工程檔案收集移交中的問(wèn)題及對(duì)策

文/ 李篤臣 海陽(yáng)市城市規(guī)劃管理處 山東海陽(yáng) 265100

住建部與各省市建設(shè)部門(mén)對(duì)工程資料管理工作都非常重視，多次強(qiáng)調(diào)要做好工程資料的收集和移交管理工作，明確指出：任何一項(xiàng)工程如果工程資料不符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，則判定該項(xiàng)工程不合格，對(duì)工程質(zhì)量具有否決權(quán)，因此，一定要做好工程檔案的收集、移交管理工作，保障工程檔案真實(shí)完整。

1、工程檔案的概況

1.1 工程檔案的含義

工程檔案主要是指在工程建設(shè)活動(dòng)中，從前期的準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、施工管理到后期的竣工驗(yàn)收，這段時(shí)間內(nèi)所產(chǎn)生的有價(jià)值的圖文及聲像資料，并對(duì)這些資料加以收集和整理，作為檔案予以保存。

1.2 工程檔案具有的作用

首先，工程檔案就是對(duì)于該項(xiàng)工程技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)。由于在工程建設(shè)的過(guò)程中，不斷有新的方案和技術(shù)投入使用，所以工程檔案也是在不斷更新變化中，但是因?yàn)橛辛诉@些檔案，使得工程項(xiàng)目的發(fā)展過(guò)程具有非常清晰的脈絡(luò)，尤其到了后期工程的保養(yǎng)和改建，都需要利用工程檔案，來(lái)進(jìn)行設(shè)計(jì)施工。其次，工程檔案是重建的主要依據(jù)。由于工程項(xiàng)目在建設(shè)完成以后，可能在投入使用的過(guò)程中出現(xiàn)一些災(zāi)害、損毀，需要重新修復(fù)才能繼續(xù)使用，這個(gè)時(shí)候就需要該項(xiàng)工程前期的檔案作為依據(jù)，來(lái)進(jìn)行施工。

2、解決工程項(xiàng)目檔案收集的要點(diǎn)

2.1 加強(qiáng)檔案收集工作重要性的意識(shí)

眾所周知，在一個(gè)單位中，是否對(duì)一個(gè)工作重視，與領(lǐng)導(dǎo)有很大的關(guān)系，領(lǐng)導(dǎo)重視的部門(mén)就會(huì)增加人力和財(cái)力的支持，進(jìn)而提升這一部門(mén)的工作質(zhì)量。只要領(lǐng)導(dǎo)重視檔案收集和整理工作，那么就會(huì)將更多的人力、物力和財(cái)力分到檔案管理部門(mén)，配合檔案部門(mén)的工作，才能將工程項(xiàng)目檔案工作完成的更快更好。而如何加強(qiáng)對(duì)檔案收集工作的關(guān)心和重視又是發(fā)展好檔案收集工作的關(guān)鍵性所在，要增強(qiáng)一個(gè)單位中領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的關(guān)注程度，讓領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到這一工作的重要性，要了解檔案工作人員工作的重要地位，肯定他們的工作能力和成果，向其他崗位的人宣傳檔案資料的重要性，讓大家一起積極配合檔案收集工作。

2.2 完善相關(guān)的檔案管理制度

一般的工程建設(shè)單位，在項(xiàng)目的工程準(zhǔn)備、監(jiān)理、施工、竣工及竣工驗(yàn)收等環(huán)節(jié)，大都沒(méi)有設(shè)立獨(dú)立的內(nèi)部檔案管理機(jī)構(gòu)，因此，并沒(méi)有單獨(dú)的工作人員來(lái)負(fù)責(zé)這一方面的任務(wù)，人員流動(dòng)性很大，這樣以來(lái)，對(duì)工程項(xiàng)目的檔案收集完整度和整理帶來(lái)很大的弊端。因此，各單位為解決這一問(wèn)題，均應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，分配專門(mén)的工作人員貫穿工程建設(shè)的全過(guò)程來(lái)完成這一任務(wù)。其次，還應(yīng)該依照國(guó)家建設(shè)工程檔案管理和建設(shè)工程質(zhì)量管理相關(guān)法規(guī)，結(jié)合當(dāng)?shù)爻墙n案管理機(jī)構(gòu)歸檔和整理要求，制定本單位相關(guān)的規(guī)章制度來(lái)規(guī)定檔案收集資料的標(biāo)準(zhǔn)，制定出相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)去檢驗(yàn)資料收集的質(zhì)量問(wèn)題，一旦發(fā)現(xiàn)與標(biāo)準(zhǔn)有出入的地方就要及時(shí)的改正。

