高校檔案管理信息化建設研究

徐微微

（吉林化工學院吉林吉林132022）

一、高校檔案信息化建設分析

（一）高校檔案信息化體制的構建

計算機、互聯網等信息技術在檔案信息化建設中的應用，對傳統檔案管理體制和模式產生了巨大的沖擊。由于傳統檔案管理流程已經無法適應時代發展對高校檔案管理工作的要求。所以，高校必須嚴格的按照檔案信息化建設發展的趨勢，合理地進行檔案信息化體制和機制的設計，才能促進高校檔案管理工作效率的有效提升。

（二）高校檔案信息化標準設定

高校在開展檔案信息化建設前，必須要制定明確的檔案信息化建設標準和規定，才能確保檔案信息化的通用性。在檔案信息化建設過程中，所有檔案信息都是以數字形式存儲和使用的。假如不同單位之間的檔案存儲標準出現差異的話，那么必然會因為信息孤島效應的出現，而對各個單位之間檔案信息的交流和共享產生不利的影響。所以，制定統一的檔案信息化建設標準和規范，才能將檔案信息化建設的價值最大限度的發揮出來。

（三）高校檔案信息化系統的開發

高校在開展檔案信息化建設的過程中，必須嚴格的按照檔案管理的使用要求以及檔案管理的流程為基礎，設計和開發檔案管理信息化系統，才能將檔案信息化管理的優勢充分發揮出來。而高校檔案信息化系統的應用，不僅促進了檔案信息使用效率的提升，而且有效降低了檔案管理的成本。

二、高校檔案管理信息化建設的原則

高校必須以檔案管理現狀與自身發展的實際情況為基礎，開展檔案管理信息化建設，才能確保檔案管理信息化建設目標的順利實現。（1）“雙軌制”原則。所謂的“雙軌制”就是在開展檔案信息化建設的過程中，建立以傳統紙質版本檔案為正本，數字化檔案為副本的全新的高校檔案存儲管理模式。“雙軌制”方式不僅形成了紙質檔案與數字檔案雙重備份檔案管理方式，而且促進了檔案信息搜索使用效率的提升，確保了檔案管理工作的安全性。（2）全周期管理原則。所謂的全周期管理實際上指的就是檔案的管理不再是以往的檔案的存儲和使用進行管理，而是應該從檔案產生、存儲、使用一直到銷毀的全生命周期的管理。由于全生命周期管理需要經過一個長期的過程，所以管理人員必須正確掌握檔案管理的客觀規律，才能在實現對不同檔案的全生命周期監控目標的基礎上，做好檔案管理的相關工作。

三、高校檔案管理信息化建設對策

（一）提升高校檔案管理人員的認識

為了迅速完成高校檔案管理信息化建設的目標，首先，高校必須提高自身檔案管理信息化的思想認識，將檔案管理信息化建設工作，作為高校信息化建設的重要內容之一，才能從根本上促進高校檔案資源利用和共享價值的全面提升。其次，高校領導必須充分重視檔案管理信息化建設的意義。加強檔案管理信息化建設人力、物力以及財力等各方面投入的力度，同時積極進行檔案管理信息化建設的宣傳和教育工作，要求各個部門正確對待和認識檔案管理信息化建設的工作。

（二）提升高校檔案基礎設施建設

基礎設施薄弱是現階段大多數高校檔案管理信息化建設過程中所面臨的主要問題。針對這一問題的解決，高校應該從以下幾方面著手。1.加大高校硬件基礎設施建設資金投入的力度。2.加快檔案管理信息化系統軟件開發工作的步伐，盡快完成相關硬件設施的購置和落實工作，為高校檔案管理信息化建設提供完善的硬件設施環境。

（三）提升高校檔案和信息體系建設

資源的全面共享是信息化時代最顯著的特點之一。所以，高校在開展檔案管理信息化建設時，必須對檔案體系數據庫的建設予以充分的重視，在合理運用現有資源的基礎上，通過資源的整合與分類，發揮數字化技術的優勢為學校的發展提供全方位的服務。但是，經過調查研究發現，我國高校普遍存在著檔案管理信息化建設進程緩慢的現象。除傳統的紙質檔案資料外，其他的像聲音、圖片、視頻等資料不僅歸檔數量少且無法進行借閱，這些問題制約了檔案資料管理的效率同時也增加了檔案資料信息丟失現象發生的幾率。這就要求高校在開展檔案管理信息化建設工作的過程中，必須對傳統資料向數字化的轉換予以充分的重視，通過建設數字檔案的方式，不僅為教職工以及學生的借閱提供了便利，同時也促進了檔案資料使用效率的有效提升。

（四）提升高校檔案人才培養

完善的體制機制、信息化系統以及專業人才是確保高校檔案信息化建設順利進行的關鍵。高校在進行檔案信息化建設時，對于計算機、互聯網等信息技術專業人才的需求相對較多，所以，為了確保高校檔案信息化建設目標的順利實現，高校必須通過在職教育以及引進外來人才的方式，為高校培養高素質的檔案信息化管理人才。信息化檔案管理專業人才的匱乏是影響高校檔案信息化建設工作順利進行的重要因素。為了從根本上解決這一問題，高校在開展檔案管理信息化建設工作時，應該從以下幾方面著手。1.采取教育培訓等方式，加強對現有檔案管理人員培訓的力度，促進檔案管理人員基本技能的有效提升。2.外部專業人才引進力度的加強，通過從外部引進檔案管理信息化專業人才的方式，建立高素質的高校檔案管理信息化團隊，為高校檔案管理信息化建設工作的開展提供強有力的技術支持。

（五）建立健全高校檔案管理機制

由于高校檔案管理信息化建設是一項長期而系統性的工作，所以，為了確保檔案管理信息化建設工作的順利進行。高校必須建立完善的檔案管理信息化建設管理機制。這就要求高校必須以自身發展的實際情況為基礎，制定合理地檔案管理信息化建設制度，明確各個部門在檔案管理信息化建設過程中的職責，同時制定切實可行的激勵機制，才能將檔案管理工作人員的工作積極性充分調動起來。

結束語：

總之，高校檔案管理信息化建設不僅是高校信息化建設的重要內容之一，而且已經引起了高校的廣泛關注。所以高校必須加強檔案管理信息化建設現狀以及相關問題分析和研究的力度，并以此為基礎制定相應的解決措施，促進我國高校檔案管理信息化建設工作效率和質量的全面提升。