電子檔案的優(yōu)勢及其管理的特殊性基本要素和策略

李 峰

（白城市紅十字中心血站 吉林 白城 137000）

1 引言

電子檔案是通過信息技術保存的文檔資料。國家質量監(jiān)督檢驗檢疫總局頒布的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》認為“在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件”為電子文件。隨著計算機技術和信息技術的不斷發(fā)展，信息化程度越來越高，電子檔案數(shù)量在逐年遞增。這要求必須加強電子檔案管理工作，保證歸檔資料真實性、完整性和準確性。為此，筆者闡述電子檔案優(yōu)勢及其管理特殊性基本要素和策略如下。

2 電子檔案的優(yōu)勢和管理的特殊性

2.1 電子檔案的優(yōu)勢

滿足不同需求。在利用檔案信息資料時，可分為高低不同層次，不同利用者的使用層次需求不同。低層次需求是指基本信息的使用，高層次需求是在基本信息基礎上進行更深層次信息化后的使用。科學合理管理電子檔案，能夠提升檔案信息的使用效率，滿足不同利用者的使用要求，充分發(fā)掘檔案內(nèi)有信息，能根據(jù)檔案資料建立時間、性質、內(nèi)容等進行分門別類，能去偽存真和查缺補漏檔案信息資料。增強電子檔案科學管理，能較好地滿足高層次利用者的使用要求。電子檔案管理不斷標準化、流程化和智能化，能滿足更多不同層次利用者的需求。

節(jié)約成本。在沒有電子檔案管理系統(tǒng)前，保存易破損檔案會產(chǎn)生較大管理成本，即便如此往往仍不能妥善保存，無法避免會出現(xiàn)徹底損壞情況。電子檔案能有效解決這一問題，將極易破損紙質檔案輸入電子設備使其成為電子文件，不僅降低了檔案資料的損毀情況及其管理成本，還可節(jié)省檔案存儲空間。

提升服務質量。檔案標準化、智能化、信息化管理后，能有效彌補傳統(tǒng)紙質檔案資的不足，使利用者可更方便、快捷地查閱到所需要的檔案資料，減少其中繁瑣的使用程序，極大提高檔案服務質量。

2.2 電子檔案管理的特殊性

信息內(nèi)容數(shù)碼化。電子檔案以數(shù)碼或符號等形式存儲和傳輸相關的文書等檔案信息，查詢和閱讀必須通過相應的軟硬件技術還原后才能完成。

文檔處理一體化。檔案管理人員并不參與紙質檔案歸檔前管理，但要參與設計指導電子檔案的處理過程，使之形成滿足歸檔要求的電子檔案信息。在此過程中，為保證電子檔案的可存取性、可用性和可理解性，檔案管理者相互之間必須通力協(xié)作，實現(xiàn)文檔處理一體化管理。

存儲技術復雜化。只要符合相關存儲的內(nèi)外條件要求，紙質檔案即能實現(xiàn)長期保存的目的；要長期存儲電子檔案信息要面對和解決諸多技術問題，有效保存和利用電子檔案必須有一套相匹配的支持技術措施。

開發(fā)利用形式多樣化。開發(fā)利用紙質檔案已有現(xiàn)成的經(jīng)驗，但開發(fā)利用電子檔案信息存在采取何種利用方式和范圍、在什么時間地點以及涉密檔案的保護等諸多現(xiàn)實問題。這要求管理部門要根據(jù)電子檔案的特性和單位的實際情況制定切實可行的措施，以良好的硬軟件設備及其相關技術，保證電子檔案開發(fā)利用率，發(fā)揮電子檔案的作用。

3 管理基本要素

3.1 加強隊伍建設

檔案管理工作質量高低與管理隊伍素質密切相關。應采取針對性措施，通過教育和培訓不斷提高檔案管理人員的專業(yè)水平和職業(yè)道德，適應科技發(fā)展和檔案管理事業(yè)的發(fā)展需求，顯著提高管理水平，不斷提高服務質量。

3.2 建立管理系統(tǒng)

要充分利用檔案信息資源，應當建立有效的檔案管理系統(tǒng)。要強化前后臺、網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫或倉庫等建設，構建并形成全面系統(tǒng)可操作性較強的檔案管理系統(tǒng)應用體系。

