淺析信息技術應用對勘察設計企業檔案工作的影響

楊楠

摘 要：自上世紀80年代以來，以計算機和互聯網為主要特征的信息技術被勘察設計企業廣泛應用，在深刻改變企業管理工作模式，提升企業勘察設計水平和效率的同時，也對企業檔案工作產生了深刻影響。本文結合勘察設計企業信息技術應用和發展歷程，歸納其對檔案工作帶來的影響，總結信息技術廣泛應用下，企業檔案工作所面臨的問題，工并提出相應的解決途徑。

關鍵詞：信息技術；企業檔案工作；解決途徑

1 信息技術在勘察設計企業的應用歷程

信息技術在勘察設計企業的應用主要體現在計算機以及互聯網技術的使用。其主要歷經了以下三個階段：

第一階段。這一階段從20世紀80年代開始至20世紀末結束。應用范圍和實現功能較為有限。主要是實現了分析計算，統計檢索、打印報表、計算機出圖等。目的是解決涉及過程中復雜的計算和計算機的輔助設計問題，將設計人員從繁瑣的手工計算和手工繪圖中解放出來。

第二階段。此階段從20世紀末開始，隨著互聯網技術的廣泛應用、專業應用軟件以及CAD技術的廣泛推廣，各專業設計人員開始由“甩掉圖板”階段跨入到各專業的應用集成階段，實現了專業間的信息共享，即“勘察設計一體化”。

第三階段。高度集成，協同作業階段。通過信息技術的運用將各專業的設計軟件進行系統化的集成，促進企業業務流程優化重構，形成一個覆蓋勘察設計全過程、各環節銜接、互相協調、資源高度共享、智能化的工作模式。其突出代表就是建筑信息管理系統（BIM）在勘察設計領域的運用。

2 信息技術應用對勘察設計企業檔案工作的影響

（一）檔案歸檔量成倍增長

隨著信息技術的發展和應用，改變了勘察設計企業的管理與生產方式。以鐵路設計企業為例，在七八十年代，勘測一條100公里的新建鐵路需要導線組、基平測量組、中平測量組、地形組約60-70人，通力合作兩個月才能完成測量，繪制出橫、縱斷面圖提交給下序專業進行設計。而今，勘測一條100公里的新建鐵路只需要1個8人的勘測組，一臺全站儀利用10天左右的時間完成測量數據的采集，然后通過相應的橫縱斷面程序軟件將全站儀中數據直接導入，生成CAD橫縱斷面圖提交給下序專業開展設計。信息技術的運用，極大的提高了勘察設計企業的生產效率，同時，檔案的歸檔量也出現成倍增長的態勢。1987年我院的科技檔案歸檔量為822卷，至1998年增長到了5006卷，至2016年就已經達到了12128卷，是1987年科技檔案歸檔量的15倍。

（二）檔案整理方式由手工整理向計算機錄入轉變

檔案整理主要包括分類、標識寫號、組卷、編制卷內目錄、備考表以及編制案卷索引等。在計算機出現之前，所有的檔案整理工作均需要手工完成，單個項目科技檔案整理周期長，且整理過程費時費力。自二十世紀末，各勘察設計企業陸續將計算機引入輔助檔案管理，開啟了檔案的信息化建設。檔案整理方式也開始由單純手工整理向計算機著錄整理轉變，并且在一定程度上提高了檔案的整編效率。

3 信息技術應用給勘察設計企業檔案工作所帶來的問題

（一）待整檔案積壓嚴重

信息技術的進步，極大的提高了社會的勞動生產力。隨著勘察設計企業設計出圖周期的縮短，企業承攬項目在數量和規模上逐步增大，科技檔案的歸檔量也在逐年遞增。雖然檔案與其他各專業的信息化建設是同步開始的，信息化建設相對滯后，檔案整理方式沒有得到有效改善，檔案整理效率提升效果有限。這樣一種勞動效率的不匹配，造成了待整檔案出現了積壓。檔案部門是企業內部職能管理部門，近年來勘察設計企業大趨勢是加強生產，精簡職能。因此，從目前的檔案整理方式和勞動效率水平上看，檔案部門不論是在人員數量還是在人員結構上都對逐年遞增的歸檔量力不從心。周而復始，若再不作出改變，企業內檔案整理工作將步入不良循環，甚至影響整個企業檔案管理工作。

（二）檔案提供利用工作已不能滿足需求

隨著項目數量和規模的增大，企業內各部門對檔案信息需求呈現出上升趨勢。因此，從一定意義上講，檔案部門提供利用的內容、方式和效率，就成為了檔案是否能夠發揮其憑證、情報價值的試金石。但從目前情況看，檔案部門提供利用的方式相對單一，借閱手續繁瑣，借閱效率相對低下。雖然已經形成檔案的文件級條目數據庫，但是開放范圍有限，僅供檔案人員使用。提供利用內容仍與傳統檔案管理模式無異，以提供檔案實體為主。沒有對檔案內容信息進行挖掘，沒有提供系統的或經組織的檔案信息。單一的內容、方式以及相對繁瑣和低下的檔案借閱效率，成為了制約檔案價值發揮的因素。同時，也在一定程度上成為了制約企業發展的短板。

4 解決途徑

（一）改變傳統的檔案管理思路

信息時代下的檔案管理應該將傳統檔案管理思路進行轉變，將注重檔案實體管理逐步轉變為注重對檔案信息的管理，在做到“存量數字化、增量電子化”的基礎上，對檔案信息進行重新組織和挖掘，改變檔案服務方式，將所創造出的檔案知識產品提供給企業各業務部門，從而最大限度的發揮出檔案的情報和歷史文化價值。在這樣的思路之下，檔案部門就需要積極推進檔案信息化建設，其工作重點應該包括：一、積極探索對各類電子檔案的管理，建立或完善本企業的電子文件元數據管理體系，為電子檔案的真實、準確、完整奠定基礎。二、加緊對館藏歷史檔案開展數字化掃描工作，從而充實檔案信息，填補空白，為檔案信息提供利用打下數據基礎。

（二）對檔案管理系統進行改造升級

目前，勘察設計企業所采用的檔案管理系統多為單一管理系統，此類系統已經落后于時代的發展，需要進行改造升級。而新的檔案管理系統應遵循以下的標準：首先，新的檔案管理系統要與企業內其他行政管理系統、人力資源管理系統、財務系統、各專業的設計系統實現集成，最大限度的收集各類電子文件，為進行檔案信息整理以及知識挖掘提供數據支撐。其次，利用信息手段提升檔案實體整編效率，解放檔案部門人力資源。新系統應實現利用前端收集電子文件信息，通過條碼將前端信息與檔案實體進行串聯，實體歸檔后可通過掃描方式完成信息提取自動生成文件目錄，從而提高檔案整編效率。

（三）加強檔案服務意識，引進和聘用專業技術人才

檔案管理人員的專業素質決定檔案管理工作的質量。因此，注重引進專業人才，培養綜合素質強的技術員工，是做好檔案管理工作的關鍵。對于檔案部門各級管理層來說，就要扭轉傳統意識，加強員工基層服務意識，組織和聘請相關專業技術人員進行培訓講座，讓員工積極創造新思路，為檔案信息化建設作出貢獻。

參考文獻

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