淺談大數據背景下的電子信息檔案管理

顧鳳來

（中建海峽建設發展有限公司 福建 福州 350014）

1 引言

隨著云計算技術、互聯網技術的誕生，大數據又帶來了一次技術革命，并行較短時間內席卷各行各業。麥肯錫研究所認為大數據即一種規模龐大的數據集合，其特征為數據規模十分龐大、數據流轉十分迅速、數據類型十分多樣以及價值密度比較低。其中，人事檔案主要是記錄各種人才相關信息，通過大數據來管理人事檔案，能夠有效節約檔案信息查找的時間，提供更加便捷的服務。

2 大數據背景下的電子檔案管理優勢分析

2.1 利于提升效率

采取電子信息形式檔案有助于提升相關工作者的工作效率。利用計算機相關管理系統能夠減輕從事檔案管理方面工作人員的工作負擔，有效提升其工作效率，是現階段檔案管理工作實現現代化發展的必然趨勢。

2.2 利于保密存檔

采取電子信息形式檔案有助于保密存檔，當需要對檔案文件進行查閱的時候，無需提供整卷形式的檔案，只需利用智能檢索工具查找自己所需文件即可，如此不僅使查閱更加快速便捷，還有效避免了其他檔案資料在查閱過程中被泄露出去，增強了檔案管理的保密性。

2.3 利于查漏補缺

采取電子信息形式檔案有助于對檔案文件進行補漏增缺。對檔案文件進行查漏補缺時，傳統形式檔案管理必須以手工形式進行拆卷、裝卷，而電子信息形式檔案管理只需在相關管理系統中對其內容直接修改即可，十分便捷，有效提升了工作效率。

2.4 利于標準化管理

采取電子信息形式檔案，通過計算機統一制定標準，對檔案實施智能化管理，使其工作環節更加規范、更加標準，不僅有效提升了工作質量，還減輕了工作人員的工作負擔。

3 當前企業電子檔案管理現狀及存在問題

3.1 檔案管理設施與技術相對落后

對企業單位而言，其在對人事檔案相關管理隊伍進行建設的時候，缺乏不但精通檔案管理相關技術，而且精通計算機相關技術的綜合性人才。企業在進行檔案信息化管理過程中需要計算機方面的技術支持[1]，盡管目前大部分企業都具備檔案管理的信息系統，但因為對人事管理方面基礎設備的相關投入不夠，導致現行的技術手段仍相對落后，部分企業甚至還采用傳統的管理模式，檔案優勢無法得到最大化的發揮，對企業發展造成了一定的影響。

3.2 檔案管理制度欠缺

目前大部分企業在其人事檔案相關管理方面缺乏完善的管理制度，檔案收集及檔案管理缺乏規范性，經常出現檔案丟失現象或者信息缺失現象。此外，企業在其檔案利用及相關評估方面也缺乏合理性，無法體現檔案真正的利用價值。

3.3 檔案管理人員素質相對低

現階段我國大部分企業中從事檔案管理方面工作的人員通常都身兼數職，其檔案缺乏專人管理，導致檔案管理工作效率低下；從事檔案管理方面工作的人員其學歷普遍較低，且年齡也普遍偏大，因此對新事物方面及新知識方面的接受能力不強；大部分檔案管理者缺乏相關培訓，專業知識匱乏，專業技能較差[2]。目前大部分企業仍采取傳統的檔案管理模式，信息化管理的程度普遍較低。

4 大數據背景下電子檔案管理完善措施

4.1 加強檔案設備與技術投入

基于大數據社會背景，企業要想有效解決其目前的困境，一方面需加大檔案管理所需硬件的投入；另一方面需加強軟件方面的建設及相關投入力度。在建設相關管理隊伍的過程中，不僅要配備檔案管理相關專業的人才，還需配備計算機相關專業的人才。如此才能有效提高其工作效率及工作質量。

4.2 完善檔案管理制度

企業單位在收集檔案相關信息、整理信息以及提取信息的過程中需采取一體化形式的控制，而且還應在檔案管理相關工作中實施相應的考核機制，特別是基于大數據社會環境下，其相關工作者必須不斷豐富自身的專業知識、不斷提升自身的專業技能，做到與時俱進，此外還能對其相關工作者進行督促，激勵其工作積極性。

4.3 提升檔案管理人員素質

伴隨大數據的廣泛應用，對于檔案管理而言，傳統的管理模式已無法與社會發展需求相適應，必須對其進行創新，提升相關工作者的綜合素質[3]。主要可從兩方面改進：其一，從事檔案管理的工作者必須具有較強的時代意識，確保其知識水平和技術能力做到與時俱進，以符合大數據社會背景的發展要求；其二，從事檔案管理的工作者必須熟練掌握大數據相關技術，可以利用這些技術對檔案數據進行開發、利用，增加其利用范圍。

4.4 增強檔案管理數據的安全性

基于大數據社會背景下的檔案管理，需充分發揮網絡平臺的巨大優勢，建立便于檔案管理相關工作人員操作的管理軟件平臺。主要可從三方面入手∶其一，健全檔案管理信息化方面的水平，建立大數據網絡平臺；其二，需將大數據這個平臺的優勢進行最大化發揮，整合其相關業務，改進其工作流程；其三，基于大數據社會環境，嚴格把控檔案管理相關部門的制度要求，確保檔案信息的安全性。

5 結語

在大數據的社會背景之下，檔案管理相關工作也必將面臨新的挑戰，但是有挑戰便會有機遇，所以其相關工作人員需積極學習相關理論知識及技術知識，不斷提升自己的業務能力，牢牢抓住機遇，那么其檔案管理工作便會獲得新的發展空間，實現其更大的價值。

[1]鮑春宇.信息背景下企業檔案管理模式的創新[J].化工管理，2015(35)：66.

[2]寧慧敏.大數據背景下事業科研單位人事檔案管理的創新探討[J].人才資源開發，2016(02)：180-181.

[3]魏偉.大數據背景下民政檔案管理工作創新路徑探析[J].經貿實踐，2015(12)：163.