淺析建筑工程檔案管理情況及對策

趙文龍

前言

現(xiàn)代企業(yè)管理思想認(rèn)為一個企業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)該與企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展同步，并能對企業(yè)管理提供必要動力支持。企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理工作中的重要組成部分，是記錄企業(yè)施工人員信息、財政支出信息、工程進(jìn)展信息的重要工具。但因我國市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展較晚，企業(yè)管理尚不成熟，建筑行業(yè)的檔案管理存在諸多問題，這些問題嚴(yán)重阻礙了企業(yè)正常發(fā)展[1]。

1　建筑工程檔案管理現(xiàn)狀

1.1　管理部分不重視

在我國，絕大多數(shù)的建筑企業(yè)均存在不同程度的輕視建筑檔案管理，部分企業(yè)對檔案管理僅限于簡單的收集及整理，對檔案管理工作的重視力度不夠。領(lǐng)導(dǎo)階層不重視檔案管理工作，也從一定層面上限制了企業(yè)對檔案管理工作的資金投入。不僅如此，因管理層的不重視，檔案管理工作尚未實(shí)現(xiàn)真正信息化建設(shè)及電子化建設(shè)[2]。其次，因?yàn)楣芾韺拥牟恢匾暎髽I(yè)把更多的人力、物力等資源投向生產(chǎn)領(lǐng)域，在施工時很多重要信息沒有及時收集、歸檔，造成部分重要信息資源丟失，嚴(yán)重影響整個行業(yè)的健康發(fā)展。

1.2　檔案管理措施落后

本文所指的檔案管理措施落后是指，檔案管理質(zhì)量不佳，管理措施落后。大多數(shù)建筑施工管理團(tuán)隊的檔案管理沒有專人負(fù)責(zé)，即使有人負(fù)責(zé)也僅僅采用傳統(tǒng)管理方法，導(dǎo)致重要文件如重要簽章、合格證等資料收集不全。傳統(tǒng)管理中主要是人的管理，建筑檔案管理人員一般都身兼數(shù)職，造成在審查檔案時或出現(xiàn)疏忽，無法準(zhǔn)確記錄相關(guān)資料及管件問題，致使部分檔案內(nèi)容確實(shí)。加之建筑施工本身就是一項(xiàng)大規(guī)模的人力勞動，需要收集及歸檔的信息較多，傳統(tǒng)的檔案管理措施已經(jīng)不能滿足，現(xiàn)階段發(fā)展要求。

1.3　缺乏高質(zhì)量的管理人才

任何行業(yè)的發(fā)展都離不開專業(yè)人才，高質(zhì)量的管理人才是整個行業(yè)發(fā)展的重要保證之一。現(xiàn)階段建筑工程檔案管理人員的從業(yè)狀況來看，中小型的建筑公司的檔案管理多為企業(yè)關(guān)公兼職，他們本職工作可能是會計，也可能是老板，獨(dú)立的檔案管理人員較少。在大型建筑企業(yè)中，雖有獨(dú)立的檔案管理人員，但缺少專業(yè)化、復(fù)合型檔案管理人員。現(xiàn)代科技及經(jīng)濟(jì)要以，企業(yè)管理要向著信息化、科技化、快速化、精確化方向發(fā)展，但傳統(tǒng)的檔案管理人員無法適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理要求，他們大多采用傳統(tǒng)電腦輸入方式或紙質(zhì)登記方式進(jìn)行，無法依靠互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代科技將企業(yè)的檔案的管理工作正式納入經(jīng)濟(jì)發(fā)展大潮流中[3]。

1.4　管理制度不健全

建筑工程企業(yè)的檔案管理工作沒有完整的管理制定，一般企業(yè)只要求兼職人員收集及整理好相關(guān)信息便可，沒有制定完善的管理制度。這樣的情況導(dǎo)致企業(yè)建筑管理工作建設(shè)步伐無法緊跟企業(yè)其他部門，不能實(shí)現(xiàn)應(yīng)有的促進(jìn)企業(yè)發(fā)展作用。不健全的檔案管理制度也致使檔案管理工作出現(xiàn)問題后，找不到具體責(zé)任人，最終只能草草了之，導(dǎo)致相似問題在后期再次出現(xiàn)，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)發(fā)展步伐。

