事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題和應(yīng)對(duì)措施

董建峰

（白城市衛(wèi)生急救中心 吉林 白城 137000）

1 引言

檔案在保證事業(yè)單位高效、協(xié)調(diào)、有序運(yùn)行具有重要的作用。國(guó)家制定了事業(yè)單位檔案管理工作制度，各單位應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，體現(xiàn)制度的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。同時(shí)不同單位的服務(wù)范圍和工作性質(zhì)不盡相同，要根據(jù)自身特點(diǎn)和國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，制定并完善符合自身實(shí)際的檔案管理體系，最大程度發(fā)揮檔案管理的作用。為此，筆者結(jié)合實(shí)際工作，總結(jié)分析事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題和應(yīng)對(duì)措施如下。

2 存在問(wèn)題

2.1 投入力度不足

受到事業(yè)單位人力資源的限制，檔案管理人員以兼職為主，往往只是按部就班完成領(lǐng)導(dǎo)派發(fā)的任務(wù)，執(zhí)行有關(guān)部門(mén)派發(fā)的文件，不重視檔案管理工作在單位和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的重要性。在日常工作不能及時(shí)歸類(lèi)、存放檔案，檔案雜亂不堪，不便于檔案檢索和利用，不利于單位工作的順利開(kāi)展。

2.2 基礎(chǔ)業(yè)務(wù)較薄弱

領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，有的事業(yè)單位可能尚未形成完善的檔案管理體系，甚或停留在紙面上難以真正落實(shí)。對(duì)于落實(shí)檔案體系的事業(yè)單位，檔案管理沒(méi)有系統(tǒng)指導(dǎo)，沒(méi)有明確歸類(lèi)存放檔案文件，出現(xiàn)雜亂不堪這一嚴(yán)重現(xiàn)象。

2.3 工作環(huán)境簡(jiǎn)陋，安全性差

由于單位不重視檔案管理工作，工作環(huán)境往往非常惡劣。檔案室往往十分簡(jiǎn)陋，不能提供一個(gè)安全的檔案保存環(huán)境，具有發(fā)生火災(zāi)或被盜的風(fēng)險(xiǎn)；其次，有的檔案室設(shè)立在辦公室內(nèi)，不利于其他部門(mén)查找檔案；最后，檔案管理設(shè)施陳舊，防火防盜設(shè)施不足，不能保證檔案的絕對(duì)安全。

2.4 檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)不高

有的事業(yè)單位沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理隊(duì)伍，往往由其他專(zhuān)業(yè)人員兼職檔案管理工，致使檔案管理不具有專(zhuān)業(yè)性，不能根據(jù)業(yè)務(wù)需要收集、歸檔、保存和利用檔案。頻頻更換檔案管理人員不利于檔案管理工作的順利開(kāi)展，交接時(shí)難免存在不同問(wèn)題，增加了后續(xù)檔案管理工作的復(fù)雜性。

2.5 不能合理開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源

檔案管理是目的是為了開(kāi)發(fā)和利用。實(shí)際工作中，事業(yè)單位往往只重視檔案收集和存儲(chǔ)，工作重點(diǎn)僅保證檔案的安全無(wú)損，沒(méi)有積極開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源，不能及時(shí)應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，失去了檔案本身的社會(huì)價(jià)值。

3 應(yīng)對(duì)措施

3.1 建立健全檔案管理體系

以科學(xué)性和合理性為依據(jù)，制定各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度并落到實(shí)處。規(guī)章制度不要長(zhǎng)篇大論，應(yīng)以方便日常管理工作為原則，具有可操作性，充分發(fā)揮管理體系的應(yīng)有價(jià)值。

規(guī)章制度具有平等的約束力。建立檔案管理體系不只約束檔案利用者，同樣約束檔案管理者。在制度面前人人平等，才能真正落實(shí)檔案管理體系。

建立明確的獎(jiǎng)懲機(jī)制，約束員工遵守規(guī)章制度。檔案管理部門(mén)要建立明確的獎(jiǎng)懲機(jī)制，懲治那些破壞檔案和不嚴(yán)格履行規(guī)章制度的人員，表?yè)P(yáng)表現(xiàn)優(yōu)秀人員。

3.2 提高檔案管理水平

要積極宣傳檔案管理工作在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的作用，明確檔案管理對(duì)單位高效、協(xié)調(diào)、有序運(yùn)行的意義，突出檔案管理工作的重要性；要建立一支專(zhuān)業(yè)的檔案管理監(jiān)督隊(duì)伍，負(fù)責(zé)檢查和監(jiān)督檔案管理工作，保證科學(xué)有完成檔案管理工作；要建立檔案管理考核機(jī)制，定期考核并公示檔案管理工作質(zhì)量及其考核結(jié)果，讓檔案管理者及時(shí)找出自身工作的不足，以不斷改進(jìn)；要制定和實(shí)施檔案管理工作質(zhì)量評(píng)價(jià)體系，促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化。

