施工合同信息化系統建設探討

文/ 楊宇、戴成昕 中國核電工程有限公司 北京 100840

隨著中國經濟的增長以及市場經濟的發展,中國在世界的舞臺上發揮著自己的作用，“一帶一路”，“亞投行”，中國企業有更多機會在國際市場上一展拳腳。伴隨著企業市場活動的增多,合同也越簽越多，越簽越復雜。與市場的飛速拓展不匹配的是，目前，國內的許多企業在合同管理存在很多的問題。合同簽訂的不詳細、不規范或者甚至是不簽訂合同、對合同的授權不清以及隨意進行合同變更的情況。以上種種現象可以看出企業在合同管理中存在很大的隱患，極有可能導致糾紛的產生，進而影響到企業的經濟效益，甚至危及企業生存。所以，企業亟需借助信息化手段，來規范合同管理的全部流程。同時，借助信息化手段，提升企業合同管理的效率，對企業的經營狀態進行實時的監控，更好的確保自身的經濟利益。

1、系統開發目的

1.1 促進業務標準化

提升合同管理流程標準化、規范化、精細化，滿足未來的多元化、多項目管理業務的發展。合同管理信息化系統將以公司戰略發展目標為導向，以工程建設合同管理為核心，貫穿合同過程執行的全生命周期，包括從策劃、立項、發包談判簽訂、履約執行、支付管理、合同結算等環節標準化、規范化業務流程，完善合同管理的細節。

1.2 實現流程文件電子化

建立涵蓋建設工程的建安類、物資采購類、其他服務類等合同等多種合同類型，合同執行期間所有業務的線上審批流轉，以及將業務中產生的文檔，分類編號進行歸檔。滿足電子化檔案要求，為合同的監察審計提供全面真實的支持性材料。

1.3 加強數據積累與共享

實現各類合同簽約價格、合同支付、合同簽證、合同變更、合同索賠、合同預結算等基礎數據積累的結構化、規范化。建立各工程項目間橫向價格數據的對比、供應商履約評價及反饋、費控風險分析等商務信息的匯總共享。借助基礎數據，提升合同履約管理能力并為新建工程項目定價提供依據。

1.4 提升整體管理水平

建立費用控制編碼體系，形成合同價格與費控編碼結構之間的匹配，利用費控目標控制合同立項、合同簽訂、合同執行，便于成本的歸集與核算，輔助商務人員提升合同管理及費用控制水平。依托標準化的基礎數據，借助于信息系統，提供個性化、多樣化統計報表，提升公司的重大事項決策水平。逐步實現由合同管理整體水平提升帶動公司整體管理水平提升。

2、系統開發內容

2.1 合同基本信息模塊

創建施工合同基本信息界面，提取系統各審批流程中表單中的數據并累積匯總至合同基本信息模塊。支持以合同為單位，對合同信息的關鍵字段進行完善，包括立項編號、立項金額、發包編號、發包方式、價格稽核編號及標識、第三方結算審核標識、變更狀態、執行狀態、承辦部門、執行部門、發包方、承包方、簽訂日期、預算金額、累積支付金額、累積支付次數、累積變更金額、結算金額、質保金等。合同基本信息檢索、關聯相關文件，支持從合同基本信息界面，通過基本信息單元向下搜索支持性過程文件。

2.2 合同價格數據模塊

實現施工合同的價格數據（含已標價工程量清單）、其他價格等（EXCEL 形式），能夠直接導入到系統的相應數據庫中。該數據庫可供合同支付、合同預結算使用。實現合同執行期間，已標價的工程量清單的維護與清單項目的增加。支持模塊內所有價格數據的導出（EXCEL形式）。可以根據分析對比需要調整相應輸出的格式。

2.3 合同支付模塊

包含預付款、進度款、結算款、質保金的支付。實現支付支持性文件的關聯性審核，包括工程量完成情況報告、工程節點完成情況報告、預付款支付申請、安全文明施工費支付申請、質量保證金支付申請等，在支付發起時可以在系統中選取相關文件。合同支付申請單的線上審批的同時，支付匯總表的結構化數據通過EXCEL導入，并且與費控編碼掛鉤，如超出費用預算，則超出部分無法支付。

2.4 合同執行模塊

包含合同變更、合同簽證、合同索賠、合同結算等二級模塊。合同變更、合同簽證、合同索賠、合同結算的流程發起及審批在系統中完成。同時將合同變更、合同簽證、合同索賠、合同結算的金額實時反饋到合同基本信息模塊中進行更新。實現施工圖結算書以結構化數據形式的導入，價格自動通過合同價格數據模塊中，進行調取并進行線上審批。

總結：

合同管理信息化、精細化是現代企業管理發展的必然趨勢,合同管理信息化系統的建設具有必要性,對現實工作具有實質性的輔助,可大大提高管理的效率，合同管理信息系統在合同管理扮演著日益重要的角色。雖然合同管理系統的開發使用,極大的提高了工作效率,使用效果良好。但不可否認，使用中發現也存在一些問題待解決，比如與其他信息系統對接存在編碼不統一、接口方式復雜等問題；在需要流程審批過程中尚未達到類似協同辦公系統中的審批靈活、流程環節多變等要求，這都需要我們在今后的系統開發中進行充分探討與解決的。