大數(shù)據(jù)環(huán)境中高校檔案服務(wù)體系的建設(shè)

趙彬

摘 要：高校檔案管理記錄了高校師生在校期間的學(xué)習(xí)、工作、生活、社會實踐等信息，高校檔案管理工作的完整性，對在校師生的工作和生活都會產(chǎn)生一定影響。當(dāng)前，高等教育改革逐步深入，各行業(yè)對人才質(zhì)量的要求越來越高，這對高校檔案管理提出了更高的要求，如何在大數(shù)據(jù)環(huán)境中加強(qiáng)高效檔案服務(wù)體系建設(shè)，成為了高校管理工作中的重要課題。本文主要分析了檔案服務(wù)體系的構(gòu)成、高校檔案服務(wù)體系現(xiàn)狀以及完善策略，以期為相關(guān)人士提供可靠的參考及建議。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高校;檔案管理;檔案服務(wù)

隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，云計算、物聯(lián)網(wǎng)、移動多媒體的應(yīng)用也更加廣泛，加速了大數(shù)據(jù)時代的到來。傳統(tǒng)的高校檔案管理體系存在管理職能弱化、分散化，歸檔范圍不全面，信息化建設(shè)程度不高等缺陷。大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展對高校檔案管理帶來了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，也使高校檔案管理面臨著新的機(jī)遇，充分把握機(jī)遇健全高校檔案服務(wù)體系是我們面臨的重要問題。

一、檔案服務(wù)體系的構(gòu)成

構(gòu)建完整的檔案服務(wù)體系實質(zhì)上就是建立完善、統(tǒng)一，能夠覆蓋全社會的檔案利用服務(wù)體系。檔案服務(wù)體系建設(shè)的內(nèi)容非常豐富，涉及的范圍也比較廣，是一項龐大系統(tǒng)工程，不僅包含完善的檔案管理體系、便利的利用服務(wù)平臺、簡捷的檢索方式，還需要具備專業(yè)素養(yǎng)的用戶、專業(yè)技能的工作人員配合。

二、高校檔案服務(wù)體系的現(xiàn)狀

1.檔案服務(wù)理念滯后

檔案工作面寬量大，專業(yè)性強(qiáng)，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)高，事業(yè)發(fā)展難在基本建設(shè)，弱在規(guī)范管理，要實現(xiàn)與高校、社會的協(xié)調(diào)發(fā)展，就必須爭得高校的重視支持和部門的理解配合。檔案資源存在的根本目的是服務(wù)社會發(fā)展和大眾需求，在最大范圍內(nèi)實現(xiàn)檔案共享是檔案管理部門的重要使命，可以說，高校檔案管理部門肩負(fù)服務(wù)社會大眾的職責(zé)。但當(dāng)前，高校檔案服務(wù)面向的人群主要局限在校內(nèi)老師和學(xué)生，也包括少數(shù)社會人士，高校檔案的服務(wù)面較窄、缺少創(chuàng)新，檔案管理人員也就難以形成服務(wù)社會公眾的理念，檔案服務(wù)、管理理念落后的問題比較突出。

2.檔案服務(wù)方式單一

高校檔案工作主要是管理原始檔案，缺乏對檔案信息的深度開發(fā)，也難以滿足特定的服務(wù)需求。單一的檔案工作方式導(dǎo)致很多有價值的檔案沒有被及時上傳到網(wǎng)絡(luò)上，尤其是院校史料因上傳不及時而蒙塵，難以被大眾所熟知，難以發(fā)揮其應(yīng)有的價值。有的高校檔案管理工作者只是對存檔進(jìn)行一般性匯集，僅僅只是存儲高校歷史信息、數(shù)據(jù)，缺乏科學(xué)合理的歸納、整理，很難發(fā)揮檔案的價值。

同時，在大數(shù)據(jù)環(huán)境中，高校檔案管理也發(fā)生了很大變化。傳統(tǒng)檔案管理主要是對紙質(zhì)檔案進(jìn)行編碼、歸類，然后進(jìn)行存取、管理。但在大數(shù)據(jù)背景下，檔案從純紙質(zhì)變成數(shù)字檔案，管理人員可通過建立檔案云系統(tǒng)的方式對各類型的檔案進(jìn)行信息化儲存與管理，變得更加高效和便捷。最后，大數(shù)據(jù)環(huán)境中檔案管理的內(nèi)容也有了很大改變，更加強(qiáng)調(diào)對信息技術(shù)的運用，通過信息技術(shù)提升檔案管理和利用效率。

