基于高校O A辦公視角探討檔案元數(shù)據(jù)的建立

李梅

（陜西國際商貿(mào)學(xué)院，西安 712046）

1 引言

當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景為我們的生活提供了重要的發(fā)展機(jī)遇，信息化的發(fā)展影響著各行各業(yè)。檔案信息化是經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì),而高校的辦公手段隨著OA辦公的應(yīng)用提高了以往紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)的速度，同時(shí)也使高校檔案管理手段隨之發(fā)生了改變。

2 概念界定及問題提出

2.1 概念界定

OA是Office Automation的簡(jiǎn)稱，稱為OA辦公自動(dòng)化，是利用統(tǒng)一身份認(rèn)證的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)辦公形式。高校OA辦公在校園網(wǎng)的基礎(chǔ)上，將教學(xué)與管理及科研等業(yè)務(wù)相互連接起來，通過各單位協(xié)同辦公達(dá)到效率提高的目的。

元數(shù)據(jù)。是指文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及整個(gè)管理過程所形成的數(shù)據(jù)，也就是說元數(shù)據(jù)是確保文件真實(shí)性的憑證，具有長(zhǎng)期保存價(jià)值，元數(shù)據(jù)的建立既能對(duì)電子文件起到保護(hù)作用，又能有效管理電子文件。

電子檔案文件分類。檔案業(yè)務(wù)單位在其辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中通過設(shè)置適應(yīng)本單位的電子檔案分類方案，以文字或圖表的形式實(shí)現(xiàn)類目體系的表述。它對(duì)各級(jí)類目的標(biāo)識(shí)、類目之間的關(guān)系都有詳細(xì)說明，是組織電子文件的等級(jí)結(jié)構(gòu)體系的元素，也是構(gòu)建分類體系的基礎(chǔ)。

2.2 問題的提出

據(jù)筆者在陜西西咸多所高校了解調(diào)研得知，高校為了提高辦公效率，實(shí)現(xiàn)綠色辦公，不同程度地從管理發(fā)文到外來文件的辦理以及內(nèi)部單位溝通等業(yè)務(wù)，基本上都使用了OA協(xié)同辦公軟件。這樣既提升了紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)的效率，也為文書管理提供了便利條件，同時(shí)也方便檔案收集部門的工作，但如何使日常辦公系統(tǒng)中產(chǎn)生的眾多電子檔案保留其原始的辦理情況，并能發(fā)揮“存憑、留史、資政、育人”作用，在高校教學(xué)管理過程中對(duì)文檔及其形成，以及系統(tǒng)的基本信息均應(yīng)及時(shí)做出對(duì)應(yīng)的記錄，以便適應(yīng)未來信息化發(fā)展的高速需求，但現(xiàn)行OA辦公系統(tǒng)在文檔形成及辦理過程中卻忽略了隨時(shí)記錄這個(gè)需求,加之系統(tǒng)出現(xiàn)意外發(fā)生的數(shù)據(jù)丟失問題影響了檔案紀(jì)實(shí)性作用的發(fā)揮，給電子檔案信息安全帶來了威脅，因此在高校信息化辦公的背景下合理設(shè)置電子文件分類方案以及檔案元數(shù)據(jù)的建立都迫在眉睫。

3 OA辦公應(yīng)用現(xiàn)狀及存在問題

3.1 應(yīng)用現(xiàn)狀

目前高校內(nèi)部業(yè)務(wù)在信息化辦公系統(tǒng)中不斷拓寬，其原因有三：一是信息化發(fā)展促進(jìn)高校內(nèi)部辦公的信息化程度提高。信息化的發(fā)展促使高校引進(jìn)并深入使用OA辦公系統(tǒng)，既是信息化建設(shè)的必經(jīng)階段，也是高校綜合管理水平的重要標(biāo)志。二是信息化辦公提高全員參與事務(wù)管理的積極性。OA辦公系統(tǒng)作為信息處理與管理的集合，不但增強(qiáng)高校管理的科學(xué)性，還能增強(qiáng)廣大教職員工參與管理的民主性與積極性，符合高校“以人為本”的管理理念。三是信息化辦公系統(tǒng)的使用可以逐漸消除校內(nèi)其他平臺(tái)業(yè)務(wù)的信息孤島。雖然各高校內(nèi)部的處室單位在業(yè)務(wù)辦公中根據(jù)自身業(yè)務(wù)性質(zhì)各自為政地使用了一些業(yè)務(wù)平臺(tái)，但在諸如學(xué)生分類統(tǒng)計(jì)的數(shù)量問題上會(huì)出現(xiàn)一個(gè)指標(biāo)有多個(gè)結(jié)果出現(xiàn)，招生單位、學(xué)生管理單位、教務(wù)處以及財(cái)務(wù)處都有參與學(xué)生的不同業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，環(huán)節(jié)上的處理差異導(dǎo)致數(shù)據(jù)的不統(tǒng)一，這顯然與管理者的需求相悖，也暴露出使用不同業(yè)務(wù)平臺(tái)的弊端，隨著高校OA辦公平臺(tái)的使用推廣，會(huì)有更多合理性建議促進(jìn)其進(jìn)行功能的改善，來滿足高校內(nèi)部不同單位通過使用同一個(gè)辦公平臺(tái)的需求，這樣會(huì)逐漸消除不同平臺(tái)的信息孤島問題，也能為檔案管理單位提供一個(gè)良好的檔案信息化發(fā)展環(huán)境。

