淺談基建工程檔案信息資源共享實(shí)踐思考

熊叢文

在21世紀(jì)，隨著信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的不斷完善，信息交融與共享效果也得到了大幅度提升。檔案信息資源是基建工程項(xiàng)目的重要資料，該資料為基建工程施工建設(shè)提供了非常有價(jià)值的參考方案，從而有效推動(dòng)了基建工程的良好發(fā)展。此外，為全面提升基建工程檔案資源的實(shí)用價(jià)值，必須重視大力實(shí)現(xiàn)基建工程檔案信息資源共享。本文將簡(jiǎn)單分析基建工程檔案信息資源共享的可行性，并從保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)、提高工作人員的保密意識(shí)、構(gòu)建共享平臺(tái)、加強(qiáng)檔案信息化動(dòng)態(tài)管理工作、做好基建工程檔案的立卷歸檔管理工作、培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才等六個(gè)方面分層淺談基建工程檔案信息資源共享方案。

1 基建工程檔案信息資源共享的可行性

從狹義視角分析，基建工程檔案是基建工程項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)中直接生成的文書(shū)、圖紙、報(bào)表、音頻與視頻等資料，這些資料具有極高的實(shí)用價(jià)值，不僅可以在環(huán)境監(jiān)測(cè)、房地產(chǎn)測(cè)繪等特定時(shí)期進(jìn)行使用，而且能夠在水文與氣象的長(zhǎng)期觀測(cè)中予以有效應(yīng)用。通常，在基建工程施工中，地質(zhì)與水文條件大多較為穩(wěn)定，在此觀測(cè)活動(dòng)中，可以直接參考前期檔案資料，以此節(jié)約勘查時(shí)間與相關(guān)費(fèi)用，提升檔案信息資源共享效果。其次，基建工程檔案能夠?yàn)槌墙ㄒ?guī)劃、房地產(chǎn)勘測(cè)、建筑設(shè)計(jì)、施工計(jì)劃、企業(yè)房屋確權(quán)和各項(xiàng)房產(chǎn)糾紛以及突發(fā)事件解決提供參考依據(jù)，可以說(shuō)基建工程檔案是城建檔案的重要組成部分。在信息時(shí)代背景的影響下，實(shí)現(xiàn)基建工程檔案信息資源共享已成為基建工程檔案管理的重要環(huán)節(jié)，簡(jiǎn)而言之，實(shí)現(xiàn)基建工程檔案信息資源共享是提升檔案使用價(jià)值與基建工程檔案管理效果的核心。

2 基建工程檔案信息資源共享方案

2.1 保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)

當(dāng)前世界各國(guó)已經(jīng)紛紛致力于知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)工作，對(duì)此制定了各項(xiàng)信息法律與相關(guān)政策，并將其用于實(shí)現(xiàn)信息資源共享。從微觀視角來(lái)講，基建工程檔案資源屬于技術(shù)資產(chǎn)，是技術(shù)人員的勞動(dòng)成果，凝聚著他們的智慧，具有創(chuàng)新價(jià)值和技術(shù)優(yōu)勢(shì)以及競(jìng)爭(zhēng)資本，因此，基建企業(yè)應(yīng)該將基建工程檔案作為本組織的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和技術(shù)人員的專(zhuān)利，采用法律手段予以保護(hù)，在信息資源共享過(guò)程中，不得損害本企業(yè)和技術(shù)人員的合法利益。

2.2 提高工作人員的保密意識(shí)

實(shí)現(xiàn)基建工程檔案信息資源共享，確保檔案信息資源的安全運(yùn)用，企業(yè)必須重視加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)保密意識(shí)，首先要從檔案信息管理細(xì)節(jié)做起，引導(dǎo)檔案管理人員全面優(yōu)化檔案信息資源共享管理流程，在日常工作中逐步提升自身的職業(yè)素養(yǎng)和保密意識(shí)。某企業(yè)就配合內(nèi)部保密機(jī)構(gòu)進(jìn)行了涉密信息排查工作，逐臺(tái)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢查，確保上網(wǎng)計(jì)算機(jī)上沒(méi)有涉密文件。利用微信、微博、QQ群等平臺(tái)宣貫了信息共享安全的重要性，提高了全員的安全保密意識(shí)。

2.3 構(gòu)建共享平臺(tái)

