新形勢(shì)下做好企業(yè)檔案管理工作的策略探析

■馮力貴州電網(wǎng)有限責(zé)任公司物流服務(wù)中心 貴州貴陽(yáng) 550000

引言

檔案內(nèi)容記錄了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和戰(zhàn)略規(guī)劃的方方面面，是最可靠、最齊全的信息數(shù)據(jù)。在新形勢(shì)下，完善對(duì)企業(yè)檔案的管理工作能夠簡(jiǎn)化檔案實(shí)體整理，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)商業(yè)機(jī)密的全過(guò)程保護(hù)，提高檔案信息檢索與利用效率，從而為企業(yè)的科學(xué)決策提供支持。

1 新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀

在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的背景下，盡管我國(guó)的企業(yè)已經(jīng)紛紛建立其自身的檔案室，但是其管理制度和體系還存在一些不盡如人意的地方，需要進(jìn)一步加以完善。首先，大部分企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案管理的重視程度，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案資源作為企業(yè)重要的戰(zhàn)略資源在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的突出作用。在實(shí)際的工作中盲目性和隨意性突出，難以規(guī)范和約束自身的借閱行為，限制了現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的優(yōu)化。其次，部分企業(yè)仍然固守傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)制，不能給予檔案工作人員充分的資源分配權(quán)，并且缺乏必要的信息化和智能化輔助工具，導(dǎo)致檔案在收集、整理、歸檔、歸納等多個(gè)環(huán)節(jié)效率低下，其相關(guān)工作被打上“高成本、低收益”的標(biāo)簽。最后，檔案管理隊(duì)伍的缺陷也是新形勢(shì)下做好企業(yè)檔案管理工作的“瓶頸”之一。部分企業(yè)的檔案管理人才結(jié)構(gòu)老齡化明顯，普遍缺乏良好的信息素養(yǎng)和先進(jìn)的知識(shí)儲(chǔ)備，難以適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的需求，掣肘了企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展[1]。

2 新形勢(shì)下做好企業(yè)檔案管理工作的策略

2.1 深化對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

在新形勢(shì)下，優(yōu)化企業(yè)的檔案管理工作，需要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)能力，客觀全面地看待檔案管理工作在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的重要價(jià)值和作用，制定契合企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)的短、中、長(zhǎng)期實(shí)施方案，并建立權(quán)責(zé)一致、獎(jiǎng)懲分明的長(zhǎng)效機(jī)制，保證檔案室、查閱室以及辦公室的分工明確，為企業(yè)檔案管理機(jī)制的完備鋪平道路。為了有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)“粗放式”管理模式帶來(lái)的缺陷，促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，需要企業(yè)的檔案管理人員樹(shù)立“精細(xì)化”管理的理念，找到正確的關(guān)鍵點(diǎn)和切入點(diǎn)，依托先進(jìn)的信息技術(shù)手段，推動(dòng)檔案管理活動(dòng)主動(dòng)參與到企業(yè)價(jià)值增值性管理環(huán)節(jié)之中，實(shí)現(xiàn)管理對(duì)象知識(shí)化，打造智慧型檔案管理。與此同時(shí)，還要加強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的理解和重視，提高對(duì)檔案管理的人力資本與物資資本的投入水平，完善基礎(chǔ)設(shè)施配置，完善各級(jí)檔案人員的知識(shí)框架體系，進(jìn)而有效提高企業(yè)檔案管理的工作效率和質(zhì)量。