3.檔案開發(fā)深度不夠

長期以來，檔案管理人員在管理檔案時都是以藏為主，把日常抄抄寫寫然后收藏保管，按需找尋利用者需要的檔案作為檔案管理工作的內(nèi)容，認(rèn)為只要不丟失、不泄密，有配套的查找程序就足夠了，缺乏開發(fā)利用檔案、服務(wù)高校建設(shè)、服務(wù)廣大師生的意識。

受上述因素的影響，當(dāng)前的高校檔案管理還主要是依靠人工對紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸類、編碼、存儲，對檔案的利用程度較低。雖然也有的高校實現(xiàn)了對檔案的信息化管理和利用，但實際上利用程度很低，沒有充分發(fā)揮檔案服務(wù)高校科研、教學(xué)、管理的作用，檔案收集、分析和存儲所消耗的精力、資源也很多，這已成為亟待高校檔案管理部門解決的難題。

4.檔案服務(wù)隊伍建設(shè)不足

大數(shù)據(jù)時代背景下，信息技術(shù)得到了廣泛傳播和應(yīng)用，對傳統(tǒng)的高校檔案管理工作提出了更高的要求。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)以及數(shù)字媒體技術(shù)在檔案資源的整理、收集、存儲以及共享等流程的應(yīng)用都比較廣泛，這就要求高校檔案管理工作人員具備更高的專業(yè)素養(yǎng)，以更高效地開展檔案管理工作。其次，高校檔案管理隊伍存在人員變動頻繁、不穩(wěn)定的問題，對檔案工作管理的連續(xù)性和漸進(jìn)性造成了很大影響。同是高校工作人員，檔案管理人員的薪資待遇、工作時間、晉升空間等方面與教師相比存在較大差異，成為導(dǎo)致高校檔案管理人員流失嚴(yán)重的主要原因。再次，操作系統(tǒng)作為承載各種檔案軟件的平臺，面臨著大量網(wǎng)絡(luò)安全隱患。作為數(shù)字檔案共享實物基礎(chǔ)的互聯(lián)網(wǎng)終端軟件，在硬盤、處理器、移動存儲設(shè)備等方面存在一定安全隱患，因此急需一批高素質(zhì)、高技能的復(fù)合型人才。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境中高校檔案服務(wù)體系的建設(shè)

1.增強(qiáng)大數(shù)據(jù)意識

高校檔案管理者應(yīng)該不斷改進(jìn)工作理念，培養(yǎng)“大檔案”管理思維，要有打破傳統(tǒng)檔案管理體制的決心。首先，高校檔案管理人員應(yīng)該加大宣傳工作力度，積極營造大檔案管理環(huán)境，在全校范圍內(nèi)形成聯(lián)動管理的局面。高校檔案管理者應(yīng)該樹立信息開放和信息共享的意識，從多層次、全方位深入到檔案信息資源開發(fā)中，把傳統(tǒng)檔案館小作坊式模式擴(kuò)展為廣泛吸收社會力量的大開發(fā)、大服務(wù)和大聯(lián)合模式，促進(jìn)高校檔案信息廣泛傳播和交流。其次，許多國內(nèi)高校對檔案管理工作的重視度不夠，造成檔案管理工作效率低、工作人員服務(wù)差等問題。高校應(yīng)該從上而下、在全校范圍內(nèi)形成重視檔案管理、強(qiáng)調(diào)檔案開發(fā)的意識和氛圍，積極運用大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息技術(shù)改革檔案歸檔、管理和利用的方式，全面了解檔案管理的現(xiàn)狀，分析檔案數(shù)據(jù)，完善檔案管理與服務(wù)。

