新時(shí)期高校財(cái)務(wù)“報(bào)賬難”存在的原因及對(duì)策探討

翟姣姣，米文紅，熊娜，季云瑞

（昆明醫(yī)科大學(xué)，昆明650500）

1 高校財(cái)務(wù)報(bào)賬的現(xiàn)狀

高校財(cái)務(wù)報(bào)賬業(yè)務(wù)的服務(wù)對(duì)象主要包括教師、學(xué)生和部分校外人員，報(bào)銷(xiāo)的主要內(nèi)容是圍繞教學(xué)和科研而開(kāi)展各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，具有涉及面廣、業(yè)務(wù)種類(lèi)繁多、手續(xù)復(fù)雜、資金量大、政策性強(qiáng)、報(bào)賬時(shí)間緊等特點(diǎn)。目前，高校財(cái)務(wù)報(bào)賬工作中普遍存在財(cái)務(wù)人員少、報(bào)賬方式落后、報(bào)賬流程設(shè)置不合理、報(bào)賬信息不對(duì)稱(chēng)、審核批示手續(xù)復(fù)雜、經(jīng)費(fèi)預(yù)算控制差、報(bào)賬周期長(zhǎng)等一系列問(wèn)題。財(cái)務(wù)報(bào)賬大廳常常出現(xiàn)以下現(xiàn)象：一方面，有的報(bào)銷(xiāo)人員在排長(zhǎng)隊(duì)等候叫號(hào)，有的報(bào)銷(xiāo)人員因手續(xù)不全而需要重新提交單據(jù)，有的報(bào)銷(xiāo)人員票據(jù)不符合規(guī)定無(wú)法報(bào)賬等，報(bào)賬成功率低導(dǎo)致報(bào)銷(xiāo)人員心生抱怨和不滿(mǎn)；另一方面，財(cái)務(wù)人員因工作繁重、時(shí)間緊、壓力大，在報(bào)賬工作中疏于溝通和解釋?zhuān)Ｓ趹?yīng)付報(bào)銷(xiāo)人員的各種問(wèn)題，導(dǎo)致與報(bào)銷(xiāo)人員的矛盾日益突出。雖然各高校財(cái)務(wù)部門(mén)也都在積極解決日常工作中遇到的各種矛盾和沖突，但這種“兵來(lái)將擋”的方式無(wú)法從實(shí)質(zhì)上改變“報(bào)賬難”的問(wèn)題。因此，如何從根源上解決報(bào)賬難的對(duì)策，提高報(bào)賬效率和服務(wù)質(zhì)量，成為高校財(cái)務(wù)部門(mén)亟待解決的問(wèn)題。

2 高校財(cái)務(wù)報(bào)賬工作中存在的主要問(wèn)題

2.1 報(bào)銷(xiāo)憑證不符合規(guī)定，導(dǎo)致退單

報(bào)銷(xiāo)人員的報(bào)銷(xiāo)憑證，要以實(shí)際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)為依據(jù)，其真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性和完整性是確保報(bào)賬成功的重要前提。但在實(shí)際工作中，由于高校師生缺乏對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)票據(jù)要求的了解，在報(bào)賬時(shí)提供的原始憑證往往存在各種各樣的問(wèn)題，而導(dǎo)致報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)退單。例如，報(bào)銷(xiāo)人員提供的報(bào)銷(xiāo)憑證當(dāng)中，有的發(fā)票抬頭或納稅人識(shí)別號(hào)不正確；有的發(fā)票沒(méi)有加蓋發(fā)票專(zhuān)用蓋章或財(cái)務(wù)專(zhuān)用章，或者所蓋印章有誤；有的報(bào)銷(xiāo)憑證不完整，只有發(fā)票而缺少其他應(yīng)附單據(jù)，如購(gòu)買(mǎi)辦公用品，只有發(fā)票，沒(méi)有支付證明和購(gòu)物清單；甚至有的提交偽造業(yè)務(wù)證明和簽字等不合法報(bào)銷(xiāo)憑證，觸犯法律。

2.2 報(bào)賬規(guī)章制度宣傳不到位，信息不對(duì)稱(chēng)

由于財(cái)務(wù)部門(mén)把工作重心主要放在預(yù)算、核算和收入管理上，缺乏對(duì)報(bào)賬規(guī)章制度的宣傳，導(dǎo)致財(cái)務(wù)規(guī)章制度信息不對(duì)稱(chēng)。一方面，財(cái)務(wù)人員嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)規(guī)章制度和經(jīng)費(fèi)管理要求，對(duì)不符合要求的報(bào)銷(xiāo)手續(xù)一律不予辦理；另一方面，報(bào)銷(xiāo)人員因不了解相關(guān)財(cái)務(wù)規(guī)章制度，所提交的報(bào)銷(xiāo)單據(jù)或是手續(xù)不全，或是審批簽字不符，需要多次往返財(cái)務(wù)部門(mén)辦理，即耽誤了自身的時(shí)間，又需要財(cái)務(wù)人員也花大量時(shí)間來(lái)做解釋工作，從而導(dǎo)致雙向“報(bào)賬難”。還存在諸如有的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人因缺乏對(duì)科研經(jīng)費(fèi)管理規(guī)定的了解，經(jīng)費(fèi)預(yù)算分配不合理，預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度不達(dá)標(biāo)，在年底或項(xiàng)目結(jié)題前不得不反復(fù)調(diào)整經(jīng)費(fèi)預(yù)算、突擊花錢(qián)等現(xiàn)象。

