漸行漸近的內蒙古氣象檔案

賀美萍

(內蒙古氣象信息中心,內蒙古 呼和浩特 010051）

每當看到敘利亞大馬士革，在戰火中千瘡百孔，廢墟瓦礫成堆，原來美麗富饒的城市不見蹤影，就會默默地想：當有一天戰爭結束，再重建這座城市時，該是多么的艱難，無論建設者是根據靈感還是民族特點來設計，都要查一查，翻一翻，在戰爭前它的檔案和歷史……這是城市建設，在其他諸多方面更是要依據檔案查詢歷史。

檔案是多么的重要和神奇，就像是一位老人給你講原來的故事和發展，但是，一旦因戰爭或自然災害，沒有把原始檔案保存好，那將是多么遺憾，無法彌補的空白，它將是一個永遠的痛，一個無法破解的迷。自從接觸到檔案，干上檔案工作后，才知道檔案對國家，城市建設，各行各業是多么重要。

2014年6月因工作需要，筆者調到內蒙古氣象信息中心的氣象檔案科工作，不少同事都挺羨慕的，認為是個清閑省心的地方，殊不知隔行如隔山，要盡快熟悉業務又要干好本職工作，原來雖然同樣做氣象工作，但真正干上檔案工作后，確不是那么簡單，有時甚至是無從下手。本人不放過向老同志學習和其他培訓的機會，不懂就問，有時間就自學或上網學習。先后學習了《氣象檔案管理規定》《氣象檔案分類法》《氣象記錄檔案移交管理規定》《氣象檔案業務流程》《省級氣象檔案管理系統》等，按科室要求查閱賬簿，實物與賬簿一一對應，以實物為準，完成科室交辦的阿拉善盟、錫林浩特市、興安盟、通遼市的氣象記錄明細登記；熟悉掌握了各盟市的記錄擺放位置，對前來借閱的同事及時準確找到需要的資料。登梯子上密集架是工作常態。2014年底到2016年正遇上檔案館擴容改造，新建密集架 340m2,舊密集架改造135m2,經過打包下架，記錄、分類、運輸，重新整理上架（氣象記錄、氣壓、氣溫、濕度、風向風速、降水、氣象報表類、高空記錄、天氣圖表、撤站等等）資料3萬余冊。埋頭苦干好幾個月，每天汗流浹背，與塵土為伴，雙手雙腿疼痛，連手指被紙盒劃破都不知道，科室成員不同程度的病倒了，但換來的是整潔明亮的庫房，擺放有序的各類資料，并預留出了未來多年歸檔資料的位置。目前，館藏資料6萬余冊，5個紙質檔案庫房，有1000 m2的使用面積，1個機讀載體庫房，40m2的使用面積。

2016年12月26日經過大家的共同努力，由內蒙古檔案局和自治區氣象局組成的評審組對氣象信息中心檔案工作進行測評，對照《內蒙古自治區機關檔案工作測評標準》對信息中心檔案條件保障、基礎業務建設、檔案資源開發利用及信息化建設等方案工作進行認真審核。通過實地查看了氣象檔案館的建設情況、查閱了文書檔案、業務檔案、設備檔案、特殊載體檔案、氣象觀測記錄檔案、氣象科學研究記錄、氣象基本建設檔案和相關編沿材料，以及檔案全文數字庫，氣象信息中心以98.8分的好成績榮獲機關檔案工作自治區一級單位。

2017年9 ～12月參與完成自治區氣象局要求歸檔的“內蒙古自治區氣象局山洪地質災害防治保障工程項目”的歸檔任務。包括2011～2014年度6個批次的項目檔案。預先認真學習歸檔技術和移交方案，與負責人探討問題，到盟市查看了解情況，回答盟市及二級單位電話咨詢。上交單位按項目要求包括工程管理文件、工程技術文件、工程財務文件三個子項目分別進行組卷（立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理、技術開發、設備配置、竣工驗收及固定資產移交等全過程中形成的文字、圖表、聲像等形成的全部文件材料）履行移交手續，按規定格式填寫《山洪項目檔案移交、接收登記表》和《山洪項目機讀載體（電子文檔）檔案移交、接收登記表》。檔案工作人員需開盒開卷逐一清點，上計算機查看光盤，達到檔案資料完整、組卷規范、移交井然有序的原則。經多日清點，查漏補缺，改正錯誤，準確無誤后，蓋章、簽字，共接收3個盟市6個二級單位的84個項目262卷，按要求順利完成任務，獲得領導好評。期間還按要求接收歸檔了工程基建項目檔案55盒，圖紙202張。

2017年初為了提高內蒙古自治區氣象檔案等資料的服務質量，啟動內蒙古自治區數字化檔案管理及資料共享平臺項目建設，中心與內蒙古云科數據公司就內蒙古氣象數字檔案館建設方案進行研討，首先以烏蘭察布市作為范例。本科室在隨后的日子里協助云科公司完成檔案館的庫房與密集架尺寸丈量及庫房平面圖設計；完成烏蘭察布市11個臺站的氣象要素明細賬簿統計與實物對比（筆者負責豐鎮、化德）；完成實物位置擺放；完成風向風速、降水的換盒工作；完成溫濕度、煙感和視頻監控系統的接入工作，達到自動報警，無死角監控，實現檔案館科學智能化管理。同時，其它科室的數據管理人員，把已數字化的資料接入到系統中。云科公司多次派人與我們進行討論、溝通和組織學習，到目前一期項目建設已完成，實現了數據查詢、借閱歸還、虛擬三維系統、個人空間、館務（協同）工作平臺、管理中心、利用中心（綜合業務查詢）、系統管理等六大功能支持，極大方便了氣象系統職工及社會各界人士對科學研究、歷史資料、學習培訓等的查詢，提高了資料的共享利用。

來檔案科工作近4年時間，3/4的庫房已整理過一遍，數字化掃描工作也進行了一半，歸檔工作也在逐步進行，但對整個內蒙古氣象檔案來說遠不止這些，檔案難就難在開發利用效果，保存史料不僅是為了讓檔案存在，更重要的是讓它發揮自身的使用價值，更好的服務于社會。“智能化數字檔案管理平臺”還要繼續完善；海量的數據要陸續接入；數字化任務還很繁重；其它如：氣象事業管理、氣象觀測記錄、氣象業務技術、氣象科學研究、氣象基本建設、氣象儀器設備、氣象標準計量的檔案還需繼續歸檔，檔案工作任重而道遠。建設好利用好管理好“智能化數字檔案管理平臺”是我們今后的任務，只有把最基礎最艱苦的工作做好，才能更好的使這個平臺運轉起來，真正起到了資料共享，保護紙質資料的作用。

數字檔案館是信息條件下檔案館的“升級版”，與傳統檔案館相比較，數字檔案館具有的特點和功能是：檔案資源“數字化”，檔案實體“虛擬化”，檔案管理“系統化”，信息傳遞“網絡化”，檔案利用“知識化”。實現由檔案的提供向知識的提供轉變。氣象檔案數字化后，有利于提高氣象檔案利用工作效率，實現快遞檢索、資源共享、遠程服務，有利于提高氣象檔案保護工作水平，減少氣象檔案利用損壞，促進氣象檔案搶救工作，提高氣象檔案信息安全系數，是氣象檔案創新轉型的重要內容，真正做到了死檔案活利用效果。