3、工程檔案移交工作中的問(wèn)題及對(duì)策

3.1 工程檔案移交問(wèn)題。主要由以下幾點(diǎn)：

（1）檔案資料移交不及時(shí)。住建部《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》和《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范GB/T50328-2014》規(guī)定“工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)，應(yīng)向當(dāng)?shù)爻墙n案管理機(jī)構(gòu)移交一套符合規(guī)定的工程檔案”，在實(shí)際的檔案管理工作中，工程檔案的移交工作受到多方面的影響，造成了檔案資料移交不及時(shí)的問(wèn)題。主要是因?yàn)楣こ虣n案資料缺失和不齊全、移交整理不規(guī)范，無(wú)法按時(shí)進(jìn)行組卷移交，造成檔案管理機(jī)構(gòu)不能及時(shí)接收建設(shè)工程檔案。（2）各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)從業(yè)人員配置不足。不同地域的城市建設(shè)和管理以及發(fā)展差異，尤其在工程檔案管理一線崗位，受人員編制影響，工程資料驗(yàn)收人員少，配置不符合《地方各級(jí)檔案人員編制標(biāo)準(zhǔn)》，導(dǎo)致檔案資料驗(yàn)收各個(gè)環(huán)節(jié)人員工作強(qiáng)度增大、驗(yàn)收質(zhì)量下降、辦理時(shí)限延長(zhǎng)。（3）檔案管理人員專業(yè)能力不強(qiáng)，檔案管理法規(guī)意識(shí)淡薄，對(duì)檔案移交工作不重視。某些檔案管理從業(yè)人員初學(xué)專業(yè)與檔案管理不符，檔案法規(guī)意識(shí)不強(qiáng)的人員，對(duì)檔案的移交工作不重視，工程檔案觀念不強(qiáng)，導(dǎo)致了工程檔案移交工作不能順利開(kāi)展。很多單位只注重工程建設(shè)進(jìn)度以及檔案資料的收集整理，而對(duì)工程檔案資料的移交和審核流程卻沒(méi)有給予足夠的重視，工程檔案的管理人員也就很難進(jìn)行良好的工程檔案移交工作，導(dǎo)致檔案資料移交時(shí)缺項(xiàng)、整改內(nèi)容偏多，造成移交時(shí)限延長(zhǎng)。

3.2 工程檔案移交對(duì)策

在實(shí)際工作中，我們認(rèn)為有如下幾點(diǎn)：（1）加大檔案法規(guī)宣傳，強(qiáng)化檔案移交的時(shí)間概念。首先，要利用城建檔案信息網(wǎng)站或平臺(tái)、媒體和工程開(kāi)工前期進(jìn)行立項(xiàng)以及規(guī)劃選址階段，進(jìn)行檔案法規(guī)、歸檔范圍、移交流程等信息宣傳，檔案管理機(jī)構(gòu)就檔案移交事項(xiàng)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，實(shí)行檔案移交或整改事項(xiàng)一次性告知制度。二是加大執(zhí)法監(jiān)督，在檔案管理人員中強(qiáng)化檔案移交的時(shí)間概念，促使檔案管理人員有一種時(shí)間上的緊迫感，從而能夠保障檔案管理人員的工作具有較高的效率。其次，要求檔案管理人員檔案資料的收集、整理過(guò)程中更加認(rèn)真，確保資料一次性收集齊全，從而避免由于資料缺失，影響檔案資料的按時(shí)移交。（2）檔案管理機(jī)構(gòu)要積極與編制部門(mén)溝通，根據(jù)當(dāng)?shù)爻墙n案管理需要，按照《地方各級(jí)檔案人員編制標(biāo)準(zhǔn)》編制人員配備到位，人員規(guī)模、結(jié)構(gòu)滿足工作開(kāi)展需求，提高檔案移交審核及接收時(shí)效。（3）強(qiáng)化業(yè)務(wù)交流和培訓(xùn)。一是檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期組織建設(shè)單位和相關(guān)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)交流和專業(yè)培訓(xùn)，采取檔案專業(yè)人員繼續(xù)教育、外出培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)授課等形式，強(qiáng)化檔案管理人員的法規(guī)意識(shí)，提高檔案移交業(yè)務(wù)技能。二是按照《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范GB/T50328-2014》規(guī)定的建設(shè)工程文件歸檔范圍和歸檔質(zhì)量要求，制定完善的移交和接收流程，通過(guò)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)全面的檔案管理培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不斷提升城建檔案隊(duì)伍素質(zhì)，培養(yǎng)檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)建設(shè)工程檔案收集移交的重要意義。

結(jié)語(yǔ)：

綜上所述，在實(shí)際的檔案管理工作中，工程檔案的收集、移交是一項(xiàng)復(fù)雜程度高、工作量大、非常繁瑣的系統(tǒng)工作，這就對(duì)從事工程檔案管理的工作人員提出了較高的要求。本文對(duì)工程檔案收集、移交中存在的問(wèn)題進(jìn)行了詳盡的分析研究，根據(jù)存在的問(wèn)題提出了具有針對(duì)性的改進(jìn)對(duì)策，希望對(duì)從事工程檔案管理的相關(guān)人員有一定的啟發(fā)，進(jìn)而促進(jìn)工程檔案管理水平的不斷提高。

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