目前，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在不斷發(fā)展，為實(shí)現(xiàn)基建工程檔案信息資源共享提供了多種技術(shù)支撐，基建工程企業(yè)應(yīng)充分運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和先進(jìn)的軟硬件設(shè)施構(gòu)建完善的檔案信息資源共享平臺(tái)，組建檔案管理網(wǎng)絡(luò)。需要注意的是，網(wǎng)絡(luò)版基建檔案管理能夠在本單位內(nèi)部或者多個(gè)網(wǎng)絡(luò)用戶的支持下，由不同角色合作完成基建工程檔案信息的整合、鑒定、使用、編制等工作，同時(shí)，運(yùn)用設(shè)置系統(tǒng)管理權(quán)限的方式來(lái)進(jìn)行用戶驗(yàn)證，確保基建工程檔案信息資源的安全共享。另一方面，構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，必須重視促進(jìn)基建工程檔案信息資源共享平臺(tái)和檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)內(nèi)網(wǎng)聯(lián)動(dòng)系統(tǒng)、外網(wǎng)聯(lián)動(dòng)系統(tǒng)、安全應(yīng)用平臺(tái)和數(shù)據(jù)傳輸設(shè)備的一體化。除此之外，要確保基建工程檔案信息資源共享平臺(tái)能夠自動(dòng)識(shí)別不同用戶，完成所有用戶權(quán)限配置與身份驗(yàn)證工作，在實(shí)現(xiàn)基建工程檔案信息資源共享的同時(shí)確保不泄密。

2.4 加強(qiáng)檔案信息化動(dòng)態(tài)管理工作

開(kāi)發(fā)有價(jià)值的檔案信息，加強(qiáng)檔案信息化動(dòng)態(tài)管理。首先要確保數(shù)據(jù)庫(kù)的安全和穩(wěn)定，保證數(shù)據(jù)管理的規(guī)范性，將先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)引入到文書(shū)檔案的管理中以提高文書(shū)檔案的自動(dòng)化管理水平，使檔案信息資源共享與本企業(yè)的信息化建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展，同時(shí)，要以檔案利用為導(dǎo)向，按“存量檔案數(shù)字化，增量檔案電子化”要求，加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，提高新增檔案電子化水平和信息資源共享效果。另外，要全面改善基建工程檔案管理的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施，引進(jìn)新的管理理念，建立專(zhuān)屬性檔案管理網(wǎng)站，保證檔案信息資源共享的安全應(yīng)用，加快對(duì)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)的建設(shè)，從而全面創(chuàng)新檔案管理模式，努力實(shí)現(xiàn)基建工程檔案信息資源共享與信息化管理。

2.5 做好基建工程檔案的立卷歸檔管理工作

所謂檔案的立卷是在收集齊全有關(guān)檔案的相關(guān)資料后，由文書(shū)處理部門(mén)和檔案管理部門(mén)根據(jù)資料所屬檔案的類(lèi)別分類(lèi)管理，然后，編目裝訂，逐步成卷以形成完整的基建工程檔案資料。從廣義視角來(lái)分析，基建工程檔案立卷歸檔管理工作的第一步是全面重審檔案卷宗，查看檔案文件是否齊全，對(duì)于不屬于立卷歸檔范圍的文件，要予以剔除，檢查卷內(nèi)檔案文件是否有一定的聯(lián)系，對(duì)于無(wú)聯(lián)系的內(nèi)容應(yīng)及時(shí)挑出歸入有關(guān)卷內(nèi)。而且，檔案管理人員要對(duì)卷內(nèi)文件的排列進(jìn)行系統(tǒng)的檢查和調(diào)整，保持檔案文件之間的聯(lián)系，確保每份文件的位置相對(duì)固定。

第二步要做好案卷軟封面的編制工作。調(diào)整好案卷之后，要重新編制封面，通常，封面包含的內(nèi)容與預(yù)立卷時(shí)編制的卷宗封面內(nèi)容相同，但是應(yīng)該根據(jù)調(diào)整后案卷的具體內(nèi)容、相關(guān)問(wèn)題擬寫(xiě)標(biāo)題和確定其他項(xiàng)。

