 收集工作問題

在管理概念不清晰，管理要求不明確的前提之下，檔案收集者的工作也面臨巨大困難，其中一個問題就是檔案材料的收集工作存在滯后性問題，當檔案管理者接收到采集活動檔案信息的任務時，活動已經結束，收集人員只能通過轉述等方法收集信息，檔案信息的準確度也會有所欠缺。

1.4 協調問題

重大活動之中涉及到的檔案類型比較多，與之相關的工作人員也有很多，因此檔案收集者還需要對與活動相關的各個部門的基本信息材料進行收集，收集工作開展的同時，管理人員還需要進行協調與溝通，這類繁雜的工作使檔案管理人員的收集效率降低。

1.5 特殊檔案難收集

聲像檔案收集難這個長期困繞檔案收集工作的難題在重大活動檔案資料收集中也不例外，仍有個別同志把照片檔案當作自己的私有財產，不愿意提供給檔案部門。

1.6 其他問題

收集工作啟動滯后，收集工作必然需要更多時間。概括而言，這個環節的工作通常需要三個步驟才能結束，第一步找到具體人員，說明收集內容，展開收集工作；第二步協商確定收集時間、收集方式，辦理檔案收集相關事宜：第三步主動上門收集，辦理交接手續。一般情況下，這三個步驟下來， 已經過去幾個月時間了。

重大活動檔案資料整理的復雜性，主要體現在以下幾點：一是類型眾多，形式多樣。其中有紙質檔案，也有電子文件、聲像檔案；有標準規格的文件，也有形狀不一的圖形圖紙；有紙質載體的文件材料，也有以光盤為載體的電子文檔；有單份裝訂的，也有匯集成冊的文件匯編，等等，這些不同類型、不同載體的檔案要按照規范分別進行整理，程序繁雜。二是數量巨大的照片檔案， 需要一張張甄別。三是這些檔案資料本應與各單位的文書檔案一起立卷整理，如此才能保持文件材料之間的歷史聯系，現在單獨收集到檔案館后， 因無法與其它文書檔案一起整理，需要單獨確定檔案類別和整理方法等等，這些問題導致整理工作異常復雜。

2 解決對策分析

2.1 建設管理規范

黨的群眾路線教育活動很重要的一個環節，就是要求對存在的問題建章立制， 限時整改，因而能使“四風”頑疾迅速得以糾正。重大活動檔案資料收集也要借鑒這種立竿見影式的解決問題方法。任何一項重大活動，都必須將形成的各種類型的檔案資料歸檔一份，交檔案部門保存。對此，檔案工作主管機關要出臺專門的重大活動檔案資料收集制度，對歸檔工作提出具體要求，尤其要明確歸檔范圍、時間和方式等，使相關部門人員明確職責，按制度開展工作。

2.2 做好籌劃工作

重大活動檔案資料的收集，爭取上級領導的重視很重要。為了做好這項工作，應做好兩個方面的提前籌劃：一是檔案工作主管機關提前做好工作籌劃，努力爭取上級領導對重大活動的組織方提出明確的檔案收集歸檔要求，明確收集內容、收集方式和收集時限；二是擔負檔案收集任務的部門和人員也要提前做好工作籌劃，適時展開收集工作，確保收集齊全，確保歸檔及時，確保移交及時。提前籌劃應大力提倡的一種做法是：檔案工作主管機關及擔負檔案收集任務的部門人員，都應將重大活動檔案資料收集列入年度工作計劃，作為年度工作的一項內容，在實際工作中為檔案收集預留出必要的時間、人力和物力做保障，只有這樣，才能確保收集任務的順利完成。

2.3 采取跟蹤收集的方法進行檔案收集工作

筆者建議盡可能從完善相應制度機制來解決重大活動檔案收集中存在的問題。另外，筆者提出跟蹤收集這一概念，是覺得它不同于我們常講的主動收集。主動收集強調的是檔案部門主動去收集應歸檔的檔案資料，而這種主動接下來會遇到各種各樣的問題，筆者更關注的是這些問題的解決過程，因而提出跟蹤收集這一概念。所謂跟蹤收集是指收集人員要密切跟蹤收集進度，做到鍥而不舍，一而再，再而三地催收檔案，協調解決遇到的任何難題，直至收集任務最終完成，要有一種不達目的誓不休的態度，這也是解決重大活動檔案收集工作現實問題所不可缺少的。

3 結束語

重大檔案材料是一種極為特殊的檔案材料，只有對這種材料進行有效管理，才能保證檔案管理體系的完整性。檔案材料的價值在于能夠真實地反映歷史信息，這類歷史信息具有的價值主要是研究價值，因此管理人員對重大活動類型的檔案進行管理的時候，首先需要對檔案材料的類型進行區分，將這類檔案材料當作管理工作之中的重點，借助合理的管理機制來進行檔案的處理工作，從收集檔案工作開展規范檔案管理活動，實現高效管理重大活動檔案材料。

參考文獻

[1]劉婧.從北京APEC會議看重大活動檔案的收集管理[J].科技情報開發與經濟.2015（03）

[2]錢娟明.精彩全紀錄——首屆世界互聯網大會檔案工作側記[J].浙江檔案.2014（12）

[3]李永新.淺議重大活動聲像檔案的收集——以甘肅省檔案館為例[J].檔案.2014（04）

[4]許昌國，方立億，牛朝陽.加強高校重大活動檔案專項建設的對策措施[J].蘭臺世界.2014（11）endprint