淺談如何實現檔案管理工作現代化

艾青香

（福海縣農村信用合作聯社，新疆 阿勒泰 836400）

1 引言

科學技術的飛速發展，計算機技術的廣泛運用已經涉及我們生活的各個方面，逐漸成為我們生活工作中的一部分，在這樣的環境影響下，傳統的檔案管理工作已經難以適應現代發展的需求，檔案管理工作也慢慢地向著現代化的方向發展。

2 檔案管理工作的重要性

隨著我國社會經濟的不斷發展，檔案管理工作越來越重要，檔案管理的是在各項工作中形成的具有保存考察價值的資料，是對工作的記錄和考究的憑證。在企業中，檔案管理工作起著重要的作用。檔案作為一種信息資源，是對企業生產活動、技術科研和經營活動的真實記錄，也是企業的一種無形資產。檔案管理工作是否科學規范是影響一個企業管理水平的重要原因，檔案管理的作用在企業管理等各方面發揮著積極的重要作用，規范化、科學化的檔案管理是企業必須要做好的一項基礎工作，科學規范化的檔案管理體系使得檔案工作的發展不置后于企業的發展速度，它將為公司各項業務的開展創造必要的條件，對規避和抵御各種風險起到一定的作用。傳統的企業文件檔案管理模式，是以保存在工作中產生的原始信息記錄為主要內容，以實現歸檔信息在必要時刻的歷史查考與法律憑證作用為工作目的。這種模式在以手工管理的時代不僅十分重要，而且也十分可行。然而，伴隨著自動化管理工具的成熟和普遍使用，企業對其所需信息的控制，已經開始從庫房管理模式轉向資源管理模式，信息管理的要求和具體實施，已經滲透到企業活動的方方面面。

3 檔案管理現代化所面臨的問題

計算機管理是網絡時代下孕育而生的產物，對很多人來說是一種新興事物，在當前的檔案管理工作中，雖然及時地引用了這種應用技術，但很多工作人員的觀念還沒有得到及時的轉變和更新，尤其是年齡較大的工作人員，還使用著傳統的檔案管理方式，這些情況導致了檔案管理工作的效率非常低下。現代化的檔案管理工作要求檔案管理人員需要掌握先進科學技術的知識，能夠對新技術新設備進行日常的使用和維護，同時還要具備一定的管理能力，需要有較高的文化素養，一般的企業在運用現代化的檔案管理手段時都是將設備進行了更換，而人員卻沒有變動，使得這方面的現代化人才嚴重缺失，大多數檔案管理人員都還停留在計算機簡單的收發、查找的使用階段，對現代化管理的基本知識尚有欠缺，現代化設備的操作方式也沒有熟練掌握。

在現代化的檔案管理中，檔案管理人員的整體素質對檔案管理工作的現代化影響很大，在具體的檔案管理工作中，大多數的管理人員素質都還不是很高，對工作不夠熱情，服務意識不到位，對現代化的知識技術以及理念上都還沒有進行自主的學習，加上單位組織沒有重視對相關技能的培訓工作，使得檔案管理人員的整體素質都不符合現代化檔案管理的要求，阻礙了檔案管理的現代化進程。

現代化的檔案管理不僅僅是在操作設備上面體現的轉變，更是需要在思想觀念上進行改變，使之形成一個系統性的工程，需要領導的高度重視和各方面的大力支持，達到通力合作，與時俱進的效果，但就從檔案管理現代化發展的現狀來看，檔案標準化，規范化工作還有待提高，檔案管理現代化的理論還需要進一步的加強。[1]

4 實現檔案管理工作現代化的策略

檔案是記錄和保存技術知識和活動成功的文件，同時也是促進知識創造新的成功的重要資源，具有很高的再利用價值和經濟效益。隨著知識經濟時代的不斷發展，越來越多的現代化設備已經廣泛應用到了檔案管理工作中，使得檔案記錄管理的方法和方式都發生了巨大的改變，以信息技術為前提，實現檔案管理工作現代化的發展是當前檔案管理工作發展的重要方向。

