新形勢(shì)下的法院檔案管理工作研究

邢曉萌

(山東省臨沂市中級(jí)人民法院法官培訓(xùn)中心，山東臨沂276000)

1 引言

隨著科學(xué)技術(shù)的日益更新，我國(guó)生產(chǎn)力發(fā)展水平逐步提升，生產(chǎn)關(guān)系也發(fā)生了一系列變革。現(xiàn)階段，信息技術(shù)在各行各業(yè)的應(yīng)用范圍越來(lái)越廣，不僅可以反映出該單位的現(xiàn)代化工作水平，還對(duì)提高工作效率起到了不可忽視的作用。如何把信息科學(xué)技術(shù)應(yīng)用于法院檔案管理工作也是法院現(xiàn)階段面臨的重點(diǎn)問(wèn)題。同時(shí)，法院應(yīng)該采取各種措施來(lái)加強(qiáng)法院檔案管理，保證法律的公正性。

2 法院檔案管理工作現(xiàn)存的問(wèn)題

2.1 法院檔案保管方面

由于在檔案的保管過(guò)程中，法院的檔案數(shù)量多、時(shí)間長(zhǎng)且專業(yè)性較強(qiáng)，所以很容易出現(xiàn)不同的突發(fā)性問(wèn)題。基于此，檔案管理人員需要加強(qiáng)自身的專業(yè)技能和素質(zhì)。就目前而言，許多法院對(duì)檔案管理人才的要求還有待提升，檔案管理人員的檔案保管意識(shí)與管理能力都處于比較低的水平。

2.2 法院檔案利用方面

在實(shí)踐中，法院檔案的使用率比較高，較為頻繁，法院檔案不僅可以用于法院自身使用，還可以作為執(zhí)行機(jī)關(guān)的執(zhí)行過(guò)程與公安機(jī)關(guān)偵查階段的訴訟檔案。在實(shí)踐中，由于大部分檔案只有一份手抄本，所以法院檔案在使用過(guò)程中很容易出現(xiàn)丟失問(wèn)題，如果出現(xiàn)檔案丟失的情況，那么法院各部門的工作都會(huì)受到嚴(yán)重的負(fù)面影響[1]。

3 法院檔案管理工作難點(diǎn)與要點(diǎn)

3.1 檔案分類方面

在法制社會(huì)中，群眾的法律意識(shí)逐漸提高，普法工作也取得了一定成效。群眾在自身權(quán)益受損后，一般都會(huì)選擇法律途徑來(lái)維護(hù)自身的權(quán)益。在這樣的形勢(shì)下，訴訟案件數(shù)量、檔案數(shù)量和種類也有所提升。在這種情況下，法院的檔案管理人員如何分門別類地處理種類繁多、數(shù)量巨大的檔案成為檔案管理工作的難點(diǎn)。

3.2 陳舊檔案處理方面

在實(shí)踐中，陳舊檔案的不確定性比較強(qiáng)，人們很難確定其在案件中的可用性。基于此，在檔案管理過(guò)程中，法院應(yīng)該加大對(duì)陳舊檔案處理工作的重視力度，采取一定的科學(xué)技術(shù)來(lái)保護(hù)陳舊檔案不受損害，做到區(qū)分存放，以免在存放過(guò)程中，受到外部或內(nèi)部因素的影響而遭到損壞[2]。

3.3 檔案保護(hù)問(wèn)題

在檔案管理工作中，檔案保護(hù)是最為重要的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。工作人員在檔案保護(hù)工作中常常面臨很多困難。不管是正在發(fā)展過(guò)程中的電子本還是占絕大多數(shù)的手抄本，在檔案保護(hù)上都有很大的挑戰(zhàn)性，電子本存在丟失的可能性，手抄本容易受到毀壞。基于此，法院應(yīng)該對(duì)檔案的保護(hù)工作給予重視，采取有效措施來(lái)加強(qiáng)對(duì)各類檔案的保護(hù)力度。

4 解決問(wèn)題的相關(guān)對(duì)策與建議

在實(shí)踐中，檔案工作者承擔(dān)著很大的責(zé)任。檔案管理工作作為黨和國(guó)家的重要事業(yè)，也應(yīng)該充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。為體現(xiàn)法律的公正性，提高法院的辦案效率，法院應(yīng)從以下幾方面做好檔案管理工作。

