檔案管理現代化過程中存在的問題和改進措施

張英平

（中山市土地房產產權檔案館 廣東中山 528400）

現階段，檔案管理工作已經滲透到各個領域。當前，新時代中國特色社會主義發展過程中，對檔案管理工作提出了新的要求，這就意味著當前的檔案管理方法已經無法跟上時代發展的步伐，只有不斷地對檔案管理方式進行更新，才能實現快速的對檔案進行查閱，因此，檔案管理現代化是當前我國檔案工作發展的主要方向。

1 檔案管理現代化的內涵

新時期，社會經濟的發展，使得檔案管理現代化已經成為一種趨勢和方向，檔案管理現代化并不是孤立的，它必須在發展的過程中將人的作用充分發揮出來，為社會主義現代化發展進行服務，因此，檔案管理現代化也是社會主義現代化中的主要內容之一。同時，檔案管理現代化是不斷發展變化的，是隨著時代的發展而發展的。因此，檔案管理現代化就是指檔案管理者要具有現代化的管理思想、意識以及知識，使用現代化的裝備，將檔案管理由以往的科學管理方向過渡到與時代能夠共同發展的動態發展方向[1]。檔案管理現代化的主要內容有三個方面：①管理現代化，就是在對檔案進行管理的過程中，要將先進的管理學經驗進行結合，將科學管理理論與檔案管理的實際工作有機聯系在一起，從管理方法上實現現代化；②管理人員知識現代化，對于檔案管理工作人員來說，要不斷的學習檔案管理的現代化管理知識，使自身的管理知識和素質不斷提升，使其成為懂知識、懂業務的專業管理人員；③技術現代化，就是指在對檔案管理過程中，將先進的科學技術，比如網絡技術、計算機技術等進行應用，使檔案工作更加的高效、快捷。

2 當前檔案管理現代化過程中存在的問題

2.1 檔案管理現代化意識不高

很多的基層檔案館的老員工，一直以來都是用傳統的方式來進行工作的，而且他們在日常的工作中都有著自身豐富的經驗，而且自身的工作也非常的熟練，他們認為傳統的管理方式已經很先進，不需要再進行改進。還有一些檔案管理工作人員，雖然對檔案管理現代化不抵觸，但是對檔案管理現代化的意識不高，普遍認為檔案管理現代化，無非就是購買一些計算機、微縮機等，對于高科技的運用缺乏相應的意識和能力，認為檔案管理工作就是將檔案管好就行。而且對于檔案館來說，也沒有對檔案管理工作人員進行相應的培訓，使得他們對檔案管理現代化的知識了解不多、認識不足，使得檔案管理現代化工作不到位。

2.2 檔案管理標準化程度不高

檔案管理現代化的一個重要基礎就是檔案管理標準化。而在實際的管理過程中，其管理體系復雜，而管理方式卻很松散。同時，由于歷史原因，不同檔案館在進行檔案管理時，基本都是各自為政的，而且不同的檔案館管理水平有著很大的不同。而且檔案館之間的管理軟件標準也沒有形成一致，使得檔案管理的標準化程度不高，存儲的數據不夠完善、準確，而且最重要的一點就是數據資源之間不能真正的共享，這對于檔案管理現代化的實現是非常不利的，使得檔案管理水平的提升受到阻礙。

2.3 缺少檔案管理現代化人才

檔案管理現代的前提條件就是人才的現代化。檔案學這門學科的綜合性很強，這就使得檔案管理工作人員既要懂管理又要懂檔案學。而從實際的情況來看，許多企業、事業單位的檔案管理人員對于現代化的管理基本知識掌握不足，對于現代化設備的操作技術掌握不夠。而且當前檔案管理人員的流動性很大，很多都是以兼職的身份進行管理的，在結構和能力上都不足以滿足現代化的需求。還有一些檔案館的檔案管理人員年齡偏大，都在50歲左右，這些管理人員的知識更新速度慢，知識結構單一，是不具備運用現代科學技術進行檔案管理的能力的。

