信息化背景下公益性事業單位檔案管理現狀分析

摘 要：信息化已經深入到各行各業，檔案作為社會信息資源的重要組成部分之一，在信息化的過程中起著不可替代的作用。在此背景下我國公益性事業單位的檔案管理工作也需順應由傳統方式向信息化方式轉變的時代要求。因此如何跟緊時代的步伐，優化公益性事業單位檔案管理工作，提升公益性機構的服務水平，是我們迫切需要解決的問題。筆者就現階段公益性事業單位檔案管理的工作現狀，就如何應對挑戰，進一步完善檔案管理工作，提升公益性事業單位服務水平提出合理的建議。

關鍵詞：信息化；公益性事業單位；檔案管理；挑戰

隨著信息技術的飛速發展，作為重要信息工作的檔案管理也應從實際出發結合自身工作的需求應對信息化的發展。自建國以來我國對社會福利事業尤為關注，公益性事業單位作為社會福利事業的重要組成部分其檔案管理工作不可小覷。公益性事業單位檔案其實是其發展歷史的重要體現，它是單位過去工作的真實記錄。檔案管理作為基礎性的工作環節，信息化對其傳統的管理工作提出新的要求，在檔案信息收集、整理、保存和利用等環節要更加注重信息化。因此在信息化背景下公益性事業單位檔案管理工作應及時調整管理策略以應對當前大環境提出的要求，提升公益性事業單位的社會服務水平，更好的體現“提供收養服務”，“弘揚救助精神”的工作宗旨，為我國社會福利事業添磚加瓦。

1 檔案管理工作中面臨的“挑戰”

（一）檔案管理水平有待提升

檔案管理是一項非常繁瑣且專業性與聯系性極強的工作，即使作為事業單位的一項基礎性工作，由于很難呈現顯著的成績，因此難以引人重視。隨著信息化的普及多數公益性事業單位的檔案管理工作缺乏計算機網絡技術在檔案管理系統中運用，一些單位所存放檔案的庫房條件相對比較簡陋，造成設備配置的不全面性。同時，隨著事業單位改革的不斷推進，管理部門的編制人員大幅度減少，一些單位中的檔案管理工作多由部門人員兼任，或者是外聘臨時工作者，這些人員業務素質相對較低，缺乏相對專業的知識。檔案工作者對相應管理業務理論以及素質的欠缺，容易導致檔案在內容與形式上出現“失真”的情況，會在一定程度上影響檔案材料的真實性與完整性，這就對整體的管理水平產生了影響。

（二）檔案利用與開發的重視程度不夠

大多數的單位在檔案管理工作中，只注重保管與收集環節，對開發利用檔案資源有了不同程度的忽視。一些事業單位檔案室中，文書檔案所占比重往往較大，其他類別的檔案所占比重較小，在傳統檔案利用與開發觀念的影響下，檔案信息工作大多仍處于被動性的狀態，檔案的“新鮮度”不夠，這就阻礙了檔案的利用與開發。陳舊的思想意識的存在是檔案的利用與開發重視程度不夠的直接因素，在這個因素的不良影響下公益性事業單位的檔案利用與開發的工作就更加難以順應信息化的要求，從長遠來看，這不利于公益性事業單位檔案工作的發展和進步。

（三）檔案收集不完整，歸檔困難

由于部分單位管理檔案工作仍然存在“各家自掃門前雪”的現象，給檔案工作人員的工作在帶來不同程度的影響。在檔案的收集和整理過程中，往往收集不齊全，致使一些有價值的、必須歸檔的資料遺失，給后期的檔案工作帶來不利影響。其次個別單位或個人只考慮到了問題的片面性，僅注重自身對檔案的利用，沒有從全局的發展與建設出發，沒有及時的移交相關檔案，致使這些反映公益性事業單位工作流程、對今后工作具有查考利用價值的“孤本”散存在其他業務承辦部門或流落在個人手中，相當一部分的檔案的缺失影響了檔案的完整性和利用率。檔案完整性的缺失又影響著檔案的信息化進程，進而不利于檔案的進一步開發與利用。

