會計檔案的管理研究

李曉霞

（哈巴河縣農村信用合作聯社，新疆阿勒泰836700）

1 引言

會計檔案管理工作涉及檔案的收集、整理、銷毀、借閱以及利用，其中記錄的各類數據對于企業或者事業單位都是非常重要的。所以我國對于會計檔案管理工作也是非常重視的，但是隨著社會的不斷發展，會計檔案管理工作中的很多管理辦法已經不再適用于當前的會計檔案管理工作。其中顯現出來的問題就是會計檔案管理工作與當今社會發展的不適應。要保證會計檔案管理工作的順利進行，我們必須針對其存在的問題采取針對性措施。

下文將具體探討分析我國會計檔案管理工作中存在的問題及對應的整改措施。

2 會計檔案管理工作中存在的問題

會計檔案管理工作的規范性、高效性對于企業或者事業單位做出及時科學的決策有很大的引導作用。但是因為會計檔案管理工作中存在的問題在很大程度上阻礙了檔案管理工作的順利進行，下文將具體闡述我國會計檔案管理工作中存在的問題，以便找尋更好的會計檔案管理工作方法。

2.1 會計檔案管理制度的缺失

會計檔案管理工作的高效有序進行離不開相關的會計檔案管理制度的規范。但是隨著企業和事業單位的不斷發展，之前很多會計檔案管理制度與當前檔案管理工作的方式在很多地方是不太契合的，也就是會計檔案管理制度對于當前檔案工作的管理存在很多漏洞，會計檔案管理制度存在一定的缺失，不能對于會計檔案管理工作的方方面面都進行規范。這種現象的發生非常容易導致會計檔案管理工作出現問題，因為很多會計檔案管理工作的人員甚至是一些其他人都有可能利用制度中的缺失怠慢工作，這對于提高會計檔案管理工作的工作效率是非常不利的，而且制度方面的缺失也會在很大程度上降低每一環節的工作效率從而影響整體檔案管理工作的進程。

2.2 會計檔案裝訂規范性

會計檔案管理工作中檔案裝訂的規范性對于日后檔案進行調閱、利用是非常重要的。但是會計檔案管理工作中，有一部分工作人員工作態度不認真就非常容易在裝訂過程中出現各類問題。比如裝訂線蓋住了檔案內容，這樣在后期進行檔案調閱時是非常不方便的。當然也有可能發生裝訂不牢固的現象，相對比較容易出現問題的就是會計檔案中很多原始的會計憑據，這些憑據是調查取證中的重要證據。但是如果裝訂不牢固，儲存管理種非常容易丟失，這也是當前會計檔案管理工作中的一個漏洞。

2.3 會計檔案借閱的手續不健全

會計檔案管理工作中借閱環節的規范性是一直影響會計檔案管理工作的重要原因。因為會計檔案的借閱人有很多對于會計檔案管理工作認識不太足，所以對于很多會計檔案的借閱手續不是太了解。而且很多檔案管理工作人員因為諸多原因對于借閱手續的辦理不太重視，這就使得現在會計檔案借閱中出現亂借亂還、有借無還、私借私還，沒有專人負責，出借時間、返還時間、借閱人姓名沒有記錄等不良現象。這給檔案管理工作中的檔案整理、調閱都帶來了很大的不利。所以說會計檔案管理工作借閱的手續不全也是影響會計檔案管理工作工作效率的一個重要原因。

2.4 對會計檔案管理工作的重要性認識不夠

現在我們已經進入信息化社會，所以信息對于很多行業發展的影響是不容忽略的，尤其是會計檔案管理工作中涉及很多企業或者事業單位內部的財務以及其他方面的報表，但是很多會計檔案管理工作的工作人員是工作年限比較長的老員工，他們對于會計檔案管理工作現在在企業或者事業單位工作規劃等方面的作用沒有正確的認識。這就使得他們對待工作的態度存在一定的問題，最終容易導致會計檔案管理工作出現很多問題。

3 改進會計檔案管理工作的有效措施

會計檔案管理中存在的這些問題會在很大程度上影響工作效率和工作質量，而會計檔案對于企業和事業單位很多工作的安排和布置都具有很重要的參考價值。如果不能認真探討這些問題并找到相對應的解決措施，最終企業和事業單位很多工作決策都會受到很大的影響。上文中我們已經對當前會計檔案管理工作中存在的問題進行了分析，接下來本文將探討如何解決這些問題，以改善我國很多企業和事業單位的會計檔案管理工作，促進各企業或者事業單位的發展。

3.1 必須建章立制

“沒有規矩不成方圓”，很多工作的順利開展必須有相應的規章制度來保證。但是因為時代發展變化，之前的檔案管理制度在實際實施過程中在很多方面都存在一些缺失。所以要想改善會計檔案管理現狀，首要的任務就是應該建章立制。而且規章制度對于會計檔案管理工作的每一個環節的多個方面都應該考慮，這樣規章制度才會更加全面。所以規章制度的確立應該通過會計檔案管理工作中領導人員的討論商議進行不斷完善。

3.2 會計檔案裝訂規范化管理

上文中我們已經了解到會計檔案裝訂規范化的必要性，但是如果裝訂工作不能實施規范化管理，裝訂工作中存在的問題是沒有辦法得到根本性解決的。所以會計檔案管理工作應該逐步實現規范化管理，對于裝訂工作的監督也應該增強，這樣才能更好地保證檔案裝訂工作的順利進行。此外為了避免出現裝訂問題，裝訂完成后的檢查工作也是非常重要的。檢查工作也應該不斷細化，不同人負責不同方面的檢查工作，使工作人員各司其職，這樣工作效率和工作質量都會有所提升。

3.3 完善會計檔案借閱手續

檔案借閱手續的不完善會使會計檔案借閱秩序混亂，而且非常容易導致會計檔案管理工作其他環節出現失誤，所以完善會計檔案管理借閱手續是非常必要的，借閱手續必須對于借閱人、借閱時間、借閱內容以及歸還檔案的時間等多種信息都做一個記錄。此外應該實現專事專人，責任到人，這樣對于手續完善工作的有效開展也有很大的促進作用。

3.4 開展專項講座，提升會計檔案管理工作人員的工作素養

檔案管理工作人員對于會計檔案管理工作重要性的了解會大大改善他們對于該項工作的工作態度。但是很多工作人員特別是一些老員工對于當今社會會計檔案管理工作的重要性沒有了解，這可能會在很大程度上影響會計檔案管理的工作質量。所以應該定時開展專項講座或者對相關工作人員進行培訓，提升他們的工作素養。這樣他們才能以更加專業的態度對待每一份工作，工作的完成質量和速率也會有所提升。

4 結語

當今社會經濟發展迅猛，會計檔案管理工作對于各個企業和事業單位的經濟管理有著很大的影響，但是當前我國會計檔案管理工作中仍然存在很多問題，如果不進行改善對于社會經濟發展是非常不利的。本文對此進行了深入的探討，也針對性提出了解決問題的有效措施，希望對提升會計檔案管理工作的工作質量和工作效率有所幫助。