檔案信息化建設研究

孔祥寧

（中國石油集團東方地球物理勘探有限責任公司 河北 涿州 072751）

檔案信息化建設研究

孔祥寧

（中國石油集團東方地球物理勘探有限責任公司 河北 涿州 072751）

隨著我國經濟和科技的發展，網絡技術已經基本覆蓋大部分地區，同時大多數企業也將計算機技術應用在企業的檔案管理中。計算機技術的應用能夠實現檔案管理的信息化和科學化，對于提高企業管理來說具有重要意義。本文主要對檔案的信息化建設進行研究，首先介紹了檔案信息化建設的重要意義，然后談了當前檔案信息化建設中存在的問題，并提出了解決建議。

檔案工作；信息化建設；企業管理

1 引言

計算機網絡技術的發展使得信息化管理不再困難，隨著企業管理技術的改善，傳統的檔案管理方式已經不再適應今天的形勢，因此應該對檔案管理進行改革。將計算機網絡技術應用在檔案管理工作中是當前檔案管理和建設的一個趨勢，它能夠對檔案資料進行實時管理，同時縮減了檔案管理的工作崗位和工作人數。然而在檔案信息化的建設中也應該注意諸多問題，防患于未然，才能保證檔案信息化建設的順利開展。

2 檔案信息化建設的重要意義

2.1 提高檔案管理的科技含量

通過檔案信息化建設，將計算機技術與檔案管理工作結合起來，能夠提高檔案管理的科技含量，促使檔案管理部門從傳統的封閉式管理逐漸變為開放式管理，提高管理的透明度，將檔案管理的信息收集、整理、分析和歸檔工作整合起來，方便數據的存儲，促進企業內部資源的合理配置，提高經營效率。

2.2 方便數據的檢索和調取

傳統的檔案管理主要采取人工管理的方式，不僅速度慢，而且浪費人工成本，實現檔案的信息化管理，能夠通過計算機技術迅速找到需要的數據和資料，省去了人工查找的麻煩，而且可以通過多條件查找、目標查找等多種方式進行搜索，從大量的數據庫中搜檢到需要的資料，迅速調取出來，這是傳統的檔案管理無法比擬的優勢。

2.3 提高管理效率

將計算機網絡技術與檔案管理工作相結合，大大提高了檔案管理的效率。通過網絡計算機技術，能夠實現對檔案信息的整理和分析，對于建立檔案工作人員來說，計算機能夠對檔案進行整合，迅速生成檔案目錄，對于查閱檔案的人員來說，通過計算機的搜索功能，能夠迅速找到自己需要的信息，網絡計算機技術使得檔案的管理和查閱工作都變得方便簡單[1]。

3 當前檔案信息化建設中的問題

3.1 思想觀念上缺乏重視

當前很多單位的領導對于檔案的信息化建設沒有給予足夠的重視，認為檔案管理對于企業經營和發展來說沒有重要作用，檔案信息化的建設需要投入大量的資金和設備，同時需要派遣專業的人員進行維護和管理，這都需要管理者從經營資金中予以抽調，會影響企業其他業務的經營，因此有的企業管理者沒有將檔案信息化建設放在應有位置，沒有認識到檔案信息化建設對企業信息管理所產生的重要意義。另外企業中落后的管理觀念、人才儲備不足等問題都嚴重制約了檔案信息化建設。

3.2 檔案信息化建設流于形式

很多企業的檔案信息化建設只是為了跟隨大流，信息化建設只是對目錄錄入和數字化掃描進行改善，這種流于形式的建設方式對于檔案的信息化建設來說是毫無益處的。要想構建一個健全的檔案管理系統，不僅需要在技術上進行改善，還需要建設一個完善信息化系統，用強有力的制度保證信息化建設的實施。只注重表面而不注重實質建設的方式不僅不能為企業帶來經濟效益的流入，反而會增加企業的額外負擔。

3.3 檔案信息化建設不規范

檔案信息化的建設不僅能為企業經營提供充足的動力，同時也是經濟社會發展的共同要求，因此企業在建設檔案信息化的過程中應該采取統一的建設標準，實現檔案信息化建設的規范化和科學化，但是當前的檔案信息化的建設沒有統一的標準，各個企業都有自己的建設方案，這就導致檔案信息化建設不規范的問題。檔案信息化建設不規范不僅導致行業內部建設標準不統一，同時也導致企業管理出現麻煩[2]。

