探索智能共享市場化的工程咨詢檔案新生態

文/梁晨

一、引言

工程咨詢檔案是工程咨詢企業或機構接收業主或客戶委托在工程建設前和工程建設中進行預算、評估、規劃等活動中所形成的過程性資料和結果性文件，對于工程前期預算、建設過程指導和后期評估驗收有著非常重要的意義。全面科學地記錄和保存工程咨詢中所形成的各項文件，進而形成工程咨詢檔案，不僅可以為一項工程的開工、建設、竣工、驗收提供最為可靠的指導和參考，還是一個咨詢公司業務水平的體現。近年來，隨著技術的不斷提高，我國對于工程咨詢檔案的要求和重視程度也在不斷提高，檔案在工程咨詢和建設中所起到的作用也在不斷增強。

如今，大數據的智能時代逐漸通過互聯網將更多的應用關聯，更多的平臺面向可移動的端口開放，共享經濟時代給未來開拓了一個新的市場，這些都為工程咨詢檔案管理信息化建設提供了良好的借鑒思路。本文提出探索智能、共享、市場化的工程咨詢檔案管理與運作新模式，重新定義檔案管理工作的價值，開辟檔案管理與建設的新生態。

二、當前工程咨詢檔案管理存在的主要問題

1.任務繁重，建檔周期長，重視程度較低

除各項活動過程中形成的記錄資料外，工程咨詢檔案主要包括工程項目經調研、勘察、評估、編審、合議、修改、定稿等一系列過程而形成的可行性研究報告、項目建議書、項目申請報告、資金申請報告、規劃咨詢設計書、評估咨詢意見書等。其涉及的具體內容有在上述文件中所記載的原始數據和實驗數據，有經過勘察和調研而繪制的勘察設計圖和項目效果圖，以及最終形成的可行性報告和工程總結報告等等。因此工程咨詢檔案所涉及的內容和形式較多，如果再加上后期報送的工程項目的審批、招標、施工等環節的資料，一套完整的工程咨詢檔案將更為復雜。而無論是前期的工程咨詢、評估、規劃等任務，還是后期的工程施工建設都需要較長的時間，因此形成完整的工程咨詢檔案所需要的時間相對其他行業的檔案形成周期更長，這也使得工程咨詢檔案編制的任務更加繁重，無論是前期的錄入、整理還是后期的查找、管理都有較大的工作量。有研究指出，現在工程咨詢檔案之所以出現管理混亂、信息遺漏等現象，是因為管理制度不夠完善，公司領導不夠重視，從事檔案管理的人員素質有待提升。誠然，這些確實是導致檔案管理不盡其善、漏洞百出的直接原因，但出現這樣結果也有當前檔案管理現狀的深層原因。

一方面，由于工程相關企業較為重視工程安全、質量、進度及經濟效益而往往忽視其檔案管理，人力投入不足。一般一個項目的工程咨詢檔案工作是由一個或少數幾個檔案員完成的，因此相對來說每個人負擔的工作量較為龐大，容易造成檔案的缺失、遺漏以及交接不及時的現象；另一方面，由于管理方法和制作檔案的方式落后，各企業之間的檔案標準和形式不統一，因此不同檔案員完成的檔案就各有千秋，加之管理系統不能實時跟蹤，數據庫存量有限，所以極容易出現“無米下鍋”或“無好米下鍋”的被動現象。在公司不重視、制度不完善的情況下，檔案管理人員的不專業無疑是雪上加霜。

2.各編制單位間缺乏交流，未能完全發掘檔案的功效

通常某個項目或項目中的某一部分是由一個公司單獨來承擔的，這一部分的檔案是由該承擔公司負責完成并保存，因此目前各企業之間的檔案不存在交叉評估或相互借閱的現狀。其他公司很難知道在建設某一項目時有無前車之鑒，有無模范案例；在評估或預算某一具體工程時，有無可以更加節省節能的辦法；對于相關專業的學生來說，也很難接觸到真正有價值的工程咨詢檔案，故檔案的利用率很低，或者說工程檔案的一部分功能被隱藏，這就使得檔案的價值較小。

