國土資源所檔案管理存在的問題和對策

□ 長興縣國土資源局 張穎萍

國土資源所是國土資源管理的最基層窗口單位，在宣傳貫徹國土資源法律、法規、保護開發國土資源管理工作中形成了大量的檔案材料。這些國土資源檔案是處理農村土地權屬糾紛，特別是農民宅基地糾紛，以及農村集體土地權屬管理、土地開發復墾整理、礦政管理、地質災害防治等基礎工作的重要依據。但是，當前國土資源所的檔案管理工作存在程序不規范、保存不全、檔案的服務功能發揮不夠、信息化建設滯后等諸多問題。因此，如何進一步加強國土資源所檔案管理工作，使國土資源檔案管理制度健全，運轉有序，工作規范，是擺在我們面前一項緊迫而又十分重要的任務。

一、國土資源所檔案管理存在的問題

（一）檔案資料的收集缺乏完整性、系統性、案卷質量不高

重業務輕檔案的思想比較普遍。就目前而言，國土所檔案員多為兼職，一些工作人員檔案意識淡薄，對檔案工作思想重視程度不夠，對資料存檔的范圍和標準不清楚，只注重把業務工作干好，而不注意收集、整理和保管在工作中形成的資料。檔案資料不齊全，缺乏完整性、規范性和系統性。有的所長自身檔案意識淡薄，做完一項工作，沒有將形成的文件材料及時歸檔，亂放亂丟，人走檔丟。尤其是人員調整時，資料交接不全，造成檔案遺失的情況更為嚴重。國土資源管理工作本身具有政策性法律性強、業務要求高的特點，形成的檔案資料固然也具有其特點。比如一套完整的建房檔案，必須包括查勘記錄、審核報批表、定樁放線單、竣工驗收單、違章查處意見等材料，缺一不可，否則就會影響建房檔案組卷的邏輯性、完整性和規范性，致使案卷質量得不到提高，利用價值降低。此外，還存在只注重專項業務工作的存檔，而忽視工作計劃和總結、照片、會議記錄、所獲榮譽等資料存檔的現象，對整個所的工作全貌反映不夠。

（二）只注重文件等綜合性文檔的收集保管，而忽視能反映國土資源所自身工作特色資料的形成

文件是各級政府和業務主管部門指導基層國土資源所工作的一個重要途徑和方式，收集保管好這些文件自然是“業內之務”，但有些國土資源所只注重文件的收集，而對平時工作中形成的特色資料不太重視。譬如，綜合性文檔中每年本所的工作計劃、總結、簽訂的目標責任狀、所務會記錄、工作人員的工作小結等，有不注重收集現象。在業務方面，如土地調查統計、違法用地查處、土地復墾整理、項目用地報批等工作并不是一帆風順能做好的，會遇到不少的困難和挫折，要付出許多的智慧、汗水和代價，才能將工作做好。在這個過程中有許多教訓值得總結借鑒，也有經驗可以提煉推廣，這便是基層國土管理工作新思想、新概念、新方法形成的一個契緣，這些創新的思維形成檔案資料，其保存和利用價值很高，但在實際歸檔材料中，形成太少了，很大程度上影響了鄉鎮國土資源所工作創新成果的積累，使基層國土資源管理自身的工作特色沒有得到充分體現。

（三）檔案管理人員的業務素質偏低、服務意識不強

一般國土資源所檔案管理員都是兼職的，沒有經過系統、專業的檔案管理培訓，缺少檔案管理的專業知識，對土地業務檔案缺少深入細致的分析，從而影響了國土資源所檔案資料的收集、整理和利用。存在想存則存、不存也無所謂的情況。同時，大部分基層所檔案工作還處于“重藏輕用”的被動，單一封閉式狀態，對外服務作用發揮不大。坐等利用者上門，僅限于原始資料的查詢，主動介入服務當地經濟發展和民生的意識較差，由于檔案臺帳不健全，借閱制度未建立，只存不用，檔案的利用程度低，難以體現和發揮國土資源檔案在新農村建設中的作用。

