用過程管理方法探究高校資產管理信息化建設

史秋峰 馬紅梅 鄔月娟

摘要：高校的資產管理信息化存在認知不足、水平偏低、系統功能欠缺等問題。本文分析了高校資產管理信息化存在的問題，研究了用過程管理方法探究高校資產管理信息化建設。

關鍵詞：過程管理;資產管理;信息化

中圖分類號：G647? ? 文獻標識碼：A? ? 文章編號：1007-9416（2018）10-0000-00

過程管理，即PDCA（plan-do-check-act）戴明循環，包括過程策劃、過程實施、過程檢查和過程改進四個部分，是質量管理大師戴明在休哈特統計過程控制思想基礎上提出的。它是IS09000的質量標準體系中的管理方法，出發點是防患于未然，強調加強過程設計的科學性和有效性，注重對過程中發生問題的及時反饋和果斷處理，已被現代企業廣泛運用，我們嘗試用過程管理方法探究高校資產管理信息化建設思路。

1 高校資產管理信息化存在的問題

資產是高校進行教學科研活動的根本保障，也是高校生存和發展的重要條件。信息技術的高速發展使人類社會進入了大數據時代，高校資產管理也進入了信息化時代，但高校在資產管理信息化建設還存在諸多問題[1]。

1.1 對資產管理的認識存在誤區

長期以來，高校國有資產管理觀念陳舊，對資產管理的認識存在誤區。高校資產管理存在“重錢輕物”的落后觀念，普遍重視資金（錢）的管理，在規章制度、辦事流程、財務審計和報賬系統等方面都較為完善，但對于資產實物的管理，往往比較欠缺。高校資產使用存在“視借為有”的誤區，認為下撥的經費是自己所有，盲目購置、隨意處置，閑置浪費現象嚴重，但實質上財政撥款所有權理應屬于國有，而資產的使用權屬于高校，教職工僅是“領用”或“借用”。

1.2 資產管理信息化水平較低

高校資產管理從以往的手工臺賬管理逐步發展到現今的電腦記賬管理，從手工統計到系統自動生成報表，管理效率有了很大提高。但這只是資產管理信息化的初始階段，資產臺帳信息化不等于資產管理信息化，資產報表信息化也不等于資產管理信息化。高校需要的資產管理信息化，是運用資產管理信息系統建立起所有資產的數據庫，實現資產的電子化、數字化、網絡化管理和調度利用的快速運轉，包括資產查詢、建賬、調撥、調劑、處置、統計、盤點、配置、審計等業務流程。既能規范管理行為，又能提高管理效率。

1.3 資產管理系統功能欠缺

一些資產管理系統結構封閉，不能與其他系統，如人事系統、財務系統、地址系統等實現數據互聯。由于缺乏開放，信息不能共享，導致各院系部門為了滿足本單位的教學科研活動，對于資產的配置，特別是科研儀器設備，追求小而全，購買的儀器設備在功能和應用上相差不大，重復購置，導致儀器設備利用率不高，造成閑置和浪費。

2 過程管理方法在高校資產管理信息化中的應用

2.1 運用過程管理辦法設計資產管理系統業務流程

過程方法中指出：為使組織有效運行，組織應當采用過程方法識別和管理眾多相互關聯和相互作用的過程，對過程和過程之間的聯系、組合和相互作用進行連續的控制和持續的改進，以增強顧客滿意和過程的增值效應。過程管理注重協同管理、抓大放小，確保流程規范可靠，而界定“大”和“小”的工作，則通過“關鍵控制點”來完成。比如，在建賬中，必須上傳實物照片、標牌照片，確保入賬時“賬實一致”;與財務對賬時，設立唯一標識符，確定統一核算口徑，確保實時“賬賬相符”;報廢處置時，也必須上傳實物照片和條碼，便于核實資產現狀和銷賬的“賬實一致”。其他過程，如調撥和調劑，由于是學校內部調整，可簡化審批流程，提高辦事效率[2]。

