信息時代事業單位檔案管理建設的策略

馮 靜

（大連金普新區建筑節能管理辦公室 遼寧 大連 116100）

1 引言

毋庸置疑，眼前的時代是屬于信息化的時代，各行各業都在致力于提升工作效率，將信息化作為企業或組織發展的方向，在事業單位內的檔案管理工作同樣是這樣。國內的檔案管理工作在許久之前都已經開展了信息化方面的工作，經過十數年的發展，也取得了一定的成果。不過相較于發達國家，國內的檔案管理工作，特別是在信息化建設領域十分不足。故而，在進行檔案管理時，要積極推進對檔案管理信息化建設對策的研究，在此基礎上找出促進事業單位檔案管理信息化建設的有效舉措。

2 檔案管理信息化內涵

2.1 檔案管理信息化概念

我們通常對檔案管理信息化的定義就是，在信息化建設的指導下，進行檔案管理工作，在相關機構的協調統一下，在檔案管理過程中引入現代信息技術，之后系統進行處理、信息傳遞，將信息資源進行數字化處理，將管理工作實現全程網絡化，實現檔案信息資源的合理分配和信息共享。

2.2 檔案管理信息化的必然性

實現檔案管理信息化是對現有檔案進行保護的必然要求。如果實現信息資源的數字化，那么檔案保存的困難程度將會大大降低，檔案原件保存的時間就會更長；一些受損數據以及原件都能夠借助計算機技術進行修復，電子系統的備份功能將紙質檔案由于環境變化受到損壞的可能性徹底消除；與此同時，電子檔案查找起來也是極快的。當前，各事業單位的外在條件都已經具備，設備與技術等物質基礎已然準備就緒。此外，很多事業單位還進行了相關規章制度方面的建設，如此一來，進行檔案信息化管理的制度保障也已經就緒了。

3 檔案管理信息化建設的優勢

3.1 優化檔案存儲環境

經過調研發現，當前諸多事業單位檔案管理工作依舊還在管理紙質檔案的層次，現行的檔案管理工作還是以紙質為核心，這種方式，無論在存儲方面還是在管理方面都極其依賴于外界環境。如若引入信息化的檔案管理技術，將削弱外界環境對檔案管理工作的影響。首先，進行信息化的管理必然會在存取效率上實現一種提升，這也擺脫了對于紙質的依賴性，避免了高溫、受潮等外界環境變化對檔案的不利影響；其次，可以無限制拓展存儲空間，在當前信息化條件下，檔案資料可以隨時存儲于硬盤設備與其他云端，對于數字信息的存儲只要很小的存儲空間就能夠實現；最后，相較于以往的存儲方式，進行信息化管理將極大地減小對環境的依賴程度，減小成本投入。

3.2 便于檔案資料永久保存

傳統的檔案由于使用紙質存儲的緣故，一旦外界環境發生變化，就很容易出現霉變、變質等狀況，并且極易受損，這就使得檔案管理任務繁重而且難度極高。一旦在管理過程中出現失誤甚至是操作錯誤，就將給單位帶來極大的負面影響。然而檔案管理信息化的出現就能夠完美的解決這一問題，我們可以利用信息技術對檔案備份，將數據放在信息系統中，如此一來不但縮小了檔案占據的空間，還最大程度的降低了外界環境對檔案管理工作的影響，保障了數據的完整性和真實性。

3.3 信息檢索快捷化

在全球信息化的今天，信息檢索工作的好壞將直接影響企業或組織未來的發展。優化檢索效率，將實現單位管理水平與工作質量的全方位革新。在進行傳統檔案管理工作時，信息檢索工作是極其困難的，但是一旦運用現代信息化的管理模式，就將大幅度提升檢索效率。首先，新一代的檔案管理模式必須借助數字化檔案才能實現，通過電子媒介，在檢索時將不會遺漏任何信息，只需鍵入目標條件，就能夠檢索出所有相關的有價值信息。其次，進行信息檢索的時間也是極短的，現代計算機技術的檢索速度實現了以秒為計算單位，這樣一來信息數據的使用率也得到了提升。最后，在進行高頻率的信息檢索時，再也不用擔憂對紙質檔案的損壞了，這也簡化了檢索流程的復雜程度，在安全性方面也是一種提升。

4 提升事業單位檔案管理信息化建設的策略

4.1 提高對檔案信息化建設的認識

進行檔案管理信息化建設，需要具有極強的系統性，故而，在實施過程中必須要引起相關部門足夠的重視，意識到其關鍵性作用。與此同時，從業人員要在管理方式上進行革新，顯示出檔案管理信息化建設的必要性，強化從業人員對其認知程度，激發人們的認同感，便于工作的開展，做好各單位間的協調工作，本質上提升檔案管理的作業效率，進而促進組織內各項工作效率方面的提升。

4.2 加強信息化建設平臺推廣模式的構建

我們搭建一個檔案管理信息化平臺，目的在于使得信息檢索更加高效、便捷，從而帶來工作效率的提升。故而，在開展信息化建設的進程中，相關部門應該增加宣傳力度、擴大影響力。并且，還應該在部分檔案管理信息化建設比較完善的單位中學習有價值的經驗，通過增加平臺的使用率，來推進事業單位檔案管理信息化建設。

4.3 配備統一、實用的軟硬件設備

如若要建立一個健全的檔案管理信息化平臺，就必須要有一個完善的軟硬件設施作為先決條件。檔案管理工作的重點在于完好的存儲檔案資料，使其受損程度降到最小，保留最大真實性，這時候優良的設備就顯得格外重要了。并且，軟硬件基礎設備必須要具有一致性，不然很容易發生數據不兼容的現象，或者信息不能識別，數據轉存故障，不能實現自動搜索等故障。有鑒于此，唯有一致型號、規格的軟硬件設施，才可以在物質上進行保障。筆者在此建議，各個事業單位應該加強溝通，盡量使用一致的、使用較多的標準化設備，加強與國際上軟、硬件做的較好的公司的溝通聯絡，打造自己的檔案管理操作系統，方便處理自己的數據信息。

4.4 優化檔案管理信息化工作人員素質

從事檔案管理的工作者是進行檔案管理的核心，故而，他們的專業素養將直接左右檔案管理信息化建設的成敗。第一步就是要處理部分單位沒有設置檔案管理崗位的問題，必須要保證管理工作要有專人負責。然后就是要開展周期性的培訓工作，讓從業人員意識到檔案管理信息化的重大意義。最后一點，就是要讓工作者具有使用信息化設備的能力，提高他們對平臺運用的熟練程度，保證信息化建設確實能夠發揮其應有的價值。

5 結語

檔案記下來歷史上發生的一系列重要事件，故而，該資料是可信的、真實的、有歷史沉淀感的，其還在某種程度上左右著社會事業的走向。實踐一次次證明，事業單位檔案管理工作必須要實現信息化，這是時代的走向、歷史的必然，同時也是優化檔案管理效率的關鍵舉措。

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[2]陳其灝.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].社會科學(引文版)，2017(9)：00146-00146.

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