淺談基于PD CA循環提高對采購風險的管理

康狄，金陳剛，霍刊，李婧

（西北機電工程研究所，陜西 咸陽 712099）

1 引言

采購管理活動是企業成本控制的重要環節，采購風險作為企業風險的重要組成部分，指采購過程可能出現的一些意外情況，包括人為風險、經濟風險和自然風險，采購風險的產生對企業的影響更是深遠重大，一旦出現，企業的原材料、成本、資金、生產、銷售等方面將會受到波及。因此，運用科學合理的方法對采購風險進行管控對企業而言有著重要意義。

2 采購風險管理與PDCA循環

采購風險管理，是管理者對采購過程潛在的意外損失進行辨識、評估、預防和控制的過程。PDCA循環，基本解釋為Plan（計劃）、Do（執行）、Check（檢查）和 Action（處理），并按此順序不斷循環。筆者結合現代管理學的觀點，將PDCA循環稍作修改，并將采購風險管理活動嵌入該循環：首先就是在相對確定的風險環境下制定采購風險管理計劃，然后根據計劃執行對風險的識別、評估和控制活動，再結合風險管理與內部控制理念，定期對采購風險管理計劃執行情況和具體風險管理情況進行檢查、反饋問題，最后，針對反饋的問題進行整改并做后評價。待上述程序結束后，進入下一循環，重復上述程序，實現對采購風險的持續管理。使用PDCA循環可以有效提高采購風險管理水平，合理控制采購風險發生的概率，減少采購風險帶來的損失，并通過不斷地循環提升采購風險管理能力。

3 基于PDCA循環提高對采購風險的管理

3.1 制定采購風險管理計劃

采購風險規劃階段包括制定采購管理工作主要工作目標和計劃、識別采購風險、分析采購風險以及提出采購風險應對計劃。采購風險作為專項風險，納入全面風險管理的范疇，定期開展風險評估，識別并分析采購風險，并視評估情況決定是否將采購及相關風險納入重大風險進行重點管理，結合內部控制體系建設，做好對采購風險的管控。

識別采購風險包括識別影響采購目標實現的各種內外部事項，將不確定事項轉變為明確的風險描述。然后針對初步識別出的風險編制風險評估調查表，選定專家，按身份賦予不同的權重。二次識別時，應首先判定風險的有無，再判定風險影響程度和發生可能性，這樣的設計能簡化風險多次識別的煩瑣步驟，也有助于提高統計結果準確性。分析采購風險是預測風險發生的可能性和影響大小，并以此作為風險管理的依據。本文從風險角度和內控基礎評價的角度對采購及相關風險進行了評估與量化分析：第一步，根據采購業務管理控制情況評價操作細則，從內部控制角度對整體管理情況進行評價；第二步，組織專家進行訪談，結合分析和訪談結果，計算出各采購相關風險的C（風險的影響程度）、P（風險的影響可能性）、R（風險值）等數據，形成“采購相關風險清單”；第三步，照最低合理可行（ALARP）準則進行評價，確定采購相關風險的風險等級。第四步，根據采購風險的風險等級，按照優先級別排列制定采購風險的應對策略。

3.2 采購風險管理的執行

3.2.1 加強采購執行的基礎管理與內部控制

采購風險管理計劃的實施，首先要有組織機構、制度流程等內部控制設計作為基礎。基礎性的制度設計主要包括采購全過程、供應商、供應商質量、投資、采購統計報表、價格、招投標、集中采購、采購審計等內容的管理。在內部控制體系建設過程中，采購工作應作為重要板塊設專節對相關控制活動進行說明，并通過不相容崗位設計來實現采購業務的內部職責劃分等。