2.2 加快檔案信息化建設(shè)的步伐

隨著數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)，信息的規(guī)模和傳播速度呈現(xiàn)暴增的態(tài)勢(shì)，企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的標(biāo)志之一。提高檔案管理的信息化、智能化和網(wǎng)絡(luò)化水平，需要企業(yè)在檔案管理組織中增設(shè)首席專家，充分利用“數(shù)據(jù)資產(chǎn)”，實(shí)現(xiàn)管理職能的統(tǒng)籌和重構(gòu)，獲取資源分配優(yōu)勢(shì)，以加快檔案管理組織向決策支持型職能單位轉(zhuǎn)型的步伐。其次，檔案管理工作人員要提高對(duì)信息技術(shù)掌握的熟練度，依托網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)跨時(shí)空的檔案資源記錄、驗(yàn)證與服務(wù)，重視檔案服務(wù)的協(xié)同效應(yīng)與檔案管理的非線性增進(jìn)，促進(jìn)企業(yè)職工之間信息資源的交叉獲取與利用，以滿足企業(yè)檔案的有序流通需求。最后，檔案管理人員要對(duì)信息辨別、篩選和評(píng)估能力，將各種智能輔助工具與企業(yè)的檔案管理需求和規(guī)律結(jié)合起來(lái)，深入挖掘檔案資源背后隱藏的規(guī)律和模式，發(fā)揮現(xiàn)代化檔案管理組織在企業(yè)中的“智腦”作用，為企業(yè)的戰(zhàn)略決策提供支持。

2.3 強(qiáng)化檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理人員是檔案管理中最為活躍的因素，強(qiáng)化對(duì)其的隊(duì)伍建設(shè)，能夠從整體上提高企業(yè)檔案資源的利用效率，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展。一方面，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層和管理層，要依據(jù)自身的業(yè)務(wù)狀態(tài)與行業(yè)特征，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的培養(yǎng)，提供經(jīng)驗(yàn)交流、繼續(xù)學(xué)習(xí)、講座會(huì)談等一些類培訓(xùn)機(jī)遇，提高科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、文書檔案等不同類型的管理質(zhì)量和效率，提高對(duì)信息技術(shù)的理解、運(yùn)用和掌握程度，打造復(fù)合型檔案管理人才，以提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。另一方面，企業(yè)要注重從社會(huì)吸納具備先進(jìn)檔案管理知識(shí)和信息技術(shù)知識(shí)、豐富從業(yè)經(jīng)驗(yàn)、國(guó)際交流經(jīng)驗(yàn)與管理系統(tǒng)使用經(jīng)驗(yàn)的高素質(zhì)人才，配置具有社會(huì)吸引力的薪酬與福利待遇，并完善績(jī)效管理機(jī)制，調(diào)整組織結(jié)構(gòu)，促進(jìn)人員適當(dāng)比例的流動(dòng)，在推動(dòng)企業(yè)檔案管理革新，提高檔案資源利用效率的同時(shí)，激發(fā)企業(yè)檔案管理人員的工作積極性和熱情。

2.4 健全企業(yè)檔案管理規(guī)章制度

在新形勢(shì)下，提高企業(yè)檔案資源的利用效率，使其轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，需要建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度。檔案是企業(yè)重要的信息資源，是企業(yè)生存和發(fā)展的基礎(chǔ)和保障，能夠?yàn)槠髽I(yè)的戰(zhàn)略決策提供重要依據(jù)，在企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)過(guò)程中，其檔案管理工作應(yīng)該依據(jù)國(guó)家頒布的相關(guān)法律法規(guī)嚴(yán)格執(zhí)行，貫徹落實(shí)《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》等相關(guān)規(guī)定，依法加強(qiáng)企業(yè)檔案管理該功能工作，促進(jìn)法律意識(shí)和法治觀念的深入人心。其次，企業(yè)要依據(jù)實(shí)際檔案管理工作的真實(shí)情況，結(jié)合新形勢(shì)下檔案工作中出現(xiàn)的新問(wèn)題和新要求，完善相應(yīng)的規(guī)章制度和管理標(biāo)準(zhǔn)，制定有關(guān)管理辦法和實(shí)施細(xì)則，建立完備的監(jiān)督體系和分工制度，促進(jìn)檔案鑒定、保密等工作的有效落實(shí)，使檔案管理工作逐步走上規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的軌道[2]。

3 結(jié)論

綜上所述，在新形勢(shì)背景下，企業(yè)要充分重視檔案管理的重要價(jià)值和作用，完善基礎(chǔ)設(shè)施配置，注重人才結(jié)構(gòu)調(diào)整，健全規(guī)章制度和長(zhǎng)效機(jī)制，充分利用檔案資源和人力資源，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的全面提升。