2.3 財(cái)務(wù)軟件落后，信息化水平較低

目前，大多數(shù)高校使用的財(cái)務(wù)報(bào)賬軟件只包括網(wǎng)上報(bào)賬的單一功能，無(wú)其他輔助功能，信息化水平較低。單一的網(wǎng)上報(bào)賬功能，報(bào)銷(xiāo)人員只能在網(wǎng)上填報(bào)報(bào)銷(xiāo)單據(jù)，仍需要打印后，去找相關(guān)負(fù)責(zé)人審批簽字，再交財(cái)務(wù)柜臺(tái)進(jìn)行報(bào)賬審核，與傳統(tǒng)的柜臺(tái)填單報(bào)賬方式相比，報(bào)賬效率的提高并不明顯，難以得到報(bào)銷(xiāo)人員的滿(mǎn)意和認(rèn)可。另外，有的學(xué)校財(cái)務(wù)軟件較為落后，預(yù)算管理模塊和財(cái)務(wù)核算模塊相對(duì)獨(dú)立，預(yù)算分類(lèi)控制不夠精細(xì)，造成大量調(diào)賬，也影響到報(bào)賬工作效率[1]。

2.4 業(yè)務(wù)增加，財(cái)務(wù)人員配備不足

隨著高校教育經(jīng)費(fèi)來(lái)源渠道的多元化，高校收入逐年增長(zhǎng)，財(cái)務(wù)報(bào)賬的業(yè)務(wù)量也隨之劇增。但是，高校屬于事業(yè)單位，編制有限，現(xiàn)有高校財(cái)務(wù)人員配備不足，滿(mǎn)足不了日益增加的報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)量的工作需求。財(cái)務(wù)人員普遍存在工作負(fù)荷過(guò)大的問(wèn)題，特別是年初和年末，一方面要完成財(cái)務(wù)預(yù)決算工作，一方面又要接待大批量的報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)，時(shí)間緊、壓力大、報(bào)賬效率反而日趨低下。甚至有的財(cái)務(wù)人員因長(zhǎng)期工作壓力過(guò)大，產(chǎn)生懈怠心理，不愿繼續(xù)學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)知識(shí)，這些都嚴(yán)重影響財(cái)務(wù)報(bào)賬工作效率和財(cái)務(wù)服務(wù)形象。

3 解決報(bào)賬難的具體對(duì)策

3.1 加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)規(guī)章制度的宣傳和報(bào)賬業(yè)務(wù)指導(dǎo)

報(bào)銷(xiāo)人員對(duì)財(cái)務(wù)規(guī)章制度和報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)要求不熟悉不了解，是導(dǎo)致財(cái)務(wù)“報(bào)賬難“的首要原因，高校財(cái)務(wù)部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)規(guī)章制度的宣傳和報(bào)賬業(yè)務(wù)的指導(dǎo)，從以下幾個(gè)方面著手：一是定期安排財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)專(zhuān)題講座，進(jìn)行財(cái)務(wù)規(guī)章制度的宣傳和講解，對(duì)報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)中存在的常見(jiàn)問(wèn)題進(jìn)行解答，讓師生及時(shí)了解各類(lèi)報(bào)銷(xiāo)要求，減少信息不對(duì)稱(chēng)，增強(qiáng)師生對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)賬工作的認(rèn)同感；二是充分利用財(cái)務(wù)處門(mén)戶(hù)網(wǎng)站，及時(shí)發(fā)布財(cái)務(wù)部門(mén)的各類(lèi)通知、業(yè)務(wù)服務(wù)指南及最新規(guī)章制度下載等，還可將各類(lèi)報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)錄制成報(bào)賬指南視頻，將其放在財(cái)務(wù)處門(mén)戶(hù)網(wǎng)站，方便教職工隨時(shí)下載查看；三是利用QQ、微信等即時(shí)通訊軟件，建立財(cái)務(wù)部門(mén)微信公眾號(hào)、微信財(cái)務(wù)報(bào)賬交流群和QQ財(cái)務(wù)報(bào)賬交流群等，及時(shí)解答報(bào)銷(xiāo)人員在報(bào)賬過(guò)程中的疑問(wèn)，與報(bào)銷(xiāo)人員“零距離”溝通和交流。

