論大數據時代背景下的檔案管理創新

牛峰

摘 要：如今，大數據時代的到來提高了人們生活質量、改變了工作方式，尤其在檔案管理工作中，資料儲存更便捷、空間更大，對工作效率的提升具有重要作用?；ヂ摼W信息技術與云計算成為檔案工作開展的重要組成部分。對此，筆者立足于大數據時代背景下，就檔案管理創新進行簡要分析。

關鍵詞：大數據時代；檔案管理；工作創新

檔案管理工作在企業中占據重要地位，扮演著重要角色，為企業經營發展提供依據。數據信息時代的到來，打破了傳統紙質檔案管理形式，實現了數據信息管理，節省了人力投入并確保工作質量的提高。

1 大數據時代分析

大數據背景下，有著極大的儲存空間與信息資源，傳統資料搜集困難、片面，儲存空間有限，而大數據的出現有效解決了這一問題，呈現多元化、大空間、高價值特征。大數據中有著極大的空間容量，如果把全部資料信息疊加能夠達到幾十T。另一方面，數據時代下信息類型豐富，應有盡有、來源廣泛，資料處理效率高。較大空間儲存量下，可以確保資料處理即時性、信息真實性、安全性。筆者認為：大數據時代也是信息時代下的產物，是信息技術更為先進的年代以及數據管理智能化年代。

2 大數據背景下檔案管理特征

大數據即是檢索信息與保存，不過也和檔案工作的資源建設、運用系統相對立，檔案大數據特征表現在兩方面。比如：館藏檔案，源自于館藏檔案數字化；以及原有電子文件的檔案錄入。據調查顯示，在2020年我國檔案館紙質檔案數字化數量要高于2015年2倍，電子檔案模式將全面展開。

（一）檔案類型多樣化

我國檔案數據類型眾多，科學技術下的數據集中表現在分布于異構特征，其中包含：結構化數據、非結構化數據、半結構化數據。其中，非結構化數據不可利用數據庫二維邏輯表明數據；而半結構化數據則是介于兩者之間。他們數據結構巨大，類型多樣化。

（二）檔案價值性高

眾所周知，檔案在企業發展中具有一定保密性，自身有著較強的價值性。基于這一條件下，檔案技術應將檔案作為載體，檔案信息在使用時數據保密度略低。但是，價值極高。根據檔案使用狀況分析，檔案信息可以幫助資政參考、社會服務、為企業經營發展指導指導性作用等。而數據時代下，通過相關數據處理技術進行數據研究，使得極小的信息也可以起到重要作用。

（三）檔案數據處理快速

相對于傳統紙質檔案管理，大數據背景下的檔案數據處理時效性強、快速。檔案管理實質上是提供信息與使用信息的過程，將數據技術與互聯網融合，全面的進行檔案資料搜索，以及檔案信息決策與消息發送，功能眾多。數據檔案管理徹底推翻了檔案工作中的不足，推動檔案管理工作實現進一步創新。

3 大數據下檔案管理工作分析

智能化也是大數據背景下的重要內容，其最終目的是推廣并利用現代信息技術，創新檔案管理工作。通過移動技術結合創新工作形式，為企業或單位檔案管理提供便利條件。

（一）云儲存

檔案IT建設中，檔案云是其重要組成部分，云計算在其領域中得到了推廣與普及，被廣泛應用在各個行業中。因為計算量增多、數據類型也逐漸增加，計算開始走向商業化形式。立足于客觀角度而言，云儲存在進行數據保存的同時也是一種服務。在4年前，我國檔案館傳輸的數據高達50萬條，中心平臺對目錄數據與原文數據整合，結合需求利用模擬儲存空間設置虛擬分界區域。而沒有達到標準要求的，則選擇離線形式。

（二）云服務

檔案信息通過云服務形式，其實質是把云計算作為前提基礎，把分散的檔案信息借助云服務形式集中，構成新的檔案信息資源。通過云服務中的計算與較少的經濟投入，就可以實現檔案數據信息分享。

4 大數據時代背景下的檔案管理創新

（一）現代化資源管理

檔案管理工作是立足于科學發展觀視角下的理論引導，根據當前檔案發展狀態，展開多個體制建設以及涵蓋群眾的檔案資源體制。檔案資源在檔案部門管理中占據重要地位，是重要內容。而針對檔案信息資源豐富、類型多、降低成本問題，可以將數據檔案作為基礎，注重現代化檔案資源管理建設。

（二）完善管理制度

完善的管理制度是各項工作開展的基礎前提，尤其是檔案管理，在管理過程中會產生眾多數據資源，還要求管理人員找到關鍵信息，找到可以代表機構專業的信息資源。而大數據背景下，通過網絡與云服務使得檔案查找、搜集工作變得快捷、便利。規范檔案管理行為，使檔案管理工作有章可循。企業檔案管理制度應以我國相關法律制度為準則。此外，制定與之相關的檔案制度，與檔案管理制度融合，促進檔案工作制度的完善。另一方面，企業也要提升管理單位專業水平，學習國家法律法規；在日常工作中根據具體狀況提升管理工作質量。

伴隨著信息搜集與處理能力的提升，新技術的引進，互聯網得到推廣與應用，信息類型逐漸增多。而大數據時代背景下，檔案管理推動了工作效率的提升，加快了工作節奏。所以，制定有效方法進行檔案管理創新，才能跟上大數據時代發展。

（三）創新管理方式

企業通過先進的管理方法保證檔案信息完整、提升利用率，特別是信息技術的推廣與應用。為企業檔案管理創造了條件，推動企業檔案管理轉為綜合信息搜集與知識深度整合方向?，F階段，大數據管理技術包含：數據倉庫、群件、知識地圖、超文本技術、元數據等。所以，大數據為我們提供了便利條件，應利用這一現有信息技術，研發具有數據分析與決策支持功能的檔案信息管理系統，促進企業檔案管理工作效率的提升。

（四）服務創新

企業檔案服務于經營管理、科研生產。檔案服務作為檔案工作開展的重要組成部分，只有提升服務才可以確保其價值的有效發揮。大數據時代下，檔案服務創新應立足于服務內容、范圍、方法等多方面，例如：提升檔案查準率、全面性，達到快速搜索、簡化流程、完善檔案檢索工具。在保證檔案服務目標性與有效性的基礎上，主動為需求人員提供周到、全面的檔案資料，通過先進技術方法挖掘潛藏價值數據，為用戶提供優質服務。

5 結語

綜合分析，大數據時代下信息技術引領社會發展，成為發展必然。檔案管理人員應緊跟大數據發展腳步，抓住機會、敢于創新，學習先進技術，挖掘檔案利用價值，為企業創造更好經濟效益。筆者分別從：大數據特征、檔案管理工作、工作創新方法幾方面進行分析，希望對檔案管理創新起到幫助性作用。

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