工程總承包企業合同臺帳管理

文/楊洋、孫彥來 中國核電工程有限公司 北京 100840

1、引言

臺賬管理是企業日常工作記錄的主要形式，是指公司業務管理部門通過臺賬的方式對工作過程中發生的文件、資料進行管理、統計的工作統稱，現代企業多采用電子臺賬進行管理，部分信息化程度高的企業已經實現了臺賬信息化的管理手段。

作為工程總承包企業的合同管理部門，業務范圍涵蓋工程、服務、物資等多種采購類別，采購發包頻繁，分包商數量眾多，涉及合同類別、合同金額、結算數據、供應商信息等數據信息量巨大，臺賬管理的重要性尤為突出。

合同管理臺賬日常管理的目的是達到信息的實時共享。目前，作為工程總承包企業，特別是信息化發展較為落后的企業，仍會出現對合同臺賬管理不夠重視，設立的合同管理臺賬不同程度的存在記錄不及時或不完整的問題。無法實現實時共享的目的。工程總承包企業如何切實提升合同臺賬管理水平，將是本文探討的重點。

2、合同臺賬管理原則

2.1 記錄完備

信息的完備性是臺賬管理的首要條件，基礎數據的真實可靠完整對于臺賬管理來說至關重要。

2.2 更新及時

臺賬管理是個長期持久性的工作，數據更新是否及時直接影響臺賬數據的可利用性，對統計決策等將產生影響。

2.3 責任明確

合同臺賬管理應做到分工明確，避免遺漏、重復、混淆等問題出現，需責任到崗到人，以保障合同臺賬清晰明了。

2.4 權限管理

合同管理部門和其他職能部門不同，作為商務工作的核心部門，合同管理業務包括總包及分包等多種合同類別，涉及合同信息、承包商信息等采購相關商業信息。合同臺賬管理應針對不同的數據，部門或公司人員需要有不同級別的權限用以使用、錄入、維護，做到分級管理。

3、合同臺賬管理策略

3.1 機構健全、權限明確

機構健全、權限明確、崗位職責清晰是搞好合同日常管理的前提，是合同臺賬在日常管理中發揮作用的保障。

3.2 標準化臺賬清單梳理整合

（1）根據部門職責梳理臺賬種類

合同管理過程將涉及到合同發包、合同簽約、合同變更、合同索賠、合同支付、合同結算、供應商評價等流程。

（2）將臺賬分類匯總合并

可根據業務發生階段對合同業務進行歸類，比如合同發包、合同簽約都屬于合同簽訂前的工作；合同變更、合同索賠、合同支付、合同結算都屬于合同執行期間的工作；供應商評價屬于合同關閉后的工作。

同一階段的業務如果分別設立臺賬，則臺賬會出現較多重復的信息，且多個臺賬表格不利于信息篩查，如不同臺賬更新頻率不同容易造成導致信息不匹配。因此需要對同一階段業務臺賬進行梳理規范整合。例如將合同發包、合同簽約臺賬合同并，將每個合同所針對的發包信息（包括發包方式、發包時間、開評標時間、預算價格）及簽約信息(包括簽約時間、合同價格、合同編號、承包商名稱、合同負責人等主要信息）統一在一個表中。

（3）創建標準臺賬清單及臺賬模板

為了合同臺賬管理的標準化，合同管理部門應根據自身業務，編制合同管理標準臺賬清單。

為方便查詢和檢索，應建立標準臺賬模板，且要在在不同臺賬中設置相同的基本檢索信息，如合同名稱、合同編號，以對不同臺賬信息進行匹配。

（4）根據部門職能變化定期維護跟新

合同臺賬管理應與時俱進，根據合同管理部門工作流程變化進行調整，但要注意和歷史臺賬的兼容性，盡量保持歷史臺賬的操作習慣。

3.3 明確臺賬管理要求及使用規則

建立合同臺賬管理制度是提高公司項目管理水平的一種有效途徑，臺賬管理是否規范，直接反應一個公司標準化管理的水平。

臺賬的管理是公司管理提升的需要，臺賬管理應制定規則，具體應包含一下幾個方面：

1）合同管理臺賬信息的錄入要做到及時、準確；

2）合同管理臺賬最好專人專崗錄入；

3）商務信息分級管理，相應的分級授權才能查看、拷貝臺賬信息；

4）專人定期對臺賬數據進行核查維護，保證數據的準確性、及時性和完整性。

3.4 臺賬管理與信息化

臺賬管理是信息化的基礎，信息化是提高臺賬管理效率的工具。只有通過理順管理流程，達到機構健全、權限明確、崗位職責清晰，臺賬精細化管理，信息化才能錦上添花，進一步提升管理水平。

4、意義及展望

完整有效的合同臺賬，為完善合同簽訂流程、規范簽訂合同制度的實行和搞好集中采購與管理提供了保障。同時有利于信息查閱的便利，能夠及時了解合同的訂立情況，需求計劃的執行情況，提供物資采購價格走勢、合同履約結果與款項承付情況，為合理評價供應商或客戶信譽狀況提供基礎資料。

良好的合同臺賬管理有利于合同簽訂與管理達到簽訂程序化、監督具體化、審批標準化、歸檔規范化的作業需求，及時編制管理報表，滿足各層次需求，降低人工成本，提高工作效率。同時在臺賬資料的記錄、整理和積累過程中能夠起到自我督促、強化管理的作用，是企業管理提升的迫切要求。