3.2.2 做好采購信息分析

需求分析時明確需要采購的品種、數量以及時間，采購計劃應嚴格按照年度計劃逐級分解，以充分的信息為基礎，確保采購計劃與決策方案的科學性、合理性和可行性。如在確定采購價格時，對市場價格、資源狀況等信息進行充分了解，擴寬信息渠道，比質比價，從而減少計劃的隨意性，降低決策風險。供應商管理方面，通過對供應商的調查、評估、考核、分級管理等方式，明確準入與退出情形，進一步完善供應商動態管理機制，形成合格供應商名錄，對供應商動態評價率實現100%。依據考核結果，要求供應商進行整改，或在付款和合同條款中采取必要的約束措施，定期更新供應商數據庫。

3.2.3 做好采購風險預警

逐步建立、健全采購風險預警指標體系。采購風險預警指標主要包括齊套率指標、庫存指標、供應商缺貨率指標、遣返率指標、供應商違約率指標、原輔材料招標率指標、采購價格差異率指標、月平均分類存貨周轉率指標、月度采購計劃追加率指標、采購相關崗位交流率指標等。物資的齊套涉及計劃、采購、驗收、保管、配料、發放等各個環節，為控制好齊套率，應由缺件管理向采購管理的過程轉變。密切關注影響庫存的各種內外部因素，監控風險狀態，當變化超出閥值時及時響應。

3.2.4 強化采購過程管理

加強采購過程管理，將風險點的管控前移，擴大集采品種和規模，加大價格談判、比質比價和采購資金承兌力度，建立采購價格信息數據庫，把控物資采購價格，監督和控制采購成本，進一步降低采購成本。對采購合同的管理可專設合同管理崗，規范采購合同管理，積極完善采購合同模板，對合同條款進行合法性審核，并要求業務單位對合同當事人的資質進行審查，規避法律風險；對于缺少必備條款或條款約定不清的合同，要求及時補充完善，降低產生法律糾紛的風險；合同執行過程中，要對合同交貨期執行情況進行審查，確保按照規定進行款項支付。生產實際中，采用“安全庫存量”以平衡采購與庫存。做好對采購訂單的跟蹤，確保采購物資及時、準確、質量可靠。

3.2.5 推進采購管理信息化建設

積極推進生產信息管理系統的建設，實現采購全流程信息化，提高信息流通的準確性和快捷性。

3.3 采購風險的檢查和反饋

結合傳統與近代管理學對C環節的解讀，本文將這一環節的工作定義為“2C”：即check檢查和communicate溝通。定期檢查，識別風險管理活動與內部控制活動中的缺陷，與相關責任單位的溝通，認定查找出的缺陷是否嚴重影響了計劃目標的實現。

針對采購相關的主要業務板塊，制定《采購管理內部控制評價評分標準》。檢查時，測評人員根據對文字資料查閱、流程測試、訪談等形式對采購及相關風險管理情況進行檢查評價，根據評分標準進行打分，經過與有關單位進一步溝通后，最終形成對控制缺陷的認定意見，反饋給責任單位，對執行不滿意的責成改進，完善風險應對計劃。

3.4 采購風險管理的改進

采購風險的改進階段，通過對采購風險管理缺陷的識別，風險管理部門對總體檢查結果發布檢查情況報告和缺陷整改任務分解表，并在下一個PDCA循環中對上一個循環發現的缺陷的整改情況進行檢查，重新確認風險，更新風險應對計劃。另外，定期評估風險管理計劃的執行情況、評估事先設計的標準與執行準則，從采購風險識別是否準確、風險分析是否有誤、風險應對策略是否適當、風險管理是否有效等方面進行評級，并根據評價結果不斷完善采購風險的管理工作。

4 結語

在企業的生產經營與運行發展中，采購風險是客觀存在和難以避免的，采購風險會根據環境變化而不斷變化，對采購風險的識別與分析也應當是一個多向、反復的過程。隨著企業的不斷發展，影響采購風險管理的因素越多，風險管理的難度越高。運用PDCA循環的方法不斷提高對采購風險的管理，能夠較為全面、合理地控制風險，并不斷地改進和完善，確保企業良性發展。