（四）基層所的檔案信息化建設還沒有真正起步

檔案保存只停留在紙質件。由于重視程度不夠，資金投入不足，檔案信息化建設的設備設施未投入，致使當前基層所檔案掃描、電子檔案等工作沒有開展。

二、相關對策和建議

綜上所述，為了提高國土資源所檔案管理工作的水平，使其能更好地適應時代發展，更好地服務于經濟建設，建議國土資源所檔案管理從以下幾個方面加以改進。

（一）提高國土資源所全體工作人員的檔案意識

首先，國土資源所負責人要把檔案工作作為一項重要的基礎工作來抓，并要求全體人員都重視國土檔案資料的形成、收集和保管。只有這樣，檔案工作才能與業務工作同步進行。其次，開展檔案業務培訓，組織大家學習《檔案法》《檔案管理實施辦法》《浙江省國土資源檔案分類方案》等文件。在學習中，注意把檔案的法律法規學習與國土管理業務學習結合起來，使全體人員既得到檔案法律法規的培訓，樹立了檔案意識，又學到了國土管理的業務知識，從而使檔案工作真正落實到實處。

（二）完善國土檔案管理制度，提升國土檔案質量

國土資源所要加大檔案工作的力度，健全和完善國土資源檔案管理制度，明確制訂歸檔范圍、內容、標準、時間、程序等，進一步規范檔案管理工作，加大依法管理檔案的力度，以此帶動其他工作的規范化、制度化。同時將檔案工作納入目標責任制考核，調動從事檔案管理人員的積極性。形成由局領導具體抓，分管檔案工作領導協助抓，國土資源所所長為主要負責人，檔案員為第一責任人，一級對一級責任體系。做到檔案工作人人有責，國土具體業務工作責任人同時也是該項工作的檔案第一手資料形成責任人，建立工作人員自查、檔案人員檢查、局機關檔案每年檢查若干次的三級存檔機制，讓檔案工作貫穿整個業務工作的全過程。工作結束后對所形成的材料加以系統規范整理，經檔案管理員審查、驗收、鑒定后歸檔，確保檔案的質量。

（三）優化基層服務，提高國土資源所檔案利用率

國土資源所要把服從于基層國土資源管理工作，服務于地方經濟發展作為檔案管理工作的出發點和歸宿，在管理工作中體現國土檔案和檔案管理工作的價值。要強化國土檔案工作的服務意識，從實際出發，充分發揮國土資源管理自身優勢，切實提高國土所檔案的利用率，努力使國土資源所檔案由保管型向服務型轉變，主動為領導決策、業務工作提供參考依據，為基層廣大群眾提供優質服務。同時，在利用過程中要貫徹規范的調借閱制度，建立登記臺帳，以避免出現檔案有借無還而缺少的現象。

（四）重視國土檔案人員素質的提高是十分必要的

一是要建立檔案人員培訓制度，想方設法為檔案人員創造學習條件，鼓勵和支持檔案人員努力學習檔案專業知識，開拓視野，不斷提高專業水平和業務素質。二是要加強檔案人員與本所其他工作人員的互動和聯系，及時指導他們按照歸檔的要求收集、整理檔案資料。三是對檔案人員實行崗位責任制，明確其職責范圍，并建立業務考核制度，獎罰分明，調動檔案人員的工作積極性。

（五）加強國土檔案管理信息化建設，提高檔案管理人員的素質

檔案管理要以推進國土資源信息化建設為目的，在完善現有資料整理的基礎上，著手進行電腦信息化管理，以農村宅基地信息系統為基礎，進行土地登記檔案庫的建設，進一步規范國土資料檔案。開發和推廣應用檔案管理信息和檔案系統發布、查詢系統，為實現全局系統用地檔案網上查詢和共享奠定基礎，同時要滿足土地登記公開查詢的需要，進一步完善土地登記制度。

國土資源所檔案記錄了國土資源所從事基層國土管理活動的全過程，它是國土資源所工作人員置身基層國土資源管理實踐工作智慧的結晶，是重要的土地信息資源和寶貴財富。只有基層所的檔案豐富完整，才能構建整個單位檔案工作的完整全面。基層所的檔案與局機關的檔案形成相互呼應、相互補充的關系，缺一不可。尤其在當前基層所納入鄉鎮“四個平臺”的時候，基層所屬于主管部門和當地鄉鎮雙重領導，檔案作為一項基礎工作，極易形成“兩不管”地帶。因此，務必要高度重視，把基層所檔案管理放在依法行政、政務公開的大背景下進行考量。管好用好基層所檔案資料，發揮檔案的信息作用，對提高基層國土資源管理水平，更好地服務基層經濟建設，更好地服務于人民、維護群眾權益有著十分重要的現實意義。