關于施工企業工程項目檔案收集歸檔過程中存在的問題與對策研究

鄧培燕

（廣西建工集團第一建筑工程有限責任公司 廣西南寧 530001）

在施工企業的所有檔案中，工程項目檔案是非常重要的組成部分，真實的反映著工程項目施工的整個過程，從另一個層面彰顯著工程項目的技術力量。在建筑施工企業的發展過程中，工程項目檔案為研究施工企業工程擴建、經營生產、科研開發、工程投標等提供一些科學的依據，所以，我們必須做好工程項目檔案收集歸檔工作。

1 施工企業工程項目檔案收集歸檔過程中存在的問題

1.1 項目施工人員檔案意識淡薄

（1）很多施工企業有下屬的子公司，他們會將自身的利益擺在第一位，為了自身利用檔案的便利，私自占有工程竣工資料和檔案，沒有及時將檔案資料上交給總公司檔案室，進行統一管理，導致施工企業出現工程檔案資料收集難和歸檔難的現象。

（2）現階段，我國以市場經濟為主導，施工企業工作人員檔案管理意識比較淡薄，沒有歸檔意識，人們一般比較重視工程項目的進度、技術和質量以及項目為公司帶來的經濟效益，而忽視對項目過程中產生的檔案資料的收集、歸并，往往采取敷衍的態度，也就是到了交工驗收階段，就開始應付性的準備一些資料，歸檔資料的質量不高。

（3）因為施工人員分布比較廣泛、施工企業流動性大、工程項目多和施工地點分布廣，采取動態管理的模式，會使人員的流動性變大，難以落實相應的責任。比如，一個施工項目在施工完成之后，一般都會取消項目部，施工人員也會解散，將這些人員安排到其他工程中，人員的流動性非常大，導致資料檔案出現流失。

1.2 施工企業工程項目缺少專職資料員和專職檔案人員的業務指導

（1）目前，我國以市場經濟為主，民營企業得到了發展和壯大，很多民營建筑企業承攬了大量的建筑工程項目，這些企業為了促使自身的進步和發展，面臨著巨大的施工任務，很多企業還擁有子公司或項目部，由于經費受限，總公司無法給每一個分公司或項目部配備專門的檔案管理人員。然而，項目資料和檔案的收集歸檔工作不能擱置，因此建筑工程項目檔案資料的管理工作一般都由項目辦公室人員或項目技術人員兼職完成，但是這些兼職人員沒有經過專業的培訓，除此之外，這些人員缺乏專職檔案人員的專門指導，導致資料的收集不夠完整和及時，檔案整理不規范，難以保證項目檔案的質量。

（2）為了順應改革的大潮，適應國家市場經濟的發展，國內大部分企業在探索中進行改革和改制，對現有機構進行精簡，實行崗位定編，施工企業專職檔案管理人員越來越少，某些企業的檔案管理部門僅僅設置了一個崗位，這名員工往往身兼數職。隨著企業生產任務不斷增多，各種各樣的施工檔案也越來越多，檔案管理人員疲于應付日常的歸檔、收集和整理工作，無法全身心的投入到生產項目中，對檔案的原始材料進行判別和現場指導。

1.3 施工企業工程項目規章制度執行力不到位

為了規范施工企業的檔案管理，國家頒布實施了《檔案法實施辦法》和《檔案法》等，國內的建筑施工企業在轉發了頒布的相關文件，并且制定了適合企業發展的《企業文件材料歸檔辦法》等。然而在具體的實施過程中，很多企業卻只是口頭上重視，沒有將相應的規章制度落到實處，比如，在項目的具體實施過程中，管理層往往追求的是節約開支、保證效益最大化，在施工過程中，完全忽略企業內部工程項目管理的規定，將甲方的資料檔案需求擺在首要位置，應付企業對檔案資料的需求，復印甲方提供的檔案資料或只是收集部分甲方提供的檔案資料，導致施工檔案資料不齊全，資料質量參差不齊，無法真實、有效的反映建設項目的實際施工情況，阻礙了建設企業的向前發展和進步。

總而言之，目前建筑企業的項目管理人員檔案管理意識比較淡薄，檔案專業管理人員比較少，項目工程技術人員有令不行、流動性大、有章不依，阻礙了建筑企業檔案資料的管理。在工程項目管理中，沒有采取集中統一管理的模式，對企業的在發展、生產經營及科研開發造成影響。除此之外，收集的資料不準確、不完善，導致檔案資料的價值大大降低，無法發揮其應有的作用，因此，在具體的工作中，必須采取有效的措施，加強對工程項目資料的收集和整理。