2.2 依托過程管理大數據搭建開放的一站式管理服務平臺

在管理過程中有效發揮大數據價值，運用智能化的分析技術和批量處理方法，全面實現資產系統與財務、人事等相關系統的無縫對接，消除“信息孤島”，做到資產系統人員信息隨人事部門的人員變化實時更新，資產存放地隨房屋管理信息實時更新，財務資產明細賬和經費使用情況隨資產價值信息的變化實時更新，保證資產的價值、存放地、領用人等關鍵信息實時準確。將資產系統與校園信息門戶網對接，方便教職工實時查詢個人資產信息情況和資產各個環節的審批，也為其他業務部門提供學校整體資產情況。實現工作流程標準化、資產信息共享化、資產查詢可視化、業務辦理“一站化”、建賬銷賬精準化、財務資產對賬實時化。從資產入賬、使用、變動，再到報廢處置，對資產進行全生命周期管理，業務審批管理全程可追溯。

2.3 過程管理促使資產管理形成系統化運行體系

過程管理強調對“過程”進行管理，注重進程、工序、工藝，強調對全程的全面把握。為確保國有資產信息的合理性、數據的準確性、操作的規范性，高校資產管理需要全程把握，精細化管理，實時進行監控和反饋。而科學完善的國有資產管理信息系統是高校資產管理精細化的關鍵。對國有資產實行動態管理，充分發揮互聯網的功能，利用條碼、手機APP等技術實現資產的實時盤點，規范業務流程，切實反映資產名稱、使用年限、使用現狀、變動情況等信息，并實時更新，從而形成登記、配置、使用、處置的系統化運行體系。

3 在資產管理信息化建設中應用過程管理需注意的問題

3.1 實施過程管理時充分考慮高校資產管理的特點

過程管理方法雖已充分應用于企業管理實踐，且不少新管理理論、新管理模式都強調應用過程管理方法，但高校資產管理應不同于企業管理，不能照搬照抄，必須充分考慮高校資產管理自身的特點。高校資產管理活動與高校組織架構息息相關，同時，管理人員的管理能力和教職工的接受水平也會受到許多復雜因素的影響，這些是不太可能做到標準化“精細”控制的。因此，我們要在資產管理信息化實施過程中充分考慮這些因素。

3.2 在資產管理信息化中需不斷實踐與創新

在高校資產管理實施過程管理方法時，需要完善管理制度，改變管理觀念，革新管理手段，創建全員參與、職權明確、信息共享的管理體系，提高管理人員的學習能力和業務水平，注重應用先進科技手段，將管理思路、計算機信息技術、物聯網技術等有機結合起來，在實踐中不斷總結、完善和創新，從而提高管理系統的先進性，以適應資產管理的新要求。

4 結語

總體來說，為規范和加強國有資產管理，加快推進資產管理信息化建設，可以實現資產管理動態化、信息化、精細化、系統化運行體系，確保資產安全與完整。同時充分考慮高校自身的特點，在資產管理信息化建設的實踐中不斷總結、完善和創新，持續改進資產管理信息系統，提高高校資產管理信息化水平。

參考文獻

[1] 劉煥新.過程管理方法在企業中的應用[J].企業家天地，2008，（4）：142-143

[2] 袁媛.高校資產管理問題研究[J].科技展望，2015，（10）：195-196

Probe Into the Informatization Construction of Asset Management in Colleges and Universities With Process Management Method

SHI Qiu-feng， MA Hong-mei， WU Yue-juan

（Nanjing Agricultural University ， Nanjing Jiangsu? 210095）

Abstract： There are some problems in the informationization of asset management in Colleges and universities， such as insufficient cognition， low level and lack of system function. This paper analyzes the problems existing in the informationization of university assets management， and studies the informationization construction of university assets management by means of process management.

Key words： process management; asset management; informatization