4 檔案信息化建設的改進措施

按照國家和政府出臺的有關文件，應該對檔案信息化建設中存在的問題進行糾正，保證檔案信息化建設工作的順利開展。

4.1 從思想認識上給予高度重視

提高對檔案信息化建設的重視程度，是開展檔案信息化建設的前提條件，只有深入了解檔案信息化建設對企業經營和行業發展起到的重要作用，才能落實到行動上，主動采取措施，促進企業檔案的信息化建設。提高重視程度應該主要從高級管理人員和檔案管理人員兩個層次入手，高級管理人員是企業戰略的制定者，只有高層制定完善的檔案信息化建設方案，下級部門才能按照方案組織實施。檔案管理部門也應該對檔案信息化建設給予高度重視，積極配合上級部門的決策，制定合理的實施方案，為企業建設檔案管理制度提供便利條件。企業的高級管理人員可以加強宣傳，提高檔案管理部門、制度設計部門、人事管理部門對檔案信息化建設的重視程度，做好相關法律法規的普及工作，促使員工明白檔案信息化建設是與他們的工作密切相關的，同時也是每個員工應盡的責任和義務，發動全部力量搞好檔案信息化建設。

4.2 建設統一規范的標準

建設統一規范的標準，首先要保證具有完善的法律法規體系，同時行業內部應該制定統一的管理標準，在檔案信息化建設過程中提供制度規范，為檔案信息化建設工作保駕護航。行業協會應該制定統一的指導標準，企業在檔案信息化建設過程中，嚴格按照行業標準組織建設，實現行業檔案信息化建設的規范化和標準化[3]。另外對于檔案信息化建設的技術標準也應該執行統一的規范，如檔案的整理依據、檔案數量的統計標準、檔案資源傳輸的標準、網絡平臺的共享等，都應該進行引導和規范，只有這樣才能使得信息系統的各個部分之間相互協作相互合作，加強不同工作模塊之間的聯系，促進系統標準化建設。如果檔案信息化的建設過程中缺乏規范的標準給予指導，那么檔案資料庫中的信息系統就無法正常運行，如果企業各個部門之間各行其事，沒有統一的規范，那就很難實現檔案管理的效率。

4.3 加強基礎設施建設

基礎設施建設是檔案信息化建設的重要組成部分，基礎設施建設主要是指檔案信息化建設過程中的硬件設施的配備，如計算機和配套系統等，基礎設施的建設不僅要建設完善的網絡系統，還要配備檔案數字化設備系統。網絡系統的主要功能是將文檔和數據在不同設備之間進行傳輸，實現資料的分享，將紙質的文檔和數據通過掃描系統錄入計算機，并進行數字化處理，可以構建完善的檔案信息資料系統，實現隨時查閱和調取。檔案數字化設備的構成是多種多樣的，如打印機、復印機、掃描儀、數碼相機等等，通過不同設備的組合，可以對數據進行掃描和儲存，通過計算機實現目錄自動生成，并按照一定的編碼順序進行儲存，實現全過程一體化管理。基礎設施的建設是檔案信息化建設的一個重要工作，關系著檔案信息化建設的成敗，因此應予以高度重視。

5 結語

檔案管理是企業管理中的一個重點工作，關系著企業的經營和發展。在新時代新背景下檔案管理應該主動舍棄與企業發展不符的管理方式，尋求新型的建設方式，信息化建設能夠提高檔案管理效率，提高管理工作的科技含量，節約管理人員時間，以便于能夠將大部分精力用于企業的戰略管理上。檔案信息化建設是企業發展的要求，更是時代進步的要求，應充分利用科技條件，實現檔案信息化建設，服務社會和大眾。

[1]張英奎，王飛，房彥君.大數據時代的企業檔案信息化建設[J]. 北京化工大學學報(社會科學版)，2014，(03)：32-36.

[2]趙群.解析檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J]. 辦公室業務，2014，(23)：150-151.

[3]朱麗梅.構建檔案信息化建設的績效評價指標體系研究[J].檔案與建設，2015，(08)：20-25.

G271 【文獻標識碼】A 【文章編號】1009-5624（2018）01-0077-03