3.3 推動(dòng)檔案信息化管理

隨著科技水平的飛速發(fā)展，高科技設(shè)備的應(yīng)用提高了工作效率和工作質(zhì)量。在檔案管理工作中，應(yīng)充分利用高科技設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，不斷提高檔案的效能，延長(zhǎng)檔案的存儲(chǔ)壽命，縮短檔案檢索查詢(xún)時(shí)間。首先，事業(yè)單位檔案管理部門(mén)要及時(shí)收集和整理本單位檔案，保證檔案的實(shí)效性；其次，檔案管理應(yīng)引入計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代科技設(shè)備，將紙質(zhì)檔案?jìng)鬏敱４娴接?jì)算機(jī)內(nèi)形成數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的科技化管理和數(shù)字化管理；最后，要利用網(wǎng)絡(luò)的共享性，向全社會(huì)提供一流、專(zhuān)業(yè)和最新的檔案信息，實(shí)現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)的全社會(huì)共享，方便利用者高效利用檔案信息。

3.4 加強(qiáng)檔案保密工作

檔案部門(mén)一定要實(shí)現(xiàn)獨(dú)立化辦公，與其他辦公部門(mén)分開(kāi)，保證涉密檔案的安全性。對(duì)于國(guó)家要求保密的檔案，一定要加大保護(hù)力度，設(shè)立獨(dú)立的保護(hù)區(qū)域，專(zhuān)人負(fù)責(zé)，杜絕泄露現(xiàn)象的出現(xiàn)，防止威脅和損害單位本身和國(guó)家的利益與安全。

要認(rèn)真做好檔案審查工作。檔案的審查工作是檔案利用前的重要工作，是檔案利用的重要環(huán)節(jié)，關(guān)鍵性工作是科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定檔案的利用與控制使用范圍，必要時(shí)請(qǐng)檔案管理部門(mén)的專(zhuān)家把關(guān)。檔案管理者根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)逐件初步審查所利用的檔案，判定好利用與控制使用范圍；由具有較高政策水平和業(yè)務(wù)能力的管理者進(jìn)行中審，重點(diǎn)對(duì)初審中沒(méi)能判定利用與控制使用的部分檔案確定范圍；由業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)初審和中審的情況綜合分析、審查，最終決定與批準(zhǔn)檔案的開(kāi)放與否。

妥善做好檔案的解密工作。根據(jù)《保密法》規(guī)定確定涉密檔案的不同等級(jí)，不同的密級(jí)采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但秘密不是一成不變的，具有一定的時(shí)效性：隨著時(shí)間的推移或秘密保管期限屆滿(mǎn)，會(huì)失去保密價(jià)值此時(shí)不能按原有保密文件管理，應(yīng)按公開(kāi)文件管理。在成為公開(kāi)文件前，保密文件必須遵循《保密法》“國(guó)家秘密事項(xiàng)在保密期限內(nèi)不需要繼續(xù)保密的，原確定密級(jí)和保密期限的機(jī)關(guān)、單位或者其上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)及時(shí)解密。”之規(guī)定解密。

3.5 做好檔案利用的基礎(chǔ)工作

要利用原有基礎(chǔ)進(jìn)行系統(tǒng)整理，達(dá)到科學(xué)分類(lèi)、合理組卷、清楚編目、系統(tǒng)排列的要求，進(jìn)一步提高利用檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量。同時(shí)按照適應(yīng)利用后檢索與管理的要求，建立健全檔號(hào)，編制新的檢索工具。對(duì)珍貴重要的檔案要采取抄錄、復(fù)印、照相等形式復(fù)制，留好檔案副本，提高檔案資料的使用壽命，最好采用現(xiàn)代科技設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化信息化管理。

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理存在投入力度不足、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)較薄弱、工作環(huán)境簡(jiǎn)陋安全性差、檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)不高以及不能合理開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源等問(wèn)題，檔案管理者要增強(qiáng)自己的責(zé)任感和職業(yè)歸屬感，明確檔案管理的重要性，完善檔案管理體系，創(chuàng)新檔案管理模式，應(yīng)用現(xiàn)代科技推動(dòng)檔案信息化管理，加強(qiáng)檔案保密并做好檔案利用的基礎(chǔ)工作，不斷提高工作效率與質(zhì)量，推進(jìn)檔案管理工作穩(wěn)定運(yùn)行，提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)利益和社會(huì)效益的最大化。

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