淺談檔案數字化建設的價值與問題

宮啟生

（北京電子科技學院圖書館（檔案館） 北京 100070）

淺談檔案數字化建設的價值與問題

宮啟生

（北京電子科技學院圖書館（檔案館） 北京 100070）

在國家推進檔案工作信息化的背景下，檔案數字化建設迅速發展。在實踐工作中，檔案數字化的建設已經表現出了對檔案管理與應用的實際價值。但隨著數字化建設工作的不斷深入，仍有一些問題值得在今后的建設工作中思考與探討。

檔案；數字化

1 引言

近年來，在國家推進檔案信息化建設工作和加快數字檔案館（室）建設的背景下，檔案領域主動運用先進的信息技術手段，依托云數據平臺和移動互聯網資源，結合先進的物聯網技術以及密碼加密技術不斷開發和引進各類型檔案數字化系統，這使檔案的數字化管理和應用成為了可能，徹底改變了傳統檔案館（室）檔案管理工作和服務的模式。檔案的數字化建設是檔案工作信息化建設的重要組成部分，也是檔案信息化建設的基礎工作。檔案數字化建設，主要是指建立檔案的原件、原文、原貌的計算機儲存系統，即所謂電子檔案管理系統。并圍繞該系統建立起電子檔案的檢索系統、法律保障系統、保密和密碼系統、檔案聯網或因特網查詢系統等，構成一個檔案計算機存儲、傳輸、檢索、查詢、復制、利用的良性運轉體系[1]。開發建設檔案數字化系統是緊跟時代發展，開創檔案管理與服務新模式的必然選擇。

2 檔案數字化在實際工作中的價值

（1）有力確保傳統載體檔案的安全。傳統載體檔案經過數字化加工處理后，整理、編目、統計、查閱等各項工作，都可不再動用實體檔案，并可對檔案進行封存管理，從而大大減少了人為損害或自然侵害的可能，提高了安全系數。

（2）數字化檔案能夠利用信息技術手段實現高效服務。數字化的檔案可以依托強大的檔案數字化管理系統，借助先進的信息技術手段，實現檔案檢索的自動化，檔案獲取的智能化，打破傳統檔案利用過程中在時間和空間上的局限性。簡單地說，數字化檔案就是非數字形式檔案的數字形式復制品。檔案數字化與數字化檔案有著密切的聯系，檔案數字化是形成數字化檔案的過程，數字化檔案是檔案數字化的結果，沒有檔案數字化就沒有數字化檔案[2]。

（3）以數字化檔案為主要信息資源的檔案館，能夠打破傳統檔案管理的工作模式，解放人力，提升工作和管理效率。檔案數字化后，從檔案的接收、歸檔、編目、典藏到流通都可在數字化基礎上實現現代化和智能化的檔案管理。

（4）它是檔案館（室）同組織其他部門實現對接的需要。在辦公網絡化和自動化的背景下，傳統載體檔案不搞數字化，根本無法與其他單位或部門對接，無法順應檔案信息資源共享的發展趨勢。

3 檔案數字化建設需要探討的問題

檔案數字化是檔案信息化建設中最基礎性的工作，一定程度決定了今后開展信息化建設的質量和深度。與檔案數字化相關的問題仍有許多需要和值得我們繼續探討。

（1）需要進一步明確傳統載體檔案（文書、錄音、錄像）以及各類電子文件歸檔和接收的范圍，保存期限等。

（2）隨著辦公自動化和無紙化辦公的日益普及，很多檔案形成之初已經是以電子文件的形式存在了。檔案的數字化工作不僅要注重傳統載體檔案的數字化加工，更要從現在開始及時做好電子檔案的歸檔和接收工作。避免產生的電子檔案散失，也可避免數字化的重復進行。

（3）需要進一步研究電子文件和其它數字化檔案在命名科學、格式規范、元數據合理和有效性以及數據抗風險能力等諸多方面的問題。

（4）檔案的數字化是個基礎工作，是在為建立數字檔案館做準備。從長遠發展的角度看，需要我們從現在開始在諸多方面為建立數字檔案館提供有力保障，營造良好的數字檔案館發展環境。包括制度保障、人才保障、組織保障及經費保障等。如何利用好現有的基礎環境，如何爭取到更符合未來數字檔案館建設和發展的良好環境，都是值得我們繼續思考和研究的問題。

（5）檔案數字化離不開網絡系統的大力支持，但有網絡的地方必然有弊端，網絡安全性低，檔案數字化管理同樣存在著網絡安全問題，這些問題的存在使檔案數字化管理體系不能實現正常運行，各種網絡病毒給檔案數字化管理帶來很多麻煩[3]。

4 結語

通過CNKI、萬方知識數據庫等中文數據庫進行檢索，以“檔案數字化”為檢索主題，很容易發現近幾年與檔案數字化相關的文章數量比較多，可以說檔案數字化已經成為檔案領域研究的熱點問題之一。在檔案實踐工作中，我們當然最關心的是對于實際工作產生的價值。誠然，檔案數字化建設產生的價值會隨著相關政策和制度規范體系的不斷完善、信息化水平的不斷提升、信息安全技術的發展和安全保密意識的提升而逐漸提高。

[1]陳萍.檔案數字化建設淺談[J].檔案，2012，(2)：63-64.

[2]梁惠卿.檔案數字化、數字化檔案和數字檔案概念辨析[J].檔案管理，2013，(1)：38-40.

[3]李紅宙.檔案數字化重要性探析[J].城建檔案，2017，(6)：24-25.

A Brief Discussion on The Value and Problems of The Digital Construction of Archives

Gong Qisheng.
Beijing Electronic Science and Technology Institute,Beijing,100070,China.

In the context of the country's informatization of archives work, the digital construction of archives is developing rapidly. In practice, the construction of archive digitization has shown the actual value of archival management and application. However, with the development of digital construction, there are still some problems which deserve to be considered and discussed in the future construction work.

Archives;Digitization

G271 【文獻標識碼】A 【文章編號】1009-5624（2018）02-0002-02

宮啟生（1983-），男，漢族，內蒙古，碩士研究生，中級，研究方向：數字化建設研究。