2.建立檔案數(shù)據(jù)平臺

大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案的生成方式和服務(wù)理念也發(fā)生了轉(zhuǎn)變，圖書情報檔案管理、文檔管理以及數(shù)據(jù)檔案管理一體化趨勢明顯增強(qiáng)。目前，我國已出臺的檔案管理規(guī)范對檔案管理的收集、歸檔和利用進(jìn)行了細(xì)化規(guī)定。高校可以建立數(shù)字檔案共享工作機(jī)制，并設(shè)置好平臺上的交換接口。高校檔案管理應(yīng)用開放的姿態(tài)對檔案管理公共服務(wù)理念進(jìn)行創(chuàng)新，堅持以人為本，對傳統(tǒng)檔案機(jī)構(gòu)的職能劃分、服務(wù)技術(shù)載體和服務(wù)模式改革優(yōu)化，以構(gòu)建數(shù)字檔案館為導(dǎo)向，建立能夠適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代發(fā)展特征的服務(wù)平臺。建設(shè)檔案大數(shù)據(jù)平臺，促進(jìn)各類檔案數(shù)據(jù)整合，提供數(shù)據(jù)管理、歸檔保存和整合共享等服務(wù)，使得檔案管理模式、檔案服務(wù)方式向智能型、精細(xì)化轉(zhuǎn)變。通過建立數(shù)字檔案館，打破傳統(tǒng)檔案管理中條塊分割的界限，加強(qiáng)高校檔案管理各級部門間的數(shù)據(jù)交流和共享，從而在管理和技術(shù)上提升檔案利用率。還應(yīng)建立高校數(shù)字館檔案組織機(jī)構(gòu)管理制度，統(tǒng)一業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)及服務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)單位辦公系統(tǒng)和共享平臺的互通互聯(lián)。

3.豐富和深挖檔案資源

向社會提供檔案是高校檔案館的義務(wù)，公民和組織有利用檔案的權(quán)利，高校檔案館應(yīng)該依法加大對檔案信息的開發(fā)力度，加大檔案管理服務(wù)力度，為檔案服務(wù)注入新鮮血液，從而有效增強(qiáng)社會公眾的檔案利用意識，擴(kuò)大檔案的社會影響力，促進(jìn)檔案管理的不斷發(fā)展。

其次，學(xué)生檔案是高校檔案的重要類型，高校應(yīng)該不斷豐富和深挖檔案資源，通過分析學(xué)生檔案數(shù)據(jù)，全面了解和掌握學(xué)生的情況，從而針對性促進(jìn)學(xué)生全面發(fā)展。高校可為企業(yè)提供學(xué)生檔案資源，而企業(yè)提供創(chuàng)業(yè)或就業(yè)資金，二者互相配合，更好地發(fā)揮高校學(xué)生檔案的價值，使檔案資源為學(xué)生求學(xué)就業(yè)服務(wù)。

最后，檔案資源的整合不是簡單的結(jié)合，也不是“拼合”，而是對其進(jìn)行合理調(diào)整，有機(jī)組合，追求資源的整體結(jié)構(gòu)的最佳化，還要積極創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，采用多種服務(wù)方式，不斷提升服務(wù)能力，拓展服務(wù)空間，為社會公眾提供高效、優(yōu)質(zhì)服務(wù)，要按照國家大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略和“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃要求，積極探索檔案服務(wù)新方式，開展檔案深層次加工，開展大數(shù)據(jù)資源綜合利用研究。

4.加強(qiáng)檔案服務(wù)隊伍建設(shè)

傳統(tǒng)的高校檔案管理工作依靠人工收集、整理、歸納、存取檔案，工作效率較低，對檔案資源的開發(fā)、利用也較缺乏。在大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案管理工作者不僅需要具備檔案管理專業(yè)知識，還需具備數(shù)據(jù)分析、處理能力，這就需要對高校檔案管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，打造一支分析能力強(qiáng)、計算機(jī)操作能力過硬的檔案管理團(tuán)隊。

高校在建設(shè)檔案服務(wù)隊伍的過程中，首先應(yīng)該對現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理專業(yè)知識、信息化操作專業(yè)技能等，使檔案管理工作者具備扎實的基礎(chǔ)知識，從而提高檔案管理團(tuán)隊的專業(yè)水平。其次，高校可以聘請既熟悉信息技術(shù)又了解檔案管理工作的復(fù)合型人才，對高校檔案進(jìn)行科學(xué)有序的整理、分析和反饋。最后，高校檔案管理工作者必須具備服務(wù)社會公眾的意識，通過進(jìn)修提升業(yè)務(wù)水平。

四、結(jié)語

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)平臺強(qiáng)大的信息存儲和數(shù)據(jù)分析能力推動了大數(shù)據(jù)時代的到來。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案是高校重要的信息資源，高校應(yīng)不斷對檔案管理模式進(jìn)行改革，建立符合社會發(fā)展趨勢的數(shù)字化檔案管理模式，滿足大數(shù)據(jù)時代的新要求。高校管理層應(yīng)樹立大數(shù)據(jù)意識，建立檔案數(shù)據(jù)共享平臺，豐富和挖掘檔案資源并加強(qiáng)高校檔案服務(wù)隊伍建設(shè)，以更好地適應(yīng)時代發(fā)展的需求，促進(jìn)高校檔案服務(wù)體系的持續(xù)完善。

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