3.2 信息化OA辦公優(yōu)劣性分析

高校信息化OA辦公建設(shè)是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、長(zhǎng)期性工作，需要在思維、管理、制度等方面有所保障，對(duì)有效整合學(xué)校資源，提升管理水平有著重要作用。

①時(shí)效優(yōu)勢(shì)。運(yùn)用OA辦公系統(tǒng)查閱、催交檔案的效率大幅提高，同時(shí)還可通過設(shè)置控制借閱文檔的時(shí)長(zhǎng)來控制受文單位的閱文時(shí)長(zhǎng)，不但減少了紙質(zhì)檔案的查閱次數(shù)，還有效防止了實(shí)體檔案的易損性。

②安全劣勢(shì)。筆者所在陜西國際商貿(mào)學(xué)院就有系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失事件，系統(tǒng)發(fā)生已辦文件審批流程節(jié)點(diǎn)的個(gè)別審批意見丟失，究其原因是正值服務(wù)器備份數(shù)據(jù)遇到偶然的斷電所造成的信息丟失，雖然也及時(shí)聯(lián)系了相關(guān)單位進(jìn)行系統(tǒng)數(shù)據(jù)恢復(fù)，但仍難達(dá)到完全恢復(fù)的狀態(tài)，問題的發(fā)生給文檔和檔案管理帶來了一定的風(fēng)險(xiǎn)。

③人才缺乏。由于高校信息化OA辦公建設(shè)時(shí)期長(zhǎng)，需要專門團(tuán)隊(duì)進(jìn)行持續(xù)跟進(jìn)，但受學(xué)校用人方面的限制和信息化OA辦公鉆研在短期內(nèi)不易出成果的現(xiàn)實(shí)，很難保障這種持續(xù)跟進(jìn)的鉆研條件，對(duì)于高校來講，更缺少對(duì)單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)的電子文件和元數(shù)據(jù)歸檔接口格式的研究人才，致使檔案在信息化OA辦公系統(tǒng)中的需求開發(fā)工作相對(duì)滯后。

4 建立元數(shù)據(jù)的對(duì)策

在目前信息化OA辦公系統(tǒng)未能開發(fā)出自動(dòng)搜索信息建立元數(shù)據(jù)功能前，檔案業(yè)務(wù)單位要充分認(rèn)識(shí)到OA業(yè)務(wù)辦公系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)互通情況受阻的前提下,一定要重視在辦公系統(tǒng)中設(shè)置電子文件分類方案，以及作為電子文件分類元數(shù)據(jù)的控制體系在電子文件前端控制中占核心位置的重要意義。故從事文檔和檔案管理的人員就要協(xié)同作戰(zhàn)建立本單位文檔的元數(shù)據(jù)，它的建立為電子檔案貼上了專屬的標(biāo)簽，為文檔管理加固了安全防護(hù)。

第一，提高元數(shù)據(jù)認(rèn)識(shí)的意識(shí)宣傳教育。通過培訓(xùn)擴(kuò)大元數(shù)據(jù)的認(rèn)識(shí)，使OA辦公系統(tǒng)中形成的大量電子文檔以及流程節(jié)點(diǎn)的辦理結(jié)果，在辦理環(huán)節(jié)中按要求創(chuàng)建、管理、應(yīng)用元數(shù)據(jù)，系統(tǒng)有效地記錄電子文件的內(nèi)容特征、背景和管理過程信息是每個(gè)員工的職責(zé)所在。

第二，重視元數(shù)據(jù)在日常辦公中的實(shí)踐應(yīng)用。OA辦公系統(tǒng)中電子文件在其形成階段就是元數(shù)據(jù)管理最關(guān)鍵的階段，緊抓電子文件元數(shù)據(jù)收集中的形成和捕獲兩個(gè)階段。高校在開展電子文件元數(shù)據(jù)收集時(shí)，應(yīng)按照前端控制和全程管理的總體要求進(jìn)行操作。從電子文件形成階段就開展鑒定工作，對(duì)已確定應(yīng)歸檔的電子文件應(yīng)及時(shí)納入“全程管理”的范疇，其在形成階段也是元數(shù)據(jù)信息形成和積累的過程，對(duì)于容易遺漏的且記錄文件背景的信息及時(shí)進(jìn)行記錄。

第三，建立元數(shù)據(jù)的保障機(jī)制。首先通過外引內(nèi)培形式實(shí)現(xiàn)OA辦公與信息化檔案結(jié)合的人才保障。其次是明確流程。在收集范圍以及文檔從形成到歸檔各環(huán)節(jié)元數(shù)據(jù)的采集流程、職責(zé)要明晰。從電子文件中捕獲的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)和管理的元數(shù)據(jù)信息，從制度保障上對(duì)電子文件元數(shù)據(jù)予以保護(hù)。第三是定期檢查元數(shù)據(jù)信息。元數(shù)據(jù)最終管理單位是本單位的檔案管理人員，對(duì)實(shí)體元數(shù)據(jù)、機(jī)構(gòu)人員實(shí)體元數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)實(shí)體元數(shù)據(jù)、實(shí)體關(guān)系元數(shù)據(jù)四個(gè)域每個(gè)域包含的元數(shù)據(jù)元素及其結(jié)構(gòu)要清楚，同時(shí)建立符合標(biāo)準(zhǔn)的元數(shù)據(jù)庫。

通過在高校信息化辦公軟件使用初期合理設(shè)置電子文件分類方案，使眾多電子文件在形成初期就有元數(shù)據(jù)檔案的信息建立，為后期檔案利用效率的提高以及檔案信息化建設(shè)都起到保障作用。