淺談高職院校文書檔案管理

張孟斌

（重慶醫(yī)藥高等專科學(xué)校 重慶 401331）

淺談高職院校文書檔案管理

張孟斌

（重慶醫(yī)藥高等專科學(xué)校 重慶 401331）

文書檔案管理是高職院校管理向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展的重要標(biāo)志，是不斷提高高職院校管理水平的需要，因此，做好文書檔案管理工作具有十分重要的意義。

文書檔案；檔案管理

1 引言

文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載院校發(fā)展的歷史過(guò)程，客觀地反映著問(wèn)題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開(kāi)發(fā)等方面過(guò)程和成果。隨著改革形勢(shì)的發(fā)展，如何提高文書檔案管理水平，及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢(shì)，這是文書檔案工作的新課題。

2 文書檔案管理的工作原則

2.1 確定收集檔案的原則

2.1.1 全面收集 檔案的價(jià)值和作用不能只是從本位出發(fā)來(lái)決定是否有保存的必要性，而要從更宏觀的角度來(lái)考慮，從全面的觀點(diǎn)出發(fā)，從政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)文化等方面全面衡量它的作用，既要看它的現(xiàn)實(shí)價(jià)值，又要看它是否有社會(huì)價(jià)值和史料價(jià)值。檔案是歷史的記錄，也是歷史的產(chǎn)物，它是在一定的歷史條件下形成的，它的產(chǎn)生總是和一定的歷史條件相聯(lián)系。所以在鑒定檔案的價(jià)值時(shí)，必須運(yùn)用歷史唯物主義的觀點(diǎn)和方法，將檔案放在特定的背景和歷史條件下去判斷它的價(jià)值，根據(jù)檔案產(chǎn)生的歷史條件、時(shí)代背景，并結(jié)合現(xiàn)實(shí)來(lái)考慮檔案的價(jià)值。

2.1.2 準(zhǔn)確、符合事實(shí) 做好高職院校文書檔案收集工作，必須堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，要深入有關(guān)部門反復(fù)校對(duì)，校正材料出處，對(duì)原始材料進(jìn)行科學(xué)的歸納、整理、分析，去偽存真。同時(shí)要有選擇，根據(jù)院校管理和工作的需要，從檔案材料中選擇對(duì)院校工作有現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義，有具體實(shí)用價(jià)值，且?guī)в幸欢ㄒ?guī)律性的資料收集匯總和歸類匯編。堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，不能以個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)人的意志去改寫眾人公認(rèn)的客觀事實(shí)，特別是高職院校大事記、歷年機(jī)構(gòu)變化情況等有較高的借鑒與保存價(jià)值，一定要保持檔案原有的歷史風(fēng)貌，確保信息資料的準(zhǔn)確性。

2.1.3 長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展利用 在鑒定檔案價(jià)值、確定收集檔案時(shí)，既要看到檔案在現(xiàn)實(shí)中的作用，又要預(yù)見(jiàn)到未來(lái)工作中的作用，因?yàn)樯鐣?huì)在不斷進(jìn)步，事業(yè)在不斷發(fā)展，檔案的價(jià)值也會(huì)隨之發(fā)生變化。不僅要看到眼前，而且要透過(guò)文件預(yù)測(cè)到它的潛在作用。

2.2 實(shí)現(xiàn)信息化管理的原則

2.2.1 快捷 高職院校文書檔案應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理的目標(biāo)是利用現(xiàn)代化手段、以全新的管理理念處理文書檔案信息，為院校提供安全、及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的信息，提高工作效率。

2.2.2 方便實(shí)用 當(dāng)前采用的計(jì)算機(jī)管理技術(shù)使得系統(tǒng)在一定的時(shí)期具有先進(jìn)性，而不被淘汰。要簡(jiǎn)化程序，使用方便，符合高職院校文書檔案的應(yīng)用要求，符合檔案系統(tǒng)規(guī)范。使用成熟的檔案管理軟件，與辦公自動(dòng)化軟件能夠有效地接口，不能形成信息孤島。

2.2.3 確保信息安全 文書檔案信息內(nèi)容有一定的保密要求，因此，必須處理好信息保密和信息共享之間的矛盾，規(guī)定用戶權(quán)限，涉密文件，需經(jīng)加密處理。涉密單位檔案的網(wǎng)絡(luò)可以組成一個(gè)單獨(dú)的局域網(wǎng)連接，從而維護(hù)涉密信息的安全。

3 加強(qiáng)文書檔案管理的措施

3.1 高度重視文書檔案的管理工作

3.1.1 積極主動(dòng)做好檔案工作的宣傳匯報(bào)，采取靈活多樣的形式向領(lǐng)導(dǎo)和教職員工宣傳《中華人民共和國(guó)檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》等檔案法律法規(guī)，不斷提高相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及其他工作人員對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，努力爭(zhēng)取其對(duì)檔案工作的重視、理解、關(guān)心和支持，力爭(zhēng)使檔案工作能夠納入到單位的總體工作規(guī)劃和年度工作重點(diǎn)中，完善檔案管理設(shè)施，提升其規(guī)范化、信息化、現(xiàn)代化發(fā)展水平。改變被動(dòng)提供有關(guān)檔案工作資料的工作方式，主動(dòng)參與領(lǐng)導(dǎo)決策需要，提高檔案服務(wù)的主觀能動(dòng)性與前瞻性。

