新時期人事檔案管理工作探析

常曉蕾

（新疆和田地區(qū)人民醫(yī)院 新疆 和田 848000）

新時期人事檔案管理工作探析

常曉蕾

（新疆和田地區(qū)人民醫(yī)院 新疆 和田 848000）

事業(yè)單位在日常運轉(zhuǎn)的過程中需要大量的從業(yè)人員，為了加強對從業(yè)人員的管理，需要建立人事檔案資料。人事檔案資料不僅提高了單位的管理效率，而且能夠讓人才找到合適的崗位，進而創(chuàng)造更大的價值。在技術(shù)化、信息化發(fā)展日益快速的今天，事業(yè)單位的人事檔案管理工作不僅日益重要，亟待采取積極有效的措施來提高管理水平和管理效果。本文介紹了新時期人事檔案管理中存在的動態(tài)性不足、管理模式較為滯后的問題，并從加強人事檔案的動態(tài)管理和提高人事檔案的管理水平來提出具體的解決措施。

新時期；人事檔案；檔案管理

1 引言

傳統(tǒng)的人事檔案管理方式難以適應(yīng)不斷流動的從業(yè)人員，因此在新時期內(nèi)，事業(yè)單位要不斷創(chuàng)新人事檔案的管理方式，不斷調(diào)整人事檔案的管理方式，并且逐漸應(yīng)用計算機技術(shù)來管理人事檔案，不僅提高人事檔案的管理水平和管理效率，而且能夠滿足社會發(fā)展的要求，適應(yīng)時代發(fā)展的需求。

2 加強新時期人事檔案管理的重要意義

人才是企業(yè)發(fā)展的重要力量，所以要對人才進行管理。由于新時期內(nèi)人才的流動速度和流動頻率在不斷加大，所以人力資源要加強對人才的管理。在新時期內(nèi)，企業(yè)加強人事檔案管理的重要意義主要表現(xiàn)在如下兩個方面：一是人事檔案可以作為企業(yè)挑選優(yōu)秀從業(yè)人員的重要依據(jù)。人事檔案是從業(yè)人員的信息記錄表，記錄從業(yè)人員的受教育程度、專業(yè)水平、主要業(yè)績等，通過檔案中的相關(guān)資料可以掌握從業(yè)人員的信息，并且出于工作內(nèi)容、長遠發(fā)展等方面的考慮來選擇合適且優(yōu)秀的人才，進而做到人盡其才，為單位創(chuàng)造更到的價值；二是合理配置人力資源。事業(yè)單位中經(jīng)常存在人員在不合適的工作崗位上工作，雖然任勞任怨、兢兢業(yè)業(yè)，但是并沒有創(chuàng)造更大的價值，如果根據(jù)人事檔案中的資料內(nèi)容對其工作內(nèi)容進行調(diào)整，在合適的崗位上將很快能上手，并且有條不紊，提高工作效率和業(yè)績水平。為了讓人才找到自身的發(fā)展方向，并且為事業(yè)單位創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益，在新時期范圍內(nèi)加強人事檔案管理具有重要意義[1]。

3 新時期人事檔案管理工作中存在的不足

首先是從業(yè)人員在入職初期建立人事檔案，介紹從業(yè)人員的學歷、工作經(jīng)歷等，然后將其歸類編碼，放入檔案庫中，進而完成從業(yè)人員的檔案管理工作。檔案內(nèi)容缺少變動，沒有增加從業(yè)人員職務(wù)變遷、學歷變動、家庭關(guān)系等方面的變化。再次是收集的資料內(nèi)容比較單一，并且比較被動，主要是依靠從業(yè)人員個人填寫的資料為主，即使是在工作期間取得的重大工作成果也沒有記錄到人事檔案信息中。人事檔案中的基礎(chǔ)資料不全，只有部分內(nèi)容，所以無法真實地全面地反應(yīng)從業(yè)人員的個人信息資料。

其次，信息化管理檔案的方式尚未普及，大量的用人單位依然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，從業(yè)人員在入職前填寫個人的信息資料，然后簽訂就業(yè)合同，將從業(yè)人員的單位資料進行編號、歸檔，工作量巨大。

最后，部分單位和部門逐漸嘗試將從業(yè)人員的信息和檔案目錄輸入到計算機中，通過系統(tǒng)來檢索和調(diào)閱資料，但是應(yīng)用范圍較窄、應(yīng)用層級較低，尤其是一些中小單位，片面地認為從業(yè)人員較少，無需對其進行信息化管理。

4 完善新時期人事檔案管理工作的主要措施

人事檔案記錄從業(yè)人員的工作經(jīng)歷、工作能力和工作業(yè)績等方面的內(nèi)容，是了解和管理從業(yè)人員的重要信息載體。隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展和個人追求的變化，傳統(tǒng)的一份工作干一輩子的現(xiàn)象將越來越少，從業(yè)人員的流動性逐漸加大，這就相應(yīng)地加大了人事檔案管理工作的難度，所以，注重動態(tài)管理及管理制度的完善，是人事檔案管理效果相對提升的必然需求。

