企業檔案數字化建設工作探討

王寧

（中鐵建工集團山東有限公司 山東青島 266000）

企業檔案是企業的信息資產之一，紙質版的檔案資料不利于保管，隨著現代信息技術的不斷應用和發展，加強企業檔案數字化建設，對于企業檔案的數字化保管、分級保管以及部署管理等具有重要作用。企業檔案數字化建設能夠實現對企業檔案資料的多形式管理，文件的轉換形式更加便利，并且能夠根據實際情況，完成檔案資料的查閱、檢查、補錄以及刪除、修改等。關于企業檔案數字化建設工作的具體實施方案和相關要求等均需要從實踐分析的角度展開研究與探討。

1 企業檔案數字化建設的相關要求

企業檔案管理工作的實施，對于企業信息資源的保護以及企業經營管理計劃的制定等均具有重要的影響作用。由于企業檔案管理是一項較為系統化的工作，在企業檔案實踐中涉及的細節因素較多，因而需要在傳統的管理模式上不斷改進，加強企業檔案數字化建設，提升企業檔案管理的信息化水平。由于我國的大中型企業在檔案管理的實踐工作中，沒有劃分層級化的管理系統，導致企業檔案的信息化程度不一，并且企業在信息設備和硬件設施方面的建設不足，相關人員自身對于數字化企業檔案管理技術掌握不夠，也影響了企業檔案工作實施的效率。針對這些，要加強企業檔案數字化建設，就要完善各種檔案管理的硬件設施，在加強人員的專業培訓的基礎上，提高企業檔案管理水平。此外，在企業檔案數字化建設工作中，需要企業根據自身的業務特點以及檔案信息形成特點，對檔案信息系統進行針對性的設計和開發，重點做好信息保密工作，維護企業檔案管理的安全性與可靠性。

2 企業檔案數字化建設工作內容

2.1 完善基礎設施建設

企業檔案數字化建設工作實踐中，需要對基礎設施的建設工作予以不斷的完善，這是因為在企業檔案數字化建設中，需要企業設計和應用先進的技術設備與信息軟件，在實施檔案管理的過程中，建立專門的檔案數據系統。企業檔案數字化建設工作實踐中，完善各項基礎設施的建設主要包括設備和技術兩部分。基礎設施中對于計算機、服務器、路由器、交換機以及存儲器等均需要用到，對企業檔案信息管理的數據庫系統、操作管理系統以及信息安全系統等也需要做好技術維護，提高企業檔案數字化建設的實效性和實用性。企業檔案數字化建設的基礎設施完善，對于計算機網絡系統，要根據網絡連接的實際距離，對互聯網、局域網以及廣域網等幾種不同的網絡類型進行合理的劃分和使用。

2.2 建立數據庫

企業在經營管理的過程中，需要加強檔案資料的管理，這是因為企業在不同的業務活動中，產生的檔案資料均屬于重要的信息憑證，記錄的信息內容，對于企業的綜合管理以及相關戰略計劃制定等具有重要作用。企業在檔案管理工作中進行數字化的管理，需要對相關應用平臺和數據庫系統等進行建設和完善，并在此基礎上利用先進的計算機網絡，提高企業檔案數字化建設的總體效益。在檔案信息數據庫系統的構建中，要保證數據庫系統的穩定性、安全性、規范性和完整性，同步建立文件型數據庫和檢索型數據庫。企業檔案數字化建設工作的實施，主要是為企業的檔案管理提供先進的信息技術應用平臺，建立和使用的數據庫系統要求具備文本保存和信息檢索的功能。這是因為企業的檔案管理，對于文件信息要能夠實現電子化和數字化的保存，同時，要滿足企業內部人員的檔案檢索和文件調閱需求。

2.3 加強職業培訓

現代企業在經營發展的過程中，要做好檔案管理的工作，這是因為企業的檔案資料關系到企業的業務信息，對于企業的經營、計劃和發展等具有重要的信息參照作用。企業在經營活動中產生的不同業務信息，形成檔案資料，對于這些資料內容的保管，對于企業的綜合管理具有重要的參考和借鑒作用。現代化的信息技術在企業檔案管理中的應用，改變了傳統檔案管理的模式，保證檔案文件信息的安全性和保密性，在企業檔案數字化建設工作中，則需要進一步加強對企業檔案管理人員的專業化培訓，使其能夠強化自己的責任意識，在檔案管理的工作實踐中正確操作和使用相關的數據庫系統完成檔案管理工作。檔案管理人員的專業培訓中，要能夠在信息資源的合理利用中，對檔案資料進行搜集、整理和歸檔，實施規范性操作，使企業檔案數字化建設工作實施更加具有實踐性特點。

3 結語

作為企業內部各項業務活動開展的重要憑證信息，檔案管理屬于企業的信息資源管理無形資產管理，對于企業未來的管理工作規劃以及經營發展戰略制定等具有依據性作用，提高企業檔案數字化建設水平，就是提高企業內部信息管理服務水平。計算機網絡技術的不斷應用和發展，實現了企業檔案管理的數字化管理，這對于提高企業檔案管理的便利性、可靠性具有重要影響。在企業檔案數字化建設工作實踐中，需要企業根據自身的實際月經營發展需求，構建數字化的檔案管理系統和信息平臺，在信息平臺上，對企業的內部相關業務信息進行適當的滲透，使傳統的封閉式管理模式得以突破，提升企業檔案信息的共享效率。企業檔案數字化建設工作不僅需要加強對專業人員的技能培訓，還要更新設備、升級軟件，為企業檔案數字化管理奠定良好基礎，全面有效的提高現代企業檔案管理水平和質量。

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