淺析信息技術(shù)應(yīng)用對勘察設(shè)計企業(yè)檔案工作的影響

楊楠

摘 要：自上世紀(jì)80年代以來，以計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)為主要特征的信息技術(shù)被勘察設(shè)計企業(yè)廣泛應(yīng)用，在深刻改變企業(yè)管理工作模式，提升企業(yè)勘察設(shè)計水平和效率的同時，也對企業(yè)檔案工作產(chǎn)生了深刻影響。本文結(jié)合勘察設(shè)計企業(yè)信息技術(shù)應(yīng)用和發(fā)展歷程，歸納其對檔案工作帶來的影響，總結(jié)信息技術(shù)廣泛應(yīng)用下，企業(yè)檔案工作所面臨的問題，工并提出相應(yīng)的解決途徑。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；企業(yè)檔案工作；解決途徑

1 信息技術(shù)在勘察設(shè)計企業(yè)的應(yīng)用歷程

信息技術(shù)在勘察設(shè)計企業(yè)的應(yīng)用主要體現(xiàn)在計算機(jī)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的使用。其主要歷經(jīng)了以下三個階段：

第一階段。這一階段從20世紀(jì)80年代開始至20世紀(jì)末結(jié)束。應(yīng)用范圍和實現(xiàn)功能較為有限。主要是實現(xiàn)了分析計算，統(tǒng)計檢索、打印報表、計算機(jī)出圖等。目的是解決涉及過程中復(fù)雜的計算和計算機(jī)的輔助設(shè)計問題，將設(shè)計人員從繁瑣的手工計算和手工繪圖中解放出來。

第二階段。此階段從20世紀(jì)末開始，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用、專業(yè)應(yīng)用軟件以及CAD技術(shù)的廣泛推廣，各專業(yè)設(shè)計人員開始由“甩掉圖板”階段跨入到各專業(yè)的應(yīng)用集成階段，實現(xiàn)了專業(yè)間的信息共享，即“勘察設(shè)計一體化”。

第三階段。高度集成，協(xié)同作業(yè)階段。通過信息技術(shù)的運用將各專業(yè)的設(shè)計軟件進(jìn)行系統(tǒng)化的集成，促進(jìn)企業(yè)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化重構(gòu)，形成一個覆蓋勘察設(shè)計全過程、各環(huán)節(jié)銜接、互相協(xié)調(diào)、資源高度共享、智能化的工作模式。其突出代表就是建筑信息管理系統(tǒng)（BIM）在勘察設(shè)計領(lǐng)域的運用。

2 信息技術(shù)應(yīng)用對勘察設(shè)計企業(yè)檔案工作的影響

（一）檔案歸檔量成倍增長

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，改變了勘察設(shè)計企業(yè)的管理與生產(chǎn)方式。以鐵路設(shè)計企業(yè)為例，在七八十年代，勘測一條100公里的新建鐵路需要導(dǎo)線組、基平測量組、中平測量組、地形組約60-70人，通力合作兩個月才能完成測量，繪制出橫、縱斷面圖提交給下序?qū)I(yè)進(jìn)行設(shè)計。而今，勘測一條100公里的新建鐵路只需要1個8人的勘測組，一臺全站儀利用10天左右的時間完成測量數(shù)據(jù)的采集，然后通過相應(yīng)的橫縱斷面程序軟件將全站儀中數(shù)據(jù)直接導(dǎo)入，生成CAD橫縱斷面圖提交給下序?qū)I(yè)開展設(shè)計。信息技術(shù)的運用，極大的提高了勘察設(shè)計企業(yè)的生產(chǎn)效率，同時，檔案的歸檔量也出現(xiàn)成倍增長的態(tài)勢。1987年我院的科技檔案歸檔量為822卷，至1998年增長到了5006卷，至2016年就已經(jīng)達(dá)到了12128卷，是1987年科技檔案歸檔量的15倍。

（二）檔案整理方式由手工整理向計算機(jī)錄入轉(zhuǎn)變

檔案整理主要包括分類、標(biāo)識寫號、組卷、編制卷內(nèi)目錄、備考表以及編制案卷索引等。在計算機(jī)出現(xiàn)之前，所有的檔案整理工作均需要手工完成，單個項目科技檔案整理周期長，且整理過程費時費力。自二十世紀(jì)末，各勘察設(shè)計企業(yè)陸續(xù)將計算機(jī)引入輔助檔案管理，開啟了檔案的信息化建設(shè)。檔案整理方式也開始由單純手工整理向計算機(jī)著錄整理轉(zhuǎn)變，并且在一定程度上提高了檔案的整編效率。