3.3 制定并不斷完善規(guī)范標準

傳統(tǒng)和現(xiàn)代電子檔案管理都有自身的規(guī)范標準。在管理過程中存在問題的原因之一是操作流程和工作標準的不規(guī)范。所以，應針對電子檔案信息的實際，構建并不斷修改和完善電子檔案管理規(guī)范標準，并形成獨具特色的管理標準體系。在互聯(lián)網(wǎng)+時代，檔案信息存儲要合理運用分布式、集中、云技術、數(shù)據(jù)倉庫等手段開展相應管理工作。

每個基層單位應根據(jù)電子檔案管理的客觀實際，制定并完善電子檔案管理工作標準。在管理過程中，要嚴格按照工作標準和流程進行操作，并做好監(jiān)督工作。為提高電子檔案管理效率和水平，要制定并落實相關獎懲制度和措施，獎優(yōu)罰劣，真正落實到位工作規(guī)范和標準。

3.4 硬軟件建設

硬軟件設備儀器是電子檔案管理的基礎，在管理過程中必須合理應用。要根據(jù)實際情況做好在安全、網(wǎng)絡和應用系統(tǒng)的建設、服務器、計算機等相關設備儀器的合理配置。

4 電子檔案管理策略

4.1 建立管理制度

要建立完善的檔案信息利用批度，使利用者在查閱和使用檔案信息時明確其權限，減少檔案信息的濫用和亂用。要建立健全檔案信息管理制度，有效存儲和利用檔案信息。相關部門可利用互聯(lián)網(wǎng)技術收集與管理檔案信息，及時收集完整檔案，確保電子檔案的實時性，全面滿足不同要求和層次的使用需求。要做到紙質檔案與電子檔案互補，根據(jù)檔案信息實際情況來創(chuàng)新科學合理的管理模式，不斷提升電子檔案利用效率和服務質量。

4.2 規(guī)范利用方式

應根據(jù)檔案利用者的實際情況和檔案密級嚴格規(guī)范檔案信息利用內(nèi)容和利用方式。絕密的電子檔案信息應禁止使用拷貝方式進行查閱和使用，要全程監(jiān)控瀏覽過程，避免資料被復制和盜取。在應用互聯(lián)網(wǎng)提供檔案信息利用時，要加密處理絕密檔案，定期更改安全密鑰，避免人為原因導致無法挽回損失。

4.3 增強管理意識

要提高電子檔案管理水平，必須增強管理意識，使管理者明確電子檔案管理在經(jīng)濟社會發(fā)展中的重要性和意義，提高管理者的重視程度。相關部門應定期開展管理人員培訓和教育工作，使其深入學習和掌握電子檔案管理的知識和理念，增強責任感，使其認識到管理工作的重要性，斷完善和加強電子檔案管理工作。

要根據(jù)本單位實際確定是否采用推廣使用電子檔案管理方式，不得強行推廣。各單位要因地制宜地開展電子檔案管理。館藏量較少的單位較易推廣低程度電子檔案管理，原因在于數(shù)據(jù)量有限，難以提高管理效率。

4.4 保存與維護電子檔案

保證電子檔案的原始性。應用計算機技術，以原始形式還原顯示較為特殊的檔案。

保證電子檔案載體物理安全。電子檔案是在磁光介質載體脫機存儲檔案信息資料，應直立排放電子檔案載體，滿足避光、防塵、防變形以及遠離強磁場和有害氣體的基本要求，必要時配備防磁柜等設施，保證電子檔案載體物理安全。

定期有效檢測維護電子檔案。電子檔案載體易受保存環(huán)境的影響，不外借電子檔案封存載體，定期檢測、拷貝和維護電子檔案信息及其設備儀器，在登記表中詳細記載定期檢測和維護結果，對出現(xiàn)的問題及時予以解決。

4.5 保證電子檔案網(wǎng)絡安全

病毒會不斷威脅電子檔案網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全，應建立安全的網(wǎng)絡體系。要設置防火墻和訪問者身份驗證兩道防線，針對網(wǎng)絡非法操作設置網(wǎng)絡權限。

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