4.1 及時更新管理理念，加快檔案管理工作的現代化建設

為了實現檔案管理的現代化，首先要從思想觀念上進行改變，檔案管理的工作人員要樹立科學的現代化管理理念，增強創新意識，并且樹立服務意識，自覺地做好檔案資料的收集和整理工作，隨著計算機網絡急速的飛速發展，檔案管理工作必須要適應現代化社會信息技術的發展，在檔案管理工作方面要加快信息化的建設，使得傳統的檔案管理工作轉向數字化管理模式，在進行檔案管理的時候一定要充分運用好現代科技帶來的便利，加強工作人員的基礎技能培訓，用全面發展的眼光看待，利用電子檔案，對重大事項的檔案歸類清楚，建立健全現代化檔案管理體系，使得檔案管理工作效率不斷提升。

加快檔案管理工作現代化建設的腳步，必須滿足檔案管理部門對軟硬件設施的需求，硬件設備的保障才能夠讓管理工作人員正常的進行管理工作。一個部門發展的好壞與領導的管理是不可分割的，因此要對檔案管理部門的領導思想進行檔案管理現代化的建設，讓領導充分了解到現代化檔案管理工作的重要性和必要性，樹立起高度的責任感，把現代化檔案管理建設放在首要的位置，在建設過程中一定要及時地聽取員工所反饋的意見，幫助員工解決所遇到的問題，用現代的管理思想對員工的工作進行指導。檔案管理工作的現代建設不僅僅需要更新辦公產品，使員工工作便利，還要運用現代化的管理手段對員工進行管理，辦公條件的現代和管理工作的現代結合在一起，才能真正實現檔案管理工作的現代化建設。

4.2 實現管理人員素質的現代化

作為檔案管理工作的主體，檔案管理人員的素質起著關鍵性的作用，因此要注重管理人員的現代化。檔案管理工作是一項科學性、系統性的專業工作，工作人員素質的高低直接影響到檔案管理工作的質量，隨著計算機技術等現代化設備的廣泛應用，檔案管理方式和技術在不斷地進步以及改善，檔案管理現代化的新形勢對檔案管理工作人員的素質提出了新的要求，為了更好地適應現代化檔案管理工作的需求，要及時對檔案管理人員進行素質培養，要求檔案管理工作人要轉變成綜合性的檔案人才，加強對檔案管理工作人員的教育，使得檔案管理工作人員樹立起愛崗敬業，樂于奉獻的精神，加強不同知識結構和不同年齡技術人員的交流，發揮各自的優勢，揚長避短，起到相互學習的作用，建立健全考核機制，鼓勵員工積極學習，從而不斷提升自身的素質。在現代化檔案管理的形勢下，檔案管理工作者應當聯系檔案管理的實際，積極總結檔案管理的經驗，更新發展新的理念，積極創新工作思路，確保檔案管理水平有新的突破，檔案工作管理人員還要樹立起良好的職業道德精神和創新意識，通過自我學習和實踐不斷提升自己的專業素質，拓展自己的知識面，通過學習相關領域的知識，開闊自己的視野，使得員工自身的發展能夠跟上現代化檔案管理工作的腳步。[2]

5 總結

檔案管理工作是一項全新的事業，檔案管理在事業單位中具有舉足輕重的作用，現代化科學技術的應用使得檔案管理工作從手動操作轉變為自動化管理的變革，減輕工作人員工作負擔的同時又大大提高了檔案管理工作的工作效率，在當前的時代背景下，實現檔案管理工作的現代化建設不僅僅是檔案管理工作的生存發展的需要，更是契合時代發展的需要，所以這就要求了相關管理人員思想的轉變和工作人員自身素質的提升的同時，利用現代科學技術的手段，幫助企業以及相關事業單位全面的實現檔案管理工作現代化的建設。