運用ERP系統實現紙張材料批次管理探析

岳陽

摘 要：ERP系統的運用為企業數據信息精準化、方案集成化提供了最佳解決途徑。出版單位應借鑒運用ERP系統，結合具體業務流程，加強紙張材料的信息化手段建設，特別是構建好紙張材料批次信息的動態跟蹤管理系統，從而實現圖書出版全過程規范管理。

關鍵詞：ERP系統 紙張材料 批次管理 批次編號

紙張材料是出版單位經營活動中必不可少的基礎物資，是圖書印制的主要原材料，在圖書出版成本中占有較大比重。目前，除極個別出版單位采取自存紙張的經營方式外，絕大多數都是由承印單位代存紙張，這些紙張在管理上存在著信息對接不夠精準、環節轉換不夠流暢等問題。紙張批次管理是保證圖書質量的首要環節，也是出版單位經營管理的薄弱環節。筆者就出版單位如何運用ERP系統（Enterp resouce planning，企業資源規劃）對承印單位代存紙張進行批次管理，從而保證圖書出版的內容質量，談一談看法。

一、批次管理的概念

批次管理側重于物料管理的使用，一般根據企業在采購、庫存、生產、銷售等方面的需求進行設置，力求使物料管理達到更精準細致的層面要求和“追根溯源”的質量要求。對于紙張材料先進先出的特殊管理需求，批次管理是現行條件下唯一可行的方法。當紙張材料的價格波動時，入庫按照不同的價格區別批次;價格穩定不變時，入庫按照紙張生產廠家不同的生產日期區別批次。

二、紙張材料批次管理的現狀

目前，絕大多數出版單位的紙張材料都由承印單位代為保管。出版單位在與承印單位簽訂合同時，均要求承印單位使用紙張材料時按照“先進先出”的原則實行批次管理，但由于承印單位庫容量有限，往往導致紙張材料批次存放無法落實，加之保管員責任心不強等原因，紙張材料通常存在著“后進先用”或批次混用的現實問題。此外，出版單位材料管理人員對紙張材料進行盤點時，一般只注重核對“表面數字”是否準確，沒有深入檢查承印單位是否嚴格執行紙張材料批次管理。

從紙張材料采購入庫的角度來講，當材料價格穩定不變時，出版單位材料采購人員辦理同種材料（包括品牌、克重、類型、規格相同）入庫時，幾個批次采購的紙張均歸為同一記賬科目，造成印制人員在開據委印單時不能準確掌握每個批次材料庫存情況;另外，印制人員提供給承印單位的委印單上只顯示紙張材料名稱，這也加重了承印單位保管員對紙張材料管理的困難。

三、加強ERP系統在紙張材料批次管理上的重要性

紙張材料批次管理專業性強，涉及盤點、復核、對賬等一系列操作規范和業務流程，必須通過信息化手段，特別是ERP系統的移植運用，保證紙張材料批次管理制度規范落到實處、信息數據延伸到根處。

（一）運用ERP系統能夠解決紙張批次彈性管理的難題

批次憑證管理和圖書成品管理是相輔相成的兩個方面。紙張材料外包裝標簽批次憑證管理一般由承印單位負責，而紙張材料入庫單和圖書成品管理通常是由出版單位負責，這就要求承印單位和出版單位既需要各負其責、各管各攤，更需要強化對接、融合互通。但從紙張批次管理現狀來看，確實存在著“管用分離”等一些不可忽視的問題。運用ERP系統進行紙張批次管理，能夠實現信息流與物質流的并軌鏈接，避免紙張批次彈性管理問題。

（二）運用ERP系統能夠避免紙張材料色差人為性選擇問題

出版單位材料采購人員在采購同一紙張生產廠家的同一品種紙張材料時，雖然訂單合同一般都注明紙張質量和白度等同上一采購訂單或提供樣紙，但是在紙張加工生產過程中，由于色（染）料、干燥溫度、紙漿硬度、漂白漿白度及增白劑、制漿原料及蒸煮方法、漿料洗凈度等因素影響，會導致不同生產時期的紙張產生色差。承印單位操作人員在操作時往往摻雜著人為性選擇，特別是紙張裁切和印刷過程中往往忽視紙張材料色差問題，容易使成品圖書成為“夾心餅干”，一定程度上影響了讀者閱讀的興趣。運用ERP系統進行紙張批次管理，能夠很好地解決紙張批次管理流程不夠規范的問題，杜絕隨意性差錯出現。