3.1.2 科學(xué)技術(shù)特別是信息技術(shù)的迅猛發(fā)展對(duì)檔案工作提出了更高的要求，相關(guān)工作人員要積極接受新知識(shí)、學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)，主動(dòng)學(xué)習(xí)信息技術(shù)、管理等相關(guān)知識(shí)，堅(jiān)持素質(zhì)教育、終生教育的理念，不斷確定新的學(xué)習(xí)目標(biāo)、任務(wù)和要求，掌握和提高應(yīng)用新型技術(shù)工具的能力和水平，努力為具有出色高職院校管理才能、技術(shù)先進(jìn)的復(fù)合型人才為學(xué)校及他人提供方便、快捷、高效的服務(wù)。

3.1.3 搞好文書工作與檔案工作的規(guī)范銜接。檔案的前身是文件，文件質(zhì)量與檔案質(zhì)量密切相關(guān)，只有建立在文書部門規(guī)范處理文件基礎(chǔ)上才能提高檔案管理水平。文書人員要建立較強(qiáng)檔案意識(shí)，做好文書材料的立卷歸檔。在文件處理中，要時(shí)刻注意檔案整理工作，實(shí)現(xiàn)文書、檔案工作一體化。

3.1.4 要求及時(shí)、準(zhǔn)確處理文件，及時(shí)登記收文件，發(fā)現(xiàn)文件缺少要及時(shí)查找。應(yīng)注意及時(shí)收集領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告材料等，保證文件材料的完整性和實(shí)效性。要強(qiáng)化文書部門立卷工作，這也是《中華人民共和國(guó)檔案法》已明確的一個(gè)基本制度。《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》也有規(guī)定，公文辦理完畢后，由文書部門或業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)及時(shí)整理、立卷、歸檔。

3.2 加強(qiáng)文書檔案資料的全面收集

3.2.1 健全規(guī)章制度 檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》等相關(guān)法律法規(guī)，不斷增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，進(jìn)一步完善必要的檔案工作制度，落實(shí)責(zé)任制，為檔案的收集、整理、保管等制訂一系列有效辦法和制度，及時(shí)收集原始檔案，并理順歸檔程序，防止檔案的散失，為日后提供利用打好基礎(chǔ)。

3.2.2 加強(qiáng)催收 在工作中常出現(xiàn)由于其他工作事務(wù)，而忘記及時(shí)返還文件的現(xiàn)象，此時(shí)為確保檔案不遺失，應(yīng)該進(jìn)行催收。

3.2.3 加強(qiáng)檔案收集的廣度和深度 無(wú)論是專業(yè)檔案管理人員，還是兼職檔案管理人員，都要加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的積累，擴(kuò)大檔案收集范圍，完善檔案收藏結(jié)構(gòu)，特別要加強(qiáng)對(duì)重要會(huì)議、重大歷史事件、教學(xué)成果、學(xué)院發(fā)展建設(shè)成績(jī)、杰出人物及事跡、社會(huì)活動(dòng)、建設(shè)工程、科研項(xiàng)目等檔案的建設(shè)與管理。在檔案收集中，要突出各院部（處室）部門特色，增加收集的門類，廣泛及時(shí)地收集有價(jià)值、有特色的檔案資料。注意增加信息收集渠道，提高資料鑒別能力，注意發(fā)現(xiàn)有保存價(jià)值的資料。

3.2.4 加強(qiáng)院部（處室）部門之間協(xié)作，做好文書檔案的收集工作。檔案員必須做到三勤：嘴勤，即經(jīng)常主動(dòng)了解業(yè)務(wù)部門開(kāi)展的新工作。腳勤，即與業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)聯(lián)系與交流，以及時(shí)獲取有關(guān)信息圓。腦勤，即根據(jù)院部（處室）部門的工作實(shí)際，思考檔案如何圍繞院部（處室）部門的中心工作，做好收集利用服務(wù)工作。

總之，要加強(qiáng)與各部門的協(xié)調(diào)與溝通，保證檔案收集信息渠道的通暢，著重收集能夠展示一個(gè)院部（處室）部門發(fā)展階段的資料，為開(kāi)展實(shí)際工作和教學(xué)科學(xué)研究服務(wù)提高參考信息，切實(shí)發(fā)揮檔案部門在學(xué)院教學(xué)科學(xué)成果經(jīng)濟(jì)效益社會(huì)發(fā)展中的參考依據(jù)作用。

3.2.5 歸檔時(shí)，要根據(jù)移交登記表目錄，檢查是否有缺漏文件，如有缺漏務(wù)必補(bǔ)齊。因此，平時(shí)就應(yīng)該注意收集、查閱相關(guān)的檔案資料，根據(jù)部門立卷制度將檔案資料整理齊全，按照時(shí)間順序或文件的內(nèi)容歸檔， 歸檔時(shí)間做出相關(guān)記錄，以便全程跟蹤、催辦、督辦做好備案登記；做好的備案表裝訂成冊(cè)，即形成一本檔案明細(xì)賬；每年做好統(tǒng)計(jì)工作；可起到事半功倍的作用。

4 結(jié)語(yǔ)

文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會(huì)發(fā)展的歷史過(guò)程，客觀地反映著問(wèn)題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開(kāi)發(fā)等方面過(guò)程和成果。隨著改革形勢(shì)的發(fā)展，文書檔案管理工作是高職院校管理工作的重要組成部分，它記載院校發(fā)展的歷史過(guò)程，客觀地反映著問(wèn)題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開(kāi)發(fā)等方面過(guò)程和成果。它既是提高管理工作效率和質(zhì)量的必要條件，也是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。科學(xué)規(guī)范的檔案管理水平，及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢(shì)，可以不斷地提升一個(gè)高職院校的管理水平，做好檔案的開(kāi)發(fā)和利用工作，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以為高職院校發(fā)展和進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

TP311.52 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1009-5624（2018）02-0203-02