加強事業單位檔案規范管理的研究探討

劉國斌

摘 要：縱觀當下，國內的事業單位在檔案管理這項工作上明顯不到位。究其原因主要是領導層對這項工作重視度不夠，管理人員素質不太高并且工作態度散漫，加上管理設施和管理辦法落后，導致檔案管理工作始終不夠規范。本文將針對這個問題進行研究和探討，提出一些改進的建議，以供相關部門參考。

關鍵詞：檔案管理；人員素質；制度改建；資金投入；保密管理

事業單位在日常的工作過程中，會產生大量的文書材料，其中的一些文書材料非常重要，涉及單位的工作機密，在后續的工作中也需要利用。所以，保管好這些文書材料就顯得非常重要。于是，檔案管理就成了事業單位的一項重要工作。但這項工作在目前還不夠規范，本文將指出問題并給出建議。

1 事業單位檔案規范管理內容

1.1 規范檔案搜集

檔案搜集是規范管理的第一個環節。管理人員要把握好這個環節的工作，需要日常工作中常常與事業單位各部門間的同事保持良好的溝通工作，及時了解各部門的工作動態，這樣能及時做到搜集檔案。為避免搜集過程中有檔案出現遺漏，管理人員要保持細心的狀態，大范圍地進行搜集工作，對于搜集來的檔案還要及時進行梳理，將內容重要的檔案留下，不重要的檔案排除，然后將篩選后的檔案進行集中化管理。

1.2 規范檔案整理

搜集檔案是為了方便后期相關部門對檔案的調用。因此，整理檔案也是必不可少的工作。如果檔案整理混亂，那么后期在調用檔案過程中必然比較麻煩，工作帶來阻礙，也影響大家的工作效率。而檔案整理規范的話，后期的檔案調用工作肯定暢通無阻。因此，管理人員要保持清醒的頭腦，條理化的工作思路，對搜集而來的檔案進行整理，整理工作需包含三方面：首先是對檔案分類，其次是對檔案組合，再次是對檔案編目。

1.3 規范檔案鑒定和保管

事業單位在長期的工作中會不斷產生文書檔案，累積的檔案數量會越來越多。如果不進行及時地處理，就會讓管理工作越來越繁瑣，不但加重了管理人員的工作負擔，也使得相關部門在調用檔案過程中受到較多的阻礙。為了防止這類事情的發生，提升管理效率，檔案鑒定和保管工作就顯得尤為重要。管理人員需要每隔一段時間，查驗檔案的基本情況，關注每份檔案的保管期限，對于超過了保管期限的檔案，就沒有必要繼續保管，管理人員要將這類失去實際效用的檔案進行及時的銷毀工作，減輕檔案數量。

2 加強事業單位檔案規范管理的措施

2.1 領導層重視

在事業單位中，領導層發揮的能量巨大，指導著整個單位的工作走向。檔案管理是當前事業單位各項工作中的重點，需要引起領導層的足夠重視。日常工作中，領導層要多關注檔案管理部門所做的相關工作，提出具體的工作要求，讓管理人員執行。檔案管理同時會涉及到三方面：一是人力，需要有合格的管理人員做好相關工作；二是財力，需要單位投入一定資金；三是物力，需要單位給予相關的物質資源支持。所以，領導層要發揮領導作用，在人力、財力以及物力三個方面進行重視，讓檔案管理工作規范到位。

2.2 改建制度

“無規矩不成方圓”，制度是執行一切工作的基本標準，在制度下完成工作，工作會井然有序，而缺乏制度或者制度漏洞多會對工作帶來很大的阻礙。在事業單位中，制度是單位工作運行的重要保障。檔案管理作為事業單位中非常重要的一項工作，需要有良好的制度作為保障。因此，事業單位的領導層要重視檔案管理的制度創建工作，要求管理人員研究當下制度中的不足，給出改建制度的方案。方案內容需涵蓋檔案管理的幾個重要方面：一是搜集制度的改建；二是整理制度的改建；三是編目制度的改建；四是裝訂制度的改建。方案拿出以后，由領導層親自批閱，給出修改意見，最后確定檔案規范管理的最終制度。此后，管理人員要嚴格根據改建后的管理制度執行管理工作，提升工作質量。

2.3 增加資金投入

目前，檔案管理工作并不產生任何經濟效益，反倒是需要事業單位不斷給予資金支持。但是，檔案管理是必要的工作，所以事業單位在該項工作上的資金投入也是必要的。當今社會是電子化和網絡化時代，檔案管理工作也要跟上時代步伐，爭取提升管理質量。首先，事業單位要騰出專門的辦公室作為檔案管理的專用房。其次，單位領導層要撥出更多的資金，提升當下檔案管理中的各項基礎設施，尤其是硬件設施，要盡可能引入網絡化和電子化管理，既提升了管理效率，又確保了管理質量。

2.4 提升管理隊伍素質

管理人員的素質高低直接決定了檔案管理的工作質量。因而提升管理隊伍素質是非常重要的事情，需引起領導層的重視。而素質提升可以參考以下的辦法：（1）選撥責任意識重、專業素養強的管理人員從事管理工作，淘汰做事馬虎、專業素質低下的管理人員；（2）增加文化素質高的年輕人，作為管理人員，年輕人對于電子和網絡比較熟悉，運用現代化的管理設施會比較容易；（3）要求管理人員嚴格執行制度，對于違反制度操作的管理人員要給予批評和懲罰；（4）對日常工作表現好的管理人員給予獎勵，激發大家的工作熱情，從而提升檔案管理質量，進一步做到規范管理。

2.5 強化保密工作

保密工作是檔案管理中不能忽視的一環。事業單位是政府部門，其中的文書工作涉及政府機密，所以工作內容不能輕易外泄。強化保密工作需要從幾方面入手。第一、檔案需要銷毀時，需要由兩名以上的管理人員同時參與銷毀工作，做到互相監督，絕對不能由一名管理人員獨自進行銷毀工作，違規者按規定給予處分。第二、檔案銷毀最好使用碎紙機，絕對不能將檔案直接賣給廢品收購站，否則可能造成內容泄露，引起不必要的麻煩。第三、管理人員不得在工作或生活中隨意提起檔案中的保密內容，為此，管理人員需要加強對“檔案管理保密法”的學習，規范保密工作。

3 結束語

綜上，本文將事業單位作為研究對象，將檔案管理作為研究內容，文章第一部分側重研究檔案規范管理的具體內容，提到搜集、管理、鑒定以及保管的一整套管理流程，文章第二部分則給出了規范管理的幾個具體建議，主要涉及管理隊伍素質提升、領導層重視、資金投入和制度改建等內容。希望本文所研究的這些內容能給當下的事業單位帶來一些借鑒！

參考文獻

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