（三）運用ERP系統能夠減少對書籍設計的干擾

現代圖書的書籍設計過程，既包括制定實現整體設計的具體物化方案，也包括材料品種的選擇和印刷方式。一般來說，在印刷設計中并不是紙張越白越好，設計師可以充分利用紙張白度的不同，實現豐富的設計感官效果。但如果紙張白度的先期設計和圖書印制時庫存紙張色差的后期選擇產生現實矛盾時，就會影響方案的設計定型。運用ERP系統進行紙張批次管理，可以從源頭上杜絕設計上的“翻燒餅”，提高圖書出版的時效性。

四、紙張材料批次管理在ERP系統中的實現

紙張材料運用ERP系統實現批次管理，應根據出版單位在采購、入庫、出庫等方面的需求進行設置，從完善業務管理要素入手，整合數據信息流、紙張材料物料流，使紙張材料管理更加精準規范、及時高效。

（一）基于ERP系統的紙張材料基本信息數據庫的建立

紙張材料基本信息的完整、準確、規范，是實現紙張材料批次管理的前提和基礎?；贓RP系統的紙張批次管理，應按照印刷用紙分類方法，利用編碼手段重點對“克重+品牌+品種+規格+單位+生產廠家”等紙張材料基本信息進行分類采集，建立形成紙張材料的基本信息數據庫。在確保數據準確性、完整性和同步性的基礎上，實現紙張材料動態化管理和規范化運行。

（二）紙張材料的入庫作業

入庫作業是庫存管理最基本業務之一。紙張材料入庫作業一般可分為采購入庫、調撥入庫和盤盈入庫。

1.采購入庫

一般來說，紙張生產廠家在經銷地不設置庫房，大多是根據客戶的采購訂單安排生產。紙張生產廠家出于生產成本和物流成本的考慮，每個具體品種的單次采購量達到一定數量才會接單。所以出版單位的同一采購訂單，紙張材料應為同一生產批次。出版單位紙張材料采購人員應根據需要，在ERP系統中制作紙張材料采購單，完善采購關鍵要素信息。紙張材料采購單包括采購單編號、生產廠家、材料名稱、采購數量、單價、金額及送至的承印單位等信息。

各承印單位保管員收到紙張材料時，首先應根據供貨商送料單內容對實物進行逐項核對驗收，避免紙張材料出現質量問題和數量差錯，驗收后開具材料收料單（內容包括紙張材料品種、克重、規格、品牌和數量）并抽取樣張。出版單位材料采購人員根據承印單位保管員提供的材料收料單，確認入庫數量。紙張材料入庫單包括采購單編號、入庫單編號、生產廠家、材料名稱、承印單位、入庫數量及批次編號等信息。

批次編號是同一批出入庫的物料流向清晰可查的重要標識符號。批次編號的原則，可根據紙張材料的價格屬性進行編排。編號由兩部分組成，一部分是采購次數，可設置為四位數;另一部分是紙張材料的價格額度，可設置為六位數，不足六位數前面加“0”補齊，如0001021345。同一紙張材料采購單上的紙張材料分送至不同承印單位，批次編號設置相同。

批次編號規則確定后，需要明確批次管理的級別。在系統設計過程中，考慮到同一批次紙張材料會分給多個承印單位，在不同承印單位特性值相同的情況下，將批次級別定義為物料級別，采用“批次編號+材料名稱”作為唯一標識。

