數據開放環境下檔案館核心職能的定位與把握

王巍巍

（鄭州理工職業學院，鄭州 450000）

1 數據開放環境下的檔案工作發生重大的歷史性變革

1987年頒布實施的國家《檔案法》，賦予檔案館收集接收、整理保存檔案和提供服務三項職能。在傳統的檔案工作中，檔案工作人員主要依靠人力手工對紙質檔案進行收集、整理、鑒定、保存、編研和利用。近年來，在信息化浪潮的推動下，檔案工作發生重大的歷史性變革。首先是電子檔案資料迅猛增長。一方面，互聯網時代的到來拉近了人與人之間的距離并且滲透到人類社會的每一個角落，人們由最初面對面、寫信等交流方式，逐步轉移到通過手機、電腦進行溝通。在互聯網產業的帶動下，全球數據資源總量呈快速增長態勢，而這當中有許多網頁需要檔案館作為資料予以保存。2014年出版的我國《大數據白皮書》就指出，“2000年后互聯網網頁呈爆發式的狀態增長，據統計每天新增的網頁大約有700萬個，到2000年底全球的網頁數達到40億[1]”，“我國的數據資源總量已達到全球的 13%[1]”。

近年來，受美國政府在數據開放時代推行和使用云計算技術這一理念的影響，我國國家檔案館還發布相應的指南，做出利用云計算技術改進檔案館的服務、提高檔案利用率的重大決策部署。目前，不計其數的數據中心在不同的檔案館建立，互聯網將這些數據中心銜接起來，已形成一個完整的檔案系統——“檔案云”。

“檔案云”不僅實現了檔案館對電子檔案的管理，還實現了對紙質檔案的管理，即檔案人員通過電子掃描儀將紙質檔案進行掃描且存入計算機中。目前，我國數字檔案館的建設主要有兩種模式：一是個體模式，即由單個檔案館出資建設為主，主要解決個體檔案館的數字檔案資源的管理利用和開發問題。例如，很多高校為了滿足教師和學生的需求逐步建立起校園網，為教學科研和校園生活提供了一個信息化的服務平臺。盡管這些高校網上的一些電子文件可能由單獨的一個機構或者組織產生，或由多個機構的數據組合而成，但這些機構的形成背景和過程是相同的，使用的是同一個數據庫。二是聯合模式，即多個檔案館共同利用這一數字平臺進行數字檔案資源的管理利用。例如，青島市“數字檔案館”的建設就屬于聯合模式，有著創新的規劃意識、配備有充足的資金和高技術人才。因此，數據開放已使得檔案館館藏資源更加豐富、職能進一步延伸、檔案管理方式也發生了相應的變化。

2 數據開放環境下的檔案館核心職能正在發生深刻的嬗變

對檔案館核心職能的定位，決定著檔案館工作的方向和重點。做好檔案館工作，必須抓住其核心職能。過去，理論界對檔案館核心職能的定位一直有著很大的爭議。2007年，我國兩位學者就此發生過激烈的“論戰”。其中，宗培嶺[2]認為，“檔案館擁有檔案保存、利用服務與檔案研究三大職能，其中檔案研究是為更好從事檔案保存與利用服務而衍生的職能。”他強調檔案館作為保存機構保存國家歷史，而檔案的利用是在對檔案完整保存的基礎上進行的。反之，如果檔案人員未對檔案認真地整理保存，檔案館里的檔案會混亂不堪，那么檔案館在履行其利用服務職能中，會出現很多不可避免的問題。鑒于這一情形，宗培嶺把檔案的保存定位為檔案館的核心職能。而潘玉民[3]則認為，“檔案館在履行保存、利用服務與研究的諸種職能中，如果說核心職能的話，那么應該是利用服務這個職能,而檔案的保存職能只是檔案館最基本的職能之一。”潘玉民的這一論斷，主要強調的是我國政治民主化進程逐漸推進，公眾檔案意識隨之加強。為了滿足政府和公民對檔案的需求，檔案館應適時開放館藏并且提供更好的服務。他認為，檔案館已不再單純地作為保管機構保存國家的歷史。為適應時代發展的需求，必須更加注重檔案的利用，充分實現檔案的價值，將利用職能作為其核心職能。這一“論戰”充分說明，作為行政和事業職能相結合的檔案館，盡管在社會分工中職能是相對穩定的，由于觀察視角的不同，也必然會有所迥異。鑒于新形勢下，保存和利用檔案已不是檔案館的主要職責，檔案數據的安全問題已成為數字檔案館面臨的重大問題，安全監管將會逐步成為檔案館的首要職能。因此，筆者認為，今后應將檔案館的核心職能定位于監督之上。

3 數據開放環境下的檔案館工作必須落實好核心職能定位的內在要求

與國外比較，當前我國檔案信息開放比例還很低，一些數據資源還存在著標準化、準確化、完整性低，利用價值不高的問題。黃霄羽研究結果表明，“美國1975年以前的外交檔案，約95%已經解密并對外開放；俄羅斯外交檔案開放的比例大約為80%～90%。而我國外交部檔案館目前開放的只是1945-1955年間的部分檔案，只占這一年限檔案總量的30%左右。”由于檔案開放范圍有限，當前我國檔案工作難以滿足所有公眾的需求，電子檔案數據安全問題也沒有突出地表現出來[4]。但我們應清醒地看到，國家檔案局正在將檔案信息公開提上重要工作議程。

2014年，國家檔案局方鳴局長講話中指出，“各級黨委和政府要把實現檔案信息資源社會共享作為目標”。近年來，一些國家級重大檔案逐步向社會公開，還成為我國爭取敏銳性國際政治話題話語主動權的有力依據。如中央檔案館連續公布日軍侵華戰犯檔案和日軍侵華影像資料，有力地駁斥了日軍妄圖否認侵華歷史的言論。基于此，筆者認為，基于web2.0技術與理念的網絡環境下，我國檔案工作面臨著新的機遇和挑戰。我們必須未雨綢繆，立足新時期檔案館核心職能的定位，以強化監督職能為主要著力點，全面做好檔案館各項基礎工作[5]。筆者認為，天津市檔案局的思路和做法值得全國各地借鑒。2013年年底，天津市檔案局提出加強全市各級檔案館資源、利用、安全保管“三個體系”建設。目前，天津市檔案局為公民開放的檔案有160多萬件，其中歷史檔案80多萬件，現行檔案70多萬件，另外還有400多位杰出人才的檔案，包括一些具有較強社會影響力的知青、體育人才、特色企業的管理者等。安全保管也受到高度重視，每個檔案館都制定了自己的安全評估細則，16個區縣的“專業、部門、企業檔案館”都有特定的評估安全系數。

4 結語

在數據開放的時代下，檔案館不僅僅是社會記憶的保存機構，更要作為一項民生工程服務于公眾。但檔案數據的安全問題制約著檔案館并未把全部的數據向大眾開放。筆者認為，在今后的工作中，檔案館要突出監管職能，力爭在保證數據安全的前提下將更多的檔案資料向公眾開放，使檔案資源作為一種全球文化遺產分享給每一位用戶。