3 信息技術(shù)應(yīng)用給勘察設(shè)計企業(yè)檔案工作所帶來的問題

（一）待整檔案積壓嚴(yán)重

信息技術(shù)的進(jìn)步，極大的提高了社會的勞動生產(chǎn)力。隨著勘察設(shè)計企業(yè)設(shè)計出圖周期的縮短，企業(yè)承攬項目在數(shù)量和規(guī)模上逐步增大，科技檔案的歸檔量也在逐年遞增。雖然檔案與其他各專業(yè)的信息化建設(shè)是同步開始的，信息化建設(shè)相對滯后，檔案整理方式?jīng)]有得到有效改善，檔案整理效率提升效果有限。這樣一種勞動效率的不匹配，造成了待整檔案出現(xiàn)了積壓。檔案部門是企業(yè)內(nèi)部職能管理部門，近年來勘察設(shè)計企業(yè)大趨勢是加強(qiáng)生產(chǎn)，精簡職能。因此，從目前的檔案整理方式和勞動效率水平上看，檔案部門不論是在人員數(shù)量還是在人員結(jié)構(gòu)上都對逐年遞增的歸檔量力不從心。周而復(fù)始，若再不作出改變，企業(yè)內(nèi)檔案整理工作將步入不良循環(huán)，甚至影響整個企業(yè)檔案管理工作。

（二）檔案提供利用工作已不能滿足需求

隨著項目數(shù)量和規(guī)模的增大，企業(yè)內(nèi)各部門對檔案信息需求呈現(xiàn)出上升趨勢。因此，從一定意義上講，檔案部門提供利用的內(nèi)容、方式和效率，就成為了檔案是否能夠發(fā)揮其憑證、情報價值的試金石。但從目前情況看，檔案部門提供利用的方式相對單一，借閱手續(xù)繁瑣，借閱效率相對低下。雖然已經(jīng)形成檔案的文件級條目數(shù)據(jù)庫，但是開放范圍有限，僅供檔案人員使用。提供利用內(nèi)容仍與傳統(tǒng)檔案管理模式無異，以提供檔案實體為主。沒有對檔案內(nèi)容信息進(jìn)行挖掘，沒有提供系統(tǒng)的或經(jīng)組織的檔案信息。單一的內(nèi)容、方式以及相對繁瑣和低下的檔案借閱效率，成為了制約檔案價值發(fā)揮的因素。同時，也在一定程度上成為了制約企業(yè)發(fā)展的短板。

4 解決途徑

（一）改變傳統(tǒng)的檔案管理思路

信息時代下的檔案管理應(yīng)該將傳統(tǒng)檔案管理思路進(jìn)行轉(zhuǎn)變，將注重檔案實體管理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)樽⒅貙n案信息的管理，在做到“存量數(shù)字化、增量電子化”的基礎(chǔ)上，對檔案信息進(jìn)行重新組織和挖掘，改變檔案服務(wù)方式，將所創(chuàng)造出的檔案知識產(chǎn)品提供給企業(yè)各業(yè)務(wù)部門，從而最大限度的發(fā)揮出檔案的情報和歷史文化價值。在這樣的思路之下，檔案部門就需要積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，其工作重點應(yīng)該包括：一、積極探索對各類電子檔案的管理，建立或完善本企業(yè)的電子文件元數(shù)據(jù)管理體系，為電子檔案的真實、準(zhǔn)確、完整奠定基礎(chǔ)。二、加緊對館藏歷史檔案開展數(shù)字化掃描工作，從而充實檔案信息，填補(bǔ)空白，為檔案信息提供利用打下數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

（二）對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行改造升級

目前，勘察設(shè)計企業(yè)所采用的檔案管理系統(tǒng)多為單一管理系統(tǒng)，此類系統(tǒng)已經(jīng)落后于時代的發(fā)展，需要進(jìn)行改造升級。而新的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)遵循以下的標(biāo)準(zhǔn)：首先，新的檔案管理系統(tǒng)要與企業(yè)內(nèi)其他行政管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、各專業(yè)的設(shè)計系統(tǒng)實現(xiàn)集成，最大限度的收集各類電子文件，為進(jìn)行檔案信息整理以及知識挖掘提供數(shù)據(jù)支撐。其次，利用信息手段提升檔案實體整編效率，解放檔案部門人力資源。新系統(tǒng)應(yīng)實現(xiàn)利用前端收集電子文件信息，通過條碼將前端信息與檔案實體進(jìn)行串聯(lián)，實體歸檔后可通過掃描方式完成信息提取自動生成文件目錄，從而提高檔案整編效率。

（三）加強(qiáng)檔案服務(wù)意識，引進(jìn)和聘用專業(yè)技術(shù)人才

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)決定檔案管理工作的質(zhì)量。因此，注重引進(jìn)專業(yè)人才，培養(yǎng)綜合素質(zhì)強(qiáng)的技術(shù)員工，是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。對于檔案部門各級管理層來說，就要扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)意識，加強(qiáng)員工基層服務(wù)意識，組織和聘請相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)講座，讓員工積極創(chuàng)造新思路，為檔案信息化建設(shè)作出貢獻(xiàn)。

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