出版單位材料采購人員在承印單位提供的樣張上注明材料名稱和批次編號，并做存檔管理，以便跟蹤和分析紙張材料質量。出版單位材料采購人員通知承印單位保管員紙張材料批次編號，承印單位保管員可在相應的紙張材料外包裝標簽上做標記或將紙張材料根據批次編號按倉儲位置存放，以便與“后進”的紙張材料區分。承印單位保管員和出版單位采購人員應分別保管好紙張材料外包裝標簽和紙張材料入庫單，作為批次憑證管理依據。

2.調撥入庫

庫存調撥就是兩個承印單位之間的紙張材料的相互調配。例如A承印單位需要從其他承印單位調撥同一品種的紙張材料，出版單位材料管理人員首先需要確認A承印單位紙張材料庫存數量并檢查批次編號，再查找其他承印單位是否有跟A承印單位相同批次編號的紙張材料，制作調撥單。調撥單生成后，付料單位相對應的紙張材料出庫，庫存減少。如果調撥的紙張材料批次編號跟收料單位庫存材料批次編號一致，則該批次編號的庫存增加;如果不一致，在收料單位的批次編號就是原工廠的值。

同一批次的紙張材料分別放在多個承印單位，及時監控各承印單位同批次紙張材料的庫存情況，通過調撥的手段及時合并各承印單位的零頭紙，可以使紙張使用率達到最大化。

3.盤盈入庫

為了保證出版單位紙張材料庫存資產的安全和完整，做到賬實相符，出版單位必須對庫存進行定期或不定期的清查，查明庫存盤盈、盤虧，損毀的數量以及造成的原因。

系統自動生成紙張材料盤點清單，內容包括：紙張材料名稱、批次編號、存放承印單位、當前庫存數量。盤點期間暫停一切出入庫操作，保證盤點的準確性。盤點時，對現存不同批次編號的紙張材料的庫存量認真清點并準確錄入計算機。系統會自動計算紙張材料盈虧數量及盈虧金額，如果調整紙張材料庫存數量為盤點的實際數量，則會出現盤盈入庫和盤虧出庫兩種操作，庫存會相應增加或減少，這種增減體現為某種紙張材料某個批次庫存數量的增減。

（三）紙張材料出庫

紙張材料出庫作業可分為正常出庫、銷售出庫、調撥出庫和盤虧出庫。

1.正常出庫

出版單位印制人員開具圖書付印單選擇紙張材料時，系統根據批次編號，本著“先進先出”的原則，按照批次編號的流水號正序排列顯示紙張材料，供印制人員選擇。如果一個批次的紙張材料數量夠用，則打印付印單，已占用庫存數量相應增加;如果有一個批次的紙張材料不夠用，為了避免零頭紙的產生，需要在選擇下一個批次的紙張材料時，適當增加加放，避免圖書色差的產生。付印單經承印單位相關人員確認無誤后，紙張材料實際庫存減少。承印單位保管員應嚴格按照打印出的付印單上的材料名稱、出庫數量和批次編號出庫，不能隨意變換。而在實際工作中，出版單位印制人員一天可能用同種紙張材料印刷幾本書，為了更好地進行批次管理，在系統中設置已占用庫存數量和實際庫存數量，印制人員在開據付印單選擇材料批次時體現出來。

2.銷售出庫

銷售出庫是根據銷售出庫的實際數量、紙張材料名稱和批次編號制作出庫單。如果紙張材料銷售給承印單位，對于由于承印單位自身原因造成圖書印制過程中紙張的浪費，印制人員應及時核實所用紙張批次并做銷售出庫，以防止紙張材料批次數量的不準確性。

（四）紙張材料庫存調整

紙張材料庫存調整時的入庫、出庫指在某種特殊情況下，人為地增加或減少某種紙張材料某個批次的庫存數量，庫存調整和盤點調整必須經過有關領導的批準并由專人負責操作。

五、結語

加強ERP系統在紙張材料批次管理中的運用，能夠使紙張材料使用率最大化，提高內部精益管理水平，保證圖書質量的穩定;同時，運用批次管理積累的大量數據，還可以進行質量、工藝、技術的多維度分析，實現對外延伸管理。

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（作者單位系社會科學文獻出版社）