（四）檔案信息倫理意識淡薄

檔案信息倫理是人們在檔案管理、傳播和利用過程中產生并對其評判和制約的道德觀念。在信息化背景下，信息的非法篡改、泄密、知識產權問題，已被大眾熟知并層出不窮，信息犯罪威脅著檔案信息化后的新型存在方式即電子文件的安全。大多數公益性事業單位對檔案信息倫理問題還未有更多關注，因此在檔案的保存與利用環節存在者諸多隱患，長此以往不利于檔案工作的順利進行，進而不利于公益性事業單位的社會效益的可持續性發展。

2 就如何應對 “挑戰”提出幾點建議

（一）重視檔案工作，加強對檔案管理人員的培養

重視檔案管理工作。檔案管理工作作為事業單位一項非常重要且基礎性的工作，其不可替代的性質要求相關部門和領導應充分重視檔案管理工作，并結合當前檔案管理的工作現狀，采取科學、合理的措施和手段，增強管理人員的整體水平和綜合素質。在一些事業單位中，由于檔案意識不夠深入，造成一些工作人員對檔案管理工作的輕視，因此不能給公益性事業單位工作創造良好的社會效益。這就要求單位相關部門增強管理人員的檔案意識，發揮其主觀能動性。在信息化背景下，公益性事業單位的檔案管理工作比以往任何時候都更需要具有綜合素質的檔案工作者，因此在進行檔案意識培養過程中，不僅需要對理論方面進行提升還要注重對實際操作能力以及創新能力的培養，以達到培養過硬素質的檔案管理人才的目的。

（二）重視檔案的開發與利用

傳統的檔案管理觀念多重收藏輕利用，這種觀念的存在在一定程度上阻礙了用戶對檔案利用的需求，進而不能良好的體現檔案的使用價值。在這種情況下我們應以用戶需求為導向進行檔案信息開發，公益性事業單位作為為社會服務的政府性質的服務機構，需要為用戶提供真實可靠，高效完整的檔案資源內容，滿足檔案利用者需求的同時，最大限度的發揮檔案資源的價值。其次要順應時代發展潮流，不能讓檔案僅僅拘泥于傳統的開發利用模式，檔案工作者應轉變其原有的檔案開發模式，運用先進的理論指導實踐，認真分析廣大檔案使用者的需求，將檔案開發利用工作與信息化完美的結合起來，使檔案得到高效的開發利用，不斷地完善與更好的為社會服務。

（三）健全和完善檔案管理的制度規范

完善檔案管理制度，制定檔案工作業務規范，實行標準化和規范化的工作程序和方法，是提升檔案管理基礎工作水平的最有效的方法和途徑。雖然一些單位已經建立了一系列相關的管理制度和規范，但是由于執行力度不夠，使得其流于形式進而在檔案管理工作中產生檔案的遺失，泄露，流散等問題突出。因此，檔案管理部門應在加強檔案意識培養的同時應根據不同檔案的不同利用形式健全和完善相應規章制度，規范制度的執行力度，檔案只有在規范的指導下才能使其管理工作得以順利進行，并且全面高效的發揮信息技術的優勢，提高檔案的服務水平。

（四）加強檔案信息倫理意識的宣傳教育與新技術的引進

公益性事業單位的工作是為社會服務的，其檔案信息涉及社會大眾，因此應更加重視其檔案信息的倫理問題。在現有的條件下，加強對檔案信息倫理意識的宣傳教育尤為重要，從根本上提升重視程度才能更好的杜絕不良后果。例如，開展教育交流活動，學習相應的法律知識等。另一方面要加大新技術的引進，多數檔案信息倫理問題的出現與信息技術有著直接聯系，大多數公益性事業單位的檔案管理系統相對落后，極其容易產生隱患，因此要通過將網絡技術同當前檔案管理工作相結合，做好信息服務工作，從而進一步提高當前檔案管理工作的整體水平，實現檔案的信息化管理，更好的為社會服務。

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作者簡介

馬歡（1992-），女，河北石家莊，黑龍江大學 圖書情報碩士（檔案管理方向），碩士研究生。endprint