3.2 升級(jí)財(cái)務(wù)軟件，提高信息化管理水平

隨著高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的推進(jìn)，高校財(cái)務(wù)部門(mén)要積極利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，結(jié)合高校財(cái)務(wù)管理的要求，優(yōu)化財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程，升級(jí)財(cái)務(wù)管理軟件，增加網(wǎng)上審批、網(wǎng)上預(yù)審、預(yù)約報(bào)賬、預(yù)算指標(biāo)管理等新功能，提高信息化管理水平，為廣大師生提供更加高效和便捷的報(bào)賬服務(wù)。升級(jí)財(cái)務(wù)軟件，在新的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程下，報(bào)銷(xiāo)人員可隨時(shí)填報(bào)通過(guò)“網(wǎng)上報(bào)賬”在網(wǎng)上填報(bào)日常報(bào)銷(xiāo)、酬金領(lǐng)取、往來(lái)款核銷(xiāo)等各類(lèi)報(bào)賬業(yè)務(wù)，并上傳原始單據(jù)，提交分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行“網(wǎng)上審批”,分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，自動(dòng)提交財(cái)務(wù)人員進(jìn)行“網(wǎng)上預(yù)審”，預(yù)審?fù)ㄟ^(guò)，自動(dòng)提示報(bào)銷(xiāo)發(fā)起人“預(yù)約報(bào)賬”時(shí)間，按預(yù)約時(shí)間將紙質(zhì)報(bào)銷(xiāo)資料送至財(cái)務(wù)部門(mén)即可，減少了領(lǐng)導(dǎo)審批，報(bào)賬等候和因報(bào)銷(xiāo)憑證不符要求反復(fù)往返財(cái)務(wù)處的時(shí)間，大大提高財(cái)務(wù)報(bào)賬的成功率和財(cái)務(wù)人員的工作效率。同時(shí)，增加“預(yù)算指標(biāo)管理”功能，將“預(yù)算指標(biāo)管理”功能連接到會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)中，能夠加強(qiáng)對(duì)預(yù)算經(jīng)費(fèi)指標(biāo)監(jiān)督和精細(xì)化管理，方便前臺(tái)會(huì)計(jì)人員即時(shí)了解項(xiàng)目支出情況，避免經(jīng)費(fèi)超支和減少調(diào)賬情況。

3.3 增加財(cái)務(wù)人員配備，提高人員素質(zhì)

高校財(cái)務(wù)人員配備不足，工作業(yè)務(wù)量過(guò)大是導(dǎo)致的“報(bào)賬難”的重要原因之一。為緩解報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)量過(guò)大和財(cái)務(wù)人員缺少之間的矛盾，高校管理部門(mén)高度重視財(cái)務(wù)人員隊(duì)伍建設(shè)，適度增加高素質(zhì)財(cái)務(wù)人員，把財(cái)務(wù)人員從繁重的報(bào)賬工作中解脫出來(lái)，有時(shí)間有精力學(xué)習(xí)和思考，以高水平的業(yè)務(wù)知識(shí)來(lái)解決財(cái)務(wù)報(bào)賬中的各種難題，為報(bào)賬人員提供更優(yōu)質(zhì)的財(cái)務(wù)服務(wù)。在財(cái)務(wù)人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)上，應(yīng)注重以下幾個(gè)方面：一是定期進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)和交流，學(xué)習(xí)新文件新制度，以便快速、準(zhǔn)確辦理各類(lèi)報(bào)賬業(yè)務(wù)；二是加強(qiáng)對(duì)經(jīng)濟(jì)、管理、法律等相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，優(yōu)化財(cái)務(wù)人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，拓寬工作思路，提高綜合判斷能力；三是加強(qiáng)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，熟練掌握計(jì)算機(jī)操作，加快報(bào)賬速度，提高工作效率[2]。

3.4 增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，構(gòu)建和諧報(bào)賬環(huán)境

隨著高校財(cái)務(wù)管理模式由管理型向服務(wù)型的轉(zhuǎn)變，高校財(cái)務(wù)人員的職能不單是做好財(cái)務(wù)的監(jiān)督職責(zé)，同時(shí)也要做好財(cái)務(wù)服務(wù)工作。高校財(cái)務(wù)人員在工作中，要與時(shí)俱進(jìn)，嚴(yán)格要求自己，樹(shù)立服務(wù)理念，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，以謙和的服務(wù)態(tài)度，做到“門(mén)好進(jìn)、臉好看、事好辦”，構(gòu)建熱情和諧的財(cái)務(wù)報(bào)賬環(huán)境。在增強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的服務(wù)意識(shí)上，一方面，可建立財(cái)務(wù)服務(wù)考評(píng)機(jī)制，把報(bào)銷(xiāo)人員對(duì)財(cái)務(wù)工作的服務(wù)滿(mǎn)意度進(jìn)行量化，并作為財(cái)務(wù)人員年終履職考核的一項(xiàng)重要指標(biāo)；另一方面，定期對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行服務(wù)禮儀和溝通交流的培訓(xùn)，重塑財(cái)務(wù)人員形象，掌握良好的溝通交流方式，提供更加優(yōu)質(zhì)的財(cái)務(wù)報(bào)賬服務(wù)。