2　建筑工程檔案管理現(xiàn)狀問題的解決措施

2.1　加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)階層的重視

在任何領(lǐng)域及國家，一個企業(yè)部門如果想要健康、快速的發(fā)展，必須得到企業(yè)管理層的重視。我國建筑施工企業(yè)檔案管理工作的重要性應(yīng)該引起管理層的重視。特別是我國現(xiàn)階段的重施工，輕管理企業(yè)思想必須得到改變。企業(yè)管理者要重視企業(yè)檔案管理工作，將檔案管理納入企業(yè)正常管理中來，制定完善的管理制度，引進(jìn)先進(jìn)管理技術(shù)等。同時，針對本企業(yè)先前檔案管理工作中存在的弊端，要敢于自我批評，監(jiān)督檔案管理者工作質(zhì)量等。

2.2　引進(jìn)先進(jìn)檔案管理技術(shù)

本文所指的技術(shù)包括兩類，一類是科技技術(shù)，隨著互聯(lián)網(wǎng)及科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，管理措施也呈現(xiàn)技術(shù)化、信息化，現(xiàn)代科技在降低人力勞動的同時，極大的提升了工作質(zhì)量及速度。企業(yè)就現(xiàn)階段存在檔案管理工作存在的需要，引進(jìn)使用本單位的管理系統(tǒng)，如信息收集系統(tǒng)。管理人員將下面收集上繳的信息錄入信息系統(tǒng)內(nèi)，開放查閱權(quán)限，上信息上交人員查看信息準(zhǔn)確性，如果信息不準(zhǔn)確，信息收集人員與檔案管理人員聯(lián)系，重新錄入信息。使用開放性的信息管理系統(tǒng)，不僅能減少信息收集及收錄誤差，還能提高信息傳播廣度及深度，方便領(lǐng)導(dǎo)階層查看信息。如果遇到相關(guān)問題，現(xiàn)場施工管理人員可立即調(diào)取信息，進(jìn)行查閱，依照相關(guān)規(guī)章制度予以決斷。

2.3　聘用好高質(zhì)量管理人才

任何企業(yè)的發(fā)展都離不開管理人才，人才是企業(yè)發(fā)展的強(qiáng)大動力。針對我國現(xiàn)階段建筑工程檔案管理現(xiàn)狀，應(yīng)該聘用復(fù)合型管理人才。管理人員既要掌握傳統(tǒng)檔案管理措施，熟知建筑施工過程及相關(guān)要點(diǎn)，還要掌握現(xiàn)代企業(yè)管理知識，能熟練操作各種管理軟件，可以對企業(yè)管理提出可操作化的管理意見等。企業(yè)在招聘管理人員時，要有目的有意識到將招聘重點(diǎn)傾向復(fù)合型。只有找到負(fù)責(zé)，認(rèn)真，踏實(shí)的復(fù)合型人才，才能將建筑企業(yè)檔案管理工作提到一個新高度。

2.4　制定檔案管理制度

任何一個企業(yè)或部門的發(fā)展必須有適合本單位或本企業(yè)的管理制度，建筑檔案管理部門也不例外。在建筑施工企業(yè)檔案管理工作開始之前要制完善及詳細(xì)的檔案管理工作，改變先前工作中隨意等工作態(tài)度，將檔案管理正式納入企業(yè)常規(guī)管理中來。①制定責(zé)任制度，檔案管理及收集工作復(fù)雜，任務(wù)重，工作中稍有不慎，就會出現(xiàn)問題。所以，要制定責(zé)任到人的制度，誰的工作出現(xiàn)問題就找誰。這樣做：a.避免了責(zé)任互推造成的不必要損失；b.保證了工作質(zhì)量。②制定監(jiān)督機(jī)制，邀請其他部分工作人員參與檔案管理監(jiān)督工作中來，監(jiān)督檔案管理的每一個環(huán)節(jié)，如果發(fā)現(xiàn)問題及時上報，指正檔案管理工作。③建立懲罰機(jī)制，本月檔案管理工作質(zhì)量較好，可給予適當(dāng)獎勵如獎金或休假等；但如工作出現(xiàn)問題，要給與適當(dāng)懲罰，或罰獎金或?qū)憴z討書等。完整的管理制度有利于企業(yè)檔案管理工作的開展。

總之，建筑工程中檔案管理工作質(zhì)量的好壞嚴(yán)重關(guān)系到企業(yè)發(fā)展的未來，必須得到應(yīng)有的重視。

[1]翟從立，李軍立.強(qiáng)化建筑施工檔案管理工作探析[J].城市建設(shè)理論研究：電子版，2015，5（12）：31～32.

[2]張曉蓉.探究目前建筑工程資料管理中存在的問題與對策[J].科技資訊，2016，14（12）：75.

[3]牛俠.淺談建筑工程檔案管理工作的重要性及管理工作[J].工程技術(shù)：引文版，2016（12）：45.