第三步，要優(yōu)化檢索工具。所謂的“檔案索引”是把反映一定內(nèi)容或者某個(gè)具體問(wèn)題的檔案用一定的方法，以相對(duì)固定的格式編制成的一種便于查找的工具。對(duì)于基本完成立卷步驟的案卷，檔案管理人員應(yīng)通過(guò)編制并利用檢索工具，使得整個(gè)歸檔管理工作有序而高效。在日常管理工作中，一般可通過(guò)設(shè)計(jì)索引目錄，建立標(biāo)準(zhǔn)圖、檔、卡、冊(cè)、表并利用計(jì)算機(jī)等多種途徑進(jìn)行檢索。

第四步，要將立卷后的案卷排列上架，要維持調(diào)整、組合后的系統(tǒng)性和相互聯(lián)系性。最后，做好檔案資源的入庫(kù)保管工作，在檔案文件接收入庫(kù)后，由檔案管理部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一保管。如果保管不善，不僅會(huì)損毀檔案，而且會(huì)影響檔案的利用，給本企業(yè)造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。

2.6 培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才

提升基建工程檔案管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。發(fā)揮檔案資源的使用價(jià)值，離不開(kāi)人才隊(duì)伍的支持，基建工程企業(yè)要重視培養(yǎng)青年骨干精英，合理分配檔案管理干部職位，在培訓(xùn)工作中，應(yīng)秉承按需培訓(xùn)的方針，引導(dǎo)青年工作人員在短時(shí)間內(nèi)進(jìn)入本職角色，順應(yīng)信息時(shí)代的要求，在日常工作中發(fā)揮創(chuàng)新意識(shí)，保護(hù)檔案機(jī)密，努力挖掘有價(jià)值的檔案資源，全面推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化、信息化、現(xiàn)代化與高效化。此外，企業(yè)應(yīng)教導(dǎo)檔案管理人員恪守職業(yè)道德，堅(jiān)守檔案機(jī)密，在實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的過(guò)程中不得消極怠工或者破壞檔案記錄。另一方面，基建工程企業(yè)在檔案管理人員的培訓(xùn)工作中，應(yīng)注意制定一份良好的培訓(xùn)計(jì)劃，確保該計(jì)劃是從企業(yè)戰(zhàn)略和基建工程檔案信息資源共享的角度出發(fā)，在全面、客觀的培訓(xùn)需求分析基礎(chǔ)上做出系統(tǒng)性的規(guī)劃和方案，使得培訓(xùn)計(jì)劃與培訓(xùn)活動(dòng)能夠有序進(jìn)行和實(shí)施。與此同時(shí)，要注意精選培訓(xùn)課程，構(gòu)建完善的課程設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)模型。目前，最常用的培訓(xùn)課程設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)模型有三種，分別是ISD模型、DACUM模型和ADDIE模型。其中，ISD模型屬于系統(tǒng)化設(shè)計(jì)模型，是以檔案信息資源共享理論、傳播理論和學(xué)習(xí)理論為基礎(chǔ)，并運(yùn)用系統(tǒng)理論的觀點(diǎn)和知識(shí)，分析基建工程檔案信息資源共享需求與具體措施。DACUM模型是通過(guò)檔案人員職務(wù)分析和基建工程檔案信息資源共享分析來(lái)確定檔案管理這一職業(yè)對(duì)人員的能力要求和基建工程檔案信息資源共享所需要的系統(tǒng)方法。ADDIE模型綜合性與系統(tǒng)性很強(qiáng)，要求檔案管理人員在培訓(xùn)活動(dòng)中應(yīng)清楚地認(rèn)識(shí)到自己所學(xué)習(xí)內(nèi)容、學(xué)習(xí)方法以及準(zhǔn)確判斷自身的學(xué)習(xí)效果，并學(xué)會(huì)將所學(xué)知識(shí)應(yīng)用于基建工程檔案信息資源共享實(shí)踐中。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，實(shí)現(xiàn)基建工程檔案信息資源共享，提高檔案資源的利用價(jià)值，基建工程企業(yè)應(yīng)重視保護(hù)本組織的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和技術(shù)人員的專(zhuān)利，做好檔案保密工作，不斷提高工作人員的保密意識(shí)，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)積極構(gòu)建信息共享平臺(tái)，加強(qiáng)檔案信息化動(dòng)態(tài)管理力度，做好基建工程檔案的立卷歸檔管理工作，為本組織培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才。