4.1 加強對人事檔案的動態(tài)管理

人力資源部門是人事檔案的主要管理部門，但由于單位的人力資源部門的從業(yè)人員較少，并且要負責人員招聘、培訓、績效考核等方面的內(nèi)容，工作量較大，所以，注重人事檔案的動態(tài)管理體系構(gòu)建及完善，需要從信息變動及信息存儲應(yīng)用等角度進行專項設(shè)計，以此實現(xiàn)人事檔案管理效果的相對提升。事業(yè)單位的從業(yè)人員流動性較大，所以對人事檔案也要隨著人員的流動而進行調(diào)整，對其進行動態(tài)管理。首先是人事檔案是從業(yè)人員在各個時期、各個階段真實狀態(tài)的反應(yīng)，所以要體現(xiàn)從業(yè)人員的受教育水平、專業(yè)技術(shù)水平等。其次是單位要隨著從業(yè)人員個人的發(fā)展變化而補充相關(guān)資料，例如從業(yè)人員的工作水平、同事評價、工作考核、工作態(tài)度等方面的資料，讓從業(yè)人員的資料更加豐富具體。再次是增加從業(yè)人員在單位所作出的貢獻，例如在人事檔案上記錄從業(yè)人員的個人專業(yè)技術(shù)水平，以及其發(fā)明和應(yīng)用的新技術(shù)，讓檔案資料來增添從業(yè)人員的個人成就感，并且將讓該項榮譽伴隨從業(yè)人員一生。最后是歸納整理從業(yè)人員的學歷資料、工資獎金的變化等。這些檔案信息是基礎(chǔ)資料，同時也是隨著個人的發(fā)展而不斷變化的，進而見證從業(yè)人員不斷成長的過程。通過不斷增添和調(diào)整人事檔案資料中的內(nèi)容，可以看到一個準確的、立體的從業(yè)人員的信息資料，進而為人才的綜合評定提供大量的理論資料。同時只有不斷增添個人信息資料，才能夠做到人事檔案的動態(tài)管理[2]。

4.2 提高人事檔案的管理水平

在計算機技術(shù)的推動下，人事檔案管理要進入信息化管理系統(tǒng)內(nèi)。首先是企業(yè)必須建立起完善的計算機系統(tǒng)，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，逐漸建立從業(yè)人員的個人電子檔案，以數(shù)字化的方式記錄從業(yè)人員的檔案信息。電子化的檔案資料不僅利于查找和調(diào)閱，而且提高了檔案資料的安全系數(shù)。其次是對檔案信息進行處理，并且建立內(nèi)部人事檔案網(wǎng)絡(luò)，在企業(yè)的總公司和分公司進行人事檔案資料的交換，不僅實現(xiàn)了檔案信息資料的資源共享，而且保證個人信息檔案的完整性。再次是注重人事檔案的安全性。一是制定嚴格的檔案管理制度，規(guī)定從業(yè)人員人事檔案的調(diào)取方式，記錄方式，以便后期進行追蹤；二是加強網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，設(shè)置防火墻，避免被病毒感染或者是黑客侵入而出現(xiàn)從業(yè)人員信息檔案泄露的現(xiàn)象[3]。最后是企業(yè)要加強信息化設(shè)備的投入數(shù)量，并且監(jiān)管其使用效率，保證授權(quán)部門能夠擴充和檢索人事信息，保證人事信息的真實性和準確性，進而為企業(yè)推選更多優(yōu)秀的、合理的內(nèi)部人才。

4.3 注重檔案數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建與維護

隨著事業(yè)單位的發(fā)展，人員也出現(xiàn)較大幅度的變化，進而提高了人事檔案管理的難度，所以為了協(xié)調(diào)人才與單位發(fā)展的關(guān)系，推動事業(yè)單位的有序運行，人事檔案管理的工作越來越重要。部分單位雖然購置了信息化設(shè)備，但是利用效率較低，并未發(fā)揮信息設(shè)備應(yīng)有的作用。所以，需要以完善信息數(shù)據(jù)安全管理制度的方式，對檔案數(shù)據(jù)庫的信息收錄、信息安全、存儲及應(yīng)用等方面進行專項處理與調(diào)整，以此實現(xiàn)人事檔案信息管理的相對處理與調(diào)整，這對優(yōu)化人事資源檔案的完備性、可靠性等方面有積極作用。注重數(shù)據(jù)檔案庫的安全系數(shù)提升，需要對其網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行加密處理，在調(diào)整檔案及相關(guān)數(shù)據(jù)保密性的前提下，實現(xiàn)信息檔案的處理與調(diào)整。

5 結(jié)論

人力資源部門在日常工作的過程中，必須更新檔案資料的管理理念，提高對人事檔案的重視程度，并且為了降低工作量、提高工作效率要建立電子化的人事檔案資料，并且根據(jù)從業(yè)人員信息資料的變化而進行增加或者調(diào)整，進而建立一個動態(tài)化、實時的全面的個人檔案資料庫，滿足企業(yè)對人才資料的多方位、全面的需求。

[1]張春子.新時期人事檔案管理工作探析[J].人力資源管理，2017，(06)：340-341.

[2]姜起.探析新時期醫(yī)院人事檔案管理工作重點[J].人力資源管理，2013，(06)：255.

[3]金麗雙.新時期事業(yè)單位人事檔案管理工作創(chuàng)新問題淺析[J].科技創(chuàng)新導報，2015，12(19)：189.

R197 【文獻標識碼】A 【文章編號】1009-5624（2018）01-0201-02