事業(yè)單位檔案管理的重要性與新思路分析

李雯雯

摘 要：隨著我國社會的不斷進步，經(jīng)濟的高速發(fā)展，我國的事業(yè)單位數(shù)量和檔案數(shù)量在不斷的增多，事業(yè)單位對于檔案管理的要求也在不斷的提高，事業(yè)單位對檔案管理方面的重視程度不足，這就導(dǎo)致了事業(yè)單位在檔案管理方面還存在著很多的問題，為了更好的對這些問題進行處理，并提高事業(yè)單位對檔案管理剛面的重視程度，本文主要對事業(yè)單位檔案管理特點和重要性進行說明，對檔案管理的新思路新方法進行闡述，希望對事業(yè)單位檔案管理工作有所幫助。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；重要性；新思路

在實際的工作過程中，人事檔案的主要作用是對事業(yè)單位相關(guān)人員的工作狀況的考察，并對事業(yè)單位在職人員的人事變動、學(xué)習(xí)深造等進行記錄，方便日后進行核查工作，增強事業(yè)單位檔案管理效率的意義十分重大，事業(yè)單位檔案的管理重要性日益顯著。

1 事業(yè)單位人事檔案管理的主要特點

1.1 事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)實性

事業(yè)單位檔案中主要記載了在職員工的各項資料，這些資料中主要包含：員工的工作經(jīng)歷、深造歷程、員工的獎懲記錄及員工的入黨入團資料等，對于事業(yè)單位而言，只有全方位的掌握員工的各方面資料才能更好的分析出員工個人具有哪方面的優(yōu)勢，以此為依據(jù)才能更好對員工進行升值或者調(diào)派，在事業(yè)單位進行崗位選聘和選舉時有所依據(jù)，所以說檔案的真實性和實效性是十分重要的。其中檔案的現(xiàn)實性也是事業(yè)單位檔案管理的主要特點之一。

1.2 事業(yè)單位人事檔案管理的真實性

就一般情況而言，人事檔案總記錄的個人資料都具有一定的真實性，檔案中記錄的個人資料都是根據(jù)個人的實際情況進行記錄，在記錄時都是經(jīng)過審查之后才會記錄在案，并且人事檔案會根據(jù)個人崗位變動、獎懲情況及其他一些變動實時的對檔案內(nèi)容進行更新的，所以說人事檔案能夠更好的反應(yīng)出員工在其崗位上的表現(xiàn)，即事業(yè)單位人事檔案管理上具真實性。

1.3 事業(yè)單位人事檔案管理的動態(tài)性

事業(yè)單位在對員工的信息會進行收錄和整理，主要記錄了員工的生平、資歷。所以檔案記錄人員要根據(jù)員工自身的工作變動實時的對人事檔案進行更新和補充，只有這么做才能保持檔案的實效性，為人事檔案的真實性和可靠性提供保障，即事業(yè)單位人事檔案管理具有動態(tài)性。事業(yè)單位人事檔案檔案的動態(tài)性在很大程度上保障了檔案的全面性，要想實現(xiàn)人事檔案的真實性就應(yīng)加強事業(yè)單位人事檔案收錄的員工工作的真實性和準確性。

2 事業(yè)單位人事檔案管理的重要性主要表現(xiàn)

2.1 事業(yè)單位人事檔案管理的主要參考

就目前情況而言，我國的事業(yè)單位在人事任免、員工調(diào)動的過程中，都會對員工的工作能力、性格特征、學(xué)歷等方面進行綜合考察以后，在結(jié)合實際情況進行人事任免或員工調(diào)派，在對員工各方面能力進行考察的過程中不僅僅對員工在就職部門的表現(xiàn)進行考察，還會對員工過往經(jīng)歷進行考察，而員工的過往經(jīng)歷主要記錄在人事檔案中，所以人事檔案成為是否能正確有效對員工進行指派的重要依據(jù)，人事檔案管理的重要性不容置疑。

2.2 事業(yè)單位人事檔案管理是對相關(guān)人員考察的基礎(chǔ)

當(dāng)前，我國的大部分事業(yè)單位都具有比較完善的考察機制，而考察的結(jié)果和員工的切身利益密切相連，只有對員工在在職期間和過往經(jīng)歷資料記錄時確保其真實性，才能在人員考察上有所依據(jù)，審查人員在對員工進行任免和調(diào)派的過程中應(yīng)當(dāng)充分參考該人員的人事檔案。

2.3 上級單位對下屬部門考察的主要依據(jù)

人事單位在記錄員工的資料的過程中具有動態(tài)性，而動態(tài)性及時的記錄了員工在工作單位各個階段的工作經(jīng)歷和具體表現(xiàn)，上級單位在對其下屬單位進行考察時，人事檔案就成為了重要的參考依據(jù)，另一方面，因為人事檔案在時間上具有一定的跨越性，所以能夠較為完整的記錄員工的表現(xiàn)，為上級考察提供了便利。

3 事業(yè)單位人事檔案管理新思路

引入更為先進的管理模式和配套的設(shè)備，配備專門的管理人員對事業(yè)單位的人事檔案盡心管理，在實際的管理過程中，多創(chuàng)新、多思考，運用新方法新思路來增強事業(yè)單位人事檔案管理的效率。

3.1 建設(shè)穩(wěn)定的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)信息化管理

隨著我國社會的高速發(fā)展，科技的不斷進步，我國已經(jīng)進入到信息化時代，計算機、互聯(lián)網(wǎng)等應(yīng)用越來越廣泛已經(jīng)深入到人們?nèi)粘Ｉ畹拿總€角落，為人們的生活提供了很大的便利，在這種環(huán)境的影響下，我國的大部分事業(yè)單位已經(jīng)引進了更為先進的信息化數(shù)字化管理模式，利用計算機建立了較為完善的信息分類模式和檔案管理管理系統(tǒng)，但是由于檔案管理人員對新引入的設(shè)備和管理模式還不是很熟練，使得檔案管理效率還處在較低水平。應(yīng)當(dāng)加強對檔案管理人員培訓(xùn)力度，定期或不定期的組織培訓(xùn)，提升檔案管理人員的管理水平，為當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理提供保障。為信息化數(shù)字化的管理模式的效率提升提供保障。

3.2 加強事業(yè)單位檔案管理的共享性

從全方位的角度出發(fā)，人事單位的檔案管理不應(yīng)局限在對檔案的記錄上，還應(yīng)提升檔案的共享性，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)逐步的建立更為完善的檔案信息管理數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫的建立能夠更好的為人事單位的檔案管理共享提供支持，事業(yè)單位在記錄員工所在單位的基本資料的基礎(chǔ)上，還應(yīng)加強各單位之間的交流，建立檔案信息管理平臺為各個人事單位的交流提供便利。將自身記錄的員工檔案信息上傳至國家信息網(wǎng)，使事業(yè)單位檔案管理能夠更好的為人民服務(wù)。

4 結(jié)語

想要更好的實現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化的事業(yè)單位檔案管理，就應(yīng)提高對檔案管理工作的重視程度，并加強對檔案管理信息化數(shù)字化建設(shè)的進度，將檔案管理信息化數(shù)字化管理模式盡快的普及，利用計算機處理技術(shù)的高效性來提升檔案管理的效率，并配備專有的管理人員進行檔案管理，對現(xiàn)有的管理人員進行定期或不定期的培訓(xùn)，提升現(xiàn)有管理人員的管理能力，為將來事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化打下良好的基礎(chǔ)。

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