此外，由于保密工作和知識產權的需要，工程咨詢檔案也不會向其他公司或項目組及時公開。現在大多數的行業人員認為，不交流、不公開即是工程咨詢檔案的保密要求。這樣的管理不僅使有需求的人“望洋興嘆”，同時也阻斷了技術的交流和發展。

3.檔案管理投入多，回報少

由于工程咨詢檔案的內容復雜，任務繁多，因此做好檔案管理所需要的設施設備也相應較多；檔案管理工作既要完成信息系統的錄入和完善，也需要完成紙質版資料的歸納整理，這就需要足夠數量的檔案管理人員，因此檔案管理所需要投入的資金不容小覷。雖然大家都知道檔案工作“利在當代，功在千秋”，但是檔案所呈現的“利”在近段時間內并沒有明顯體現，所以會有部分企業得出檔案工作只有投入、沒有回報的結論，這也是某些公司不重視檔案工作的原因。

4.信息化意識和管理模式落后

信息化意識落后是造成我國現階段工程咨詢檔案落后的根本原因。一方面公司沒有意識到工程咨詢檔案對于公司發展所起到的重要作用，沒有發現檔案在市場中的競爭力，對于檔案工作沒有給予足夠的重視；另一方面大多數公司沒有意識到工程咨詢檔案日后的發展趨勢，也沒有發掘工程咨詢檔案所蘊藏的市場前景，這給檔案信息化建設帶來了阻礙。由于認識不足，故檔案工作的管理制度也相應落后，沒有完善的管理制度保障檔案工作順利開展，沒有獎懲機制或績效機制給檔案工作者帶來積極性，這些都使得工程咨詢檔案的信息化建設受到影響。

三、建設智能、共享、市場化的工程咨詢檔案系統

現階段我國工程檔案信息化建設研究較少，工程咨詢檔案的相關研究更是鳳毛麟角，工程咨詢檔案作為檔案界中的“后起之秀”，處于起步建設階段，因此更容易統一、規范，同時也突顯出工程咨詢檔案信息化建設的刻不容緩。若要改善我國工程咨詢檔案現狀，在當今行業要求日漸升高、科技引領發展的時代，只是簡單克服以上缺陷顯然是不夠的，要實現檔案工作的“智能、共享、市場化”，需要我們改變以往對于檔案的舊觀念，重新認識和思考檔案工作的新模式。

基于現在的智能網絡技術和共享經濟理念，本文改變傳統的檔案管理認知理念，提出智能、共享、市場化的工程咨詢檔案管理工作新思路，探索全新檔案管理模式，并初步構想了支持工程咨詢行業全過程實時記錄、智能輔助、專業監控的檔案管理系統框架，推廣開放共享、移動接入、權限管理的移動檔案應用APP，建立嚴格管理、開拓市場、合作共贏的檔案管理制度，具體的框架構建包括以下四點。

1.開發智能檔案管理系統，推廣檔案移動應用APP

檔案信息化建設并不是單純的將紙質版資料變成電子版資料存儲于電腦中，而是能夠使用系統對檔案進行管理。開發智能檔案管理系統使之支持智能、共享、市場化的檔案管理要求，從而使得檔案管理更加智能、便捷、高效。

首先，將檔案制作過程與咨詢服務同步進行，全局智能把控。一是將檔案管理系統與項目管理系統鏈接，實現咨詢過程信息實時記錄，便于分析差錯點和關鍵點控制，斷點續傳和系統加載功能可以使工作人員隨時隨地更換電腦或軟件繼續制作；二是將咨詢服務內的幾個項目組鏈接，實現幾個項目組人員的合作分工，實時交流，避免出現重復工作和對接錯誤，整體提高服務效率；三是將咨詢服務的幾個過程銜接，比如在工程設計階段工作人員設計了施工圖與設計圖，系統會記錄工作人員選入的材料量，從而為后期工程造價咨詢中的投資估算、工程量清單及工程施工預算等內容提供參考。

其次，智能檔案管理系統支持輔助功能，包括通過輸入當地環境數據輔助評估建設可行性的輔助勘察，通過輸入所需要的數據進行全網搜索統計的輔助統計，以及設定任務列表的輔助管理等功能。智能檔案管理系統還支持專業監控功能，系統根據以往數據，大體判斷可行性評估中的數據，當出現明顯差異時及時做出提醒。