2.4 檔案管理現代化的基礎工作不足

檔案管理工作可以將一個地區的歷史發展過程充分的體現出來，能夠為地區的經濟提供前提和基礎。現階段，我國很多地方的檔案管理工作方面，收集文書的類型過多，然而專門的檔案建設卻非常缺乏，比如政治類的檔案過多，而科研類的檔案過少等，還有一些地區只將紙質檔案進行收集，而對圖片、視頻等電子檔案收集忽視了。在這種情形下，館藏檔案就會產生門類不全、資源單一以及信息存儲過少等問題，對檔案資源向生產力進行轉化產生了阻礙作用。此外，很多檔案管理部門的基礎不高，卷宗管理無序，與檔案管理現代化要求相差很遠[2]。

3 檔案管理現代化的改進措施

3.1 更新觀念提升意識

意識、理念的現代化是檔案管理實現現代化的靈魂。也就是說，檔案管理想實現現代化，首先就要從人的意識、觀念的現代化入手，倘若檔案管理人員不具有現代化的觀念，那么檔案管理現代化的實現就無從談起。沒有現代化的管理理念、觀念，就算是檔案管理設備再先進，也不能實現檔案管理現代化。也就是要求在實際的檔案管理工作中，檔案管理人員要從心理、思想上接受科學技術進步以及科學管理的理念，能夠將檔案管理的意識與時代發展的步伐結合起來，能夠將以往的重管理輕利用、等客上門等理念進行徹底的摒棄，將檔案管理由被動服務向主動服務方式進行轉變，將封閉式服務向開放式服務進行轉變，能夠使檔案管理工作與經濟社會發展相適應。

3.2 檔案管理標準化

檔案管理標準化是檔案工作秩序化的前提，是獲得經濟、社會效益的保證，也是推動檔案管理理論發展的手段。在實際的檔案管理現代化實施過程中，想要實現檔案管理標準化，就必須有一套可行性、操作性強的實施標準，制定標準的過程中，要對相關的科學知識進行汲取，使檔案管理科學更加豐富，這是最為關鍵的一項內容。此外，還要使各個檔案館之間的數據進行共享，使檔案館能夠在工作時快速的得到第一手信息。

3.3 多種途徑培養現代化人才

檔案管理現代化的過程是動態的，是不斷變化發展的，這個過程中，就需要現代化的人才，它與傳統的檔案管理人員只需要具有一定的技能就可以了，而現代化的檔案管理人員一方面要有豐富的理論知識，另一方面還要有一定的技術水平和管理能力，此外還需要一定的創新意識[3]。在這種背景下：①要建立嚴格的選拔制度，將合適人放在檔案管理崗位上，這些人的職業素養和道德水平要高一些。②可以開展多樣化的培訓，比如聘請專業的檔案管理教授，以座談會或講座的形式，來講授一些與計算機有關的知識，以及檔案管理方面的技能等等。通過這些方式，可以使檔案管理人員的能力得到提升，使他們的素質得到提升，逐漸向現代化人才方向發展。

3.4 加強檔案基礎工作

①將案卷進行普查，對一些沒有價值的文件進行剔除，避免計算機管理時重復、低效。②對規范案卷進行組合，將案卷進行分類，將具有聯系的文件分為一類，對那些無頁碼、目錄的案例進行整理，對于無標題的案卷進行填寫。③結合檔案館的實際，將著錄工作進行規范，制定出適合本館著錄的工作細則。④進行統一分類號，使查全率得到保證，可以結合《中國檔案分類法》對其進行分類，比如價格問題涉及的較多的，可以將其統一歸為一類，再結合每一個文件的自身特點以關鍵詞標識進行輔助，加以區別。這一過程要做到前后標引統一，同一類文件標引統一。

4 結語

總之，在當前新的發展時期，檔案管理現代化建設已經是一種必然的趨勢和方向。在檔案管理現代化建設的過程中，必須對過程中存在的問題進行正確的認識，才能有針對性地采取相應的措施和方法，使檔案管理現代化手段不斷完善，不斷使檔案管理質量和水平得到提升。

[1]李新梅.現代化檔案管理中檔案管理原理應用[J].科技經濟市場，2014（9）.

[2]周麗華.探討檔案管理現代化存在問題及應對措施[J].城市建設理論研究，2014（8）.

[3]羅彬彬.醫院現代化檔案管理創新思考[J].辦公室業務，2014（21）.