4.1 加強(qiáng)電子檔案的管理和使用

現(xiàn)階段，法院在信息化建設(shè)方面已經(jīng)做出了很多努力，許多法院已建立了網(wǎng)站，建成了廣域網(wǎng)和局域網(wǎng)，但其功能開發(fā)比較有限，大多只包含傳送公文發(fā)布信息簡(jiǎn)報(bào)、網(wǎng)上宣傳等，在網(wǎng)上法律服務(wù)功能、政務(wù)管理、業(yè)績(jī)管理、審判管理的開發(fā)和運(yùn)用方面能力還比較欠缺。同時(shí)，法院的檔案軟件與審判業(yè)務(wù)軟件在匹配度方面還沒有完美融合，不能保證在上報(bào)材料到檔案管理軟件的同時(shí)辦理審判業(yè)務(wù)，這對(duì)案件信息收集工作造成了負(fù)面影響[3]。在實(shí)踐中，法院檔案主要由訴訟檔案、照片檔案、基建檔案、聲像檔案等構(gòu)成，訴訟檔案是利用最頻繁且數(shù)量最多的一種法院檔案。就目前而言，法院應(yīng)該對(duì)文書資料與聲像資料等檔案文件進(jìn)行電子化歸檔，全部保留反映法院工作進(jìn)程的重要資料，做到電子檔案與訴訟檔案歸檔同步。在檔案管理系統(tǒng)開發(fā)與軟件選擇方面，法院存在現(xiàn)有系統(tǒng)已有功能不完善、上下級(jí)法院各自為戰(zhàn)、系統(tǒng)功能不配套等問(wèn)題。在新形勢(shì)下，隨著法院審判管理現(xiàn)代化水平得到提升，電子檔案和紙質(zhì)檔案在保存與運(yùn)用過(guò)程中出現(xiàn)了雙向保存的問(wèn)題，這就對(duì)檔案管理工作人員提出了更高難度的挑戰(zhàn)。從檔案資料的調(diào)取到歸還、從卷宗實(shí)體收集到入庫(kù)存放、從信息歸類方式到編排方法，法院都應(yīng)該對(duì)其給予足夠重視。在新形勢(shì)下，法院應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)工作中的矛盾，完善辦公室具體負(fù)責(zé)、院長(zhǎng)直接領(lǐng)導(dǎo)與各部門協(xié)同配合的工作體系[4]。

4.2 更新檔案管理工作理念

在實(shí)踐中，法院檔案不只包括紙質(zhì)檔案，還包括實(shí)物檔案與聲像檔案。實(shí)物類檔案具有性質(zhì)不同、品種繁多等特點(diǎn)。此外，在不適當(dāng)?shù)沫h(huán)境下，聲像檔案易損易丟失，且可能導(dǎo)致不可逆轉(zhuǎn)的嚴(yán)重后果。基于此，法院檔案管理工作對(duì)管理人員的綜合能力與綜合素質(zhì)有比較高的要求。在這種形勢(shì)下，院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該在現(xiàn)有發(fā)展基礎(chǔ)上，提高對(duì)檔案工作的思想認(rèn)識(shí)，拓寬視野，充分意識(shí)到檔案建設(shè)對(duì)法院事業(yè)創(chuàng)新與發(fā)展的重要性，切實(shí)把檔案工作提到戰(zhàn)略的高度來(lái)思考。同時(shí)，要想提升檔案人員的綜合素質(zhì)，法院就需要邀請(qǐng)上級(jí)檔案局的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)具體指導(dǎo)，組織工作人員積極參與上級(jí)法院、檔案局組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并學(xué)習(xí)先進(jìn)單位的經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)這一系列舉措來(lái)尋找差距、拓寬思路、開闊眼界。此外，法院需要從實(shí)踐層面加大對(duì)內(nèi)勤、各部門書記員、特別是檔案管理網(wǎng)絡(luò)聯(lián)絡(luò)員工作的重視程度，定期組織輪崗培訓(xùn)，提高管理人員的全局意識(shí)與業(yè)務(wù)水平。需要注意的是，相對(duì)于傳統(tǒng)管理模式，管理人員大多是在做計(jì)算機(jī)的初級(jí)工作，法院有必要通過(guò)內(nèi)部與外部培訓(xùn)的結(jié)合，優(yōu)化現(xiàn)代化管理的技術(shù)手段應(yīng)用水平，打造出職業(yè)技能水平相對(duì)較高的新型檔案管理專業(yè)人才。最后，法院應(yīng)該適當(dāng)?shù)丶訌?qiáng)檔案管理人員的薪資水平，提高檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)與積極性。

4.3 增強(qiáng)檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

法院檔案記錄了法院訴訟活動(dòng)的全過(guò)程。對(duì)于檔案管理人員綜合素質(zhì)的培訓(xùn)是提高檔案管理技術(shù)的有效措施。需要注意得是，為提高檔案管理水平，法院在抓好軟件建設(shè)的同時(shí)，還需要采取措施優(yōu)化檔案管理工作環(huán)境，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)要求配置設(shè)施，注重硬件設(shè)施的達(dá)標(biāo)，創(chuàng)造良好的物質(zhì)條件。法院檔案管理信息化工作的展開應(yīng)該由上級(jí)帶動(dòng)下級(jí)，逐步開展信息化管理細(xì)化工作。需要注意得是，數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)要結(jié)合法院運(yùn)作的實(shí)際情況，以更好地為當(dāng)?shù)胤ㄔ悍?wù)，增加當(dāng)?shù)胤ㄔ汗芾硭脚c綜合競(jìng)爭(zhēng)力。同時(shí)，法院有必要加大對(duì)檔案管理信息化設(shè)備的資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化的管理軟件，提供給管理人員現(xiàn)代化的工作環(huán)境，進(jìn)而促進(jìn)精細(xì)化現(xiàn)代化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，也推動(dòng)法院的現(xiàn)代化改革進(jìn)程。

5 結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)階段，我國(guó)法院對(duì)檔案管理的重視程度已經(jīng)大大提升，法院檔案不僅是法院研究的重要原始資料也是國(guó)家的可貴知識(shí)資源。在現(xiàn)階段的社會(huì)大環(huán)境下，改善法院檔案管理的硬件設(shè)施、完善檔案管理信息化建設(shè)、增強(qiáng)我國(guó)法院的檔案管理水平等是保障法院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的有效措施。總之，法院應(yīng)采取一系列科學(xué)合理的應(yīng)對(duì)辦法，準(zhǔn)確把握新形勢(shì)下檔案管理工作的難點(diǎn)和要點(diǎn)，以便提高檔案管理工作效率。