最后，該系統還應當滿足開放的要求，對于建立合作關系的企業，滿足一定程度的檔案開放要求，可以在企事業單位、大型國企之間先行試點，開放的同時要做好安全管理、責任制落實等工作，對于關鍵點或者涉及公司技術機密的環節進行加密處理，待申請或購買權限后方可查看。

檔案管理系統可與移動客戶端的APP配合使用，通過移動客戶端應用APP不僅可以查看設計單位及其相關檔案信息，還可以通過掃描統計所搜索工程的施工位置與材料使用數量等信息，在咨詢服務過程中對同種材料的購買與使用提供參考，還可以在施工現場方便地查看相似施工對象的施工圖紙及施工技術資料，從而實時解決施工中遇到的難題。

2.全面改進工程咨詢檔案管理工作模式

傳統的檔案人員工作比較單一，任務量大，效率較低，為改變這一現狀，應充分發揮檔案人員的作用，同時調動檔案從業人員的積極性，改變工程咨詢檔案管理工作模式。

檔案管理人員既要負責智能管理檔案系統中的核對、完善與維護，檢查檔案的完整性，及時完成與其他公司的交接工作；同時負責智能檔案管理系統和移動應用APP的市場推廣，尋找合作伙伴，擴大公司業務。在減輕了檔案工作人員的繁重工作的同時，豐富了檔案工作者的工作內容，使得工作更加具有挑戰性和價值，調動了檔案工作者的積極性。

3.統一工程咨詢行業檔案標準和規范

所有發明的推廣使用，所有工業品的批量生產都離不開標準和規范。為使得檔案管理系統可以更好的推廣使用，可以制定工程咨詢檔案制作標準，對所有錄入檔案的資料形式進行統一，如數字的單位、不同施工材料使用數量的表達方式等等。

統一檔案標準和規范不僅可以使檔案的錄入工作事半功倍，節省大量時間，更加容易發現檔案中存在的錯誤，而且還有利于系統的擴展，增強系統兼容性，提高APP應用的便捷性。

4.逐步擴大市場需求，充分發揮檔案價值

檔案管理工作者努力擴大市場需求在于兩個方面，一方面是推廣智能檔案管理系統和移動APP的使用，對于一些沒有研發能力或者想節省研發系統資金的企業或單位，智能檔案管理系統可以很好的幫助該企業管理工程檔案，而移動APP則可以帶動對該企業的宣傳；另一方面是對本公司檔案內容的管理，尤其是對于大型公司來說，其先進的技術和經驗是其他企業學習的典范，對工程咨詢檔案的市場銷售也可以成為公司的一個業務。

通過努力，擴大檔案的市場需求，從而改變檔案管理部門投入大、回報小的面貌，使得檔案管理部門成為帶有市場開拓性質的服務性部門，為公司創造一定的利潤；同時檔案的價值也得到了充分的發揮，技術的交流也有利于自身的改進。

四、展望

筆者所在中國國際工程咨詢有限公司（簡稱中咨公司）是我國投資建設項目科學決策的重要咨詢服務單位，在工程咨詢檔案管理方面也應處于前列，全面占領工程咨詢行業的制高點，引領全行業共同發展。因此探索建立智能、共享、市場化的檔案管理新思路對于中咨公司及同行單位尤為重要。

同樣，工程咨詢檔案管理對于工程施工也尤為重要。本文所提出的檔案管理新思路和新模式對于工程建設單位可以發揮更好的作用，通過開發智能檔案管理系統可以實現施工過程中的施工材料檔案實時掃描錄入與建設，自動搜索與專業監控功能可以提高施工的質量和效率。

將工程咨詢服務的檔案管理系統與工程檔案管理系統有機結合，即是通過電子信息將前期研究、評估、評價、預算與后期的施工、監理、驗收、維護有效銜接，建立工程項目完整信息化檔案，不僅大大提高檔案交接、查詢和管理的效率，而且實現了跟蹤和記錄項目進度，更加有效的保障項目質量和精度，全方面提高我國工程管理水平。共享的檔案查詢接入，智能和市場化的檔案管理模式將為檔案管理開辟一片新天地。