2 解決問題的措施與對策

依據《企業檔案管理辦法》中相應的要求和規定：“在企業檔案管理過程中，為了準確的反映企業經營管理、生產、科研和基建等活動的歷史過程與真實情況，必須認真做好企業檔案收集與歸檔工作。”在這個歸檔的過程中，必須保證歸檔資料的完整性，針對施工企業工程項目資料檔案收集與歸檔過程中存在的主要問題，我們必須從加強教育培訓、規范管理制度、完善績效考核機制和健全管理體系等方面著手。

2.1 保證人員到位，加強業務培訓

①確保所有資料員都具有相應的資格證書，從實際情況出發，把資料員培訓納入到企業“五大員”（預算員、安全員、監理員、施工員和材料員）的行列，工程項目的資料員必須持證上崗。②確保工程項目檔案管理人員的穩定性，嚴防代交和代簽現象的發生，不得隨意更換資料檔案員，防止工程項目資料的遺失，促使工程檔案資料管理工作的完整性和連續性。③確保資料手擋渠道的暢通無阻，定期開展業務培訓，培訓的主要內容包括檔案信息化、檔案業務知識和法律意識等，提升檔案管理人員的意識，全面了解檔案資料收集的范圍和種類，主動配合資料管理員的工作，確保資料收集渠道的暢通無阻。④把握關鍵環節和重點環節，這兩個環節的資料必須全部收集，不能出現遺漏，資料管理人員必須將工作落到實處，對項目進行跟蹤調查，做好檔案的收集和整理工作，抓住主要階段和關鍵階段。

總而言之，在施工企業的檔案資料管理工作中，針對收集歸檔中存在的主要問題，必須做到健全管理機制、領導重視、人員到位和完善管理制度等，那么很多資料檔案管理問題就會不攻自破，會大大的提升建筑施工企業的工作效率。

2.2 規范管理制度流程

（1）基于我國施工企業項目資料管理的真實情況，嚴格參照《企業檔案管理辦法》、《檔案法》和《檔案法實施辦法》等相應的文件，逐步制定或完善本企業的《工程項目資料檔案收集歸檔管理辦法》，確保資料、檔案的收集和歸并工作的制度化和規范化，這也是保證企業資料和檔案完善性的基本保障。在企業檔案歸檔管理辦法中，明確工程項目資料檔案交接要求、單位、人員和時間等；明確檔案的專門資料員和分管領導；規定工程項目資料檔案收集歸檔的質量、內容和數量要求；明確工程項目資料檔案人員、負責人和工程技術人員等的職責；明確項目施工階段資料的管理要求；明確資料編制的填寫原則、資料編制依據等。

（2）把工程項目的檔案資料管理工程納入日常計劃中，管理人員依據項目的具體進程，在年初下達項目資料歸檔計劃，相應的資料管理人員每年對資料歸檔情況進行匯總和總結，獎勵那些歸檔完整的項目，通報歸檔不合格的項目。

（3）一旦工程項目竣工后，相應的管理人員必須組織技術人員收集和整理整個項目施工過程中產生的經營檔案資料，交給企業項目管理部門進行審核，通過企業檔案室的核查和清點無誤后，辦理相應的交接手續。

2.3 完善績效考核機制

在工程項目資料收集和檔案歸并工作中，引起領導的重視，將利、責、權有機結合起來，這是非常關鍵的步驟。現階段，我國的工程項目主要采取項目經理負責制，在項目管理考核中，一般都會有工程項目檔案歸并的參與，并且和承包兌現掛鉤。每年，企業都會召開工作會議，在會議期間，管理部門都要統計工程項目檔案的歸檔情況，考評已經竣工的項目。在綜合考評中，將檔案的歸并情況納入考核體系中，將其作為兌現獎勵發放的根據。

3 結語

總而言之，在建筑工程項目施工過程中，工程項目的資料檔案具有記錄施工過程的作用，見證了施工企業的發展歷程，屬于企業長遠發展的信息資源和重要參考，對建設方和施工企業都是一種寶貴的財富。大量的實踐材料證明，施工企業重視檔案管理，工程項目負責人將其落到實處，相關部門之間相關配合、項目工程技術人員和資料員嚴格執行，保證工程項目資料檔案查準率、完整率、查全率、歸檔率和準確率可以達到高標準，促進施工企業的進步和發展，更好的宣傳施工企業，創造更大的社會效益和經濟效益。