計算機技術在高校辦公自動化中的應用

王智慧 王宇鑫

摘要 辦公自動化是有效提高各行各業辦公效率的基礎，高校也不例外，辦公自動化的基礎技術支撐就是計算機技術，這是實現辦公自動化的核心。辦公自動化依賴于強大的網絡系統，齊全的硬件設備，高校要善于運用計算機技術提高辦公的效率，發揮計算機軟硬件的功能，運用計算機技術實現校園管理、行政辦公、信息數據處理、資料傳遞和共享、校園信息發布等等。本文首先分析了高校利用計算機技術實現辦公自動化的必要性，分析了高校辦公自動化的現狀，指出了如何利用計算機技術實現辦公自動化。

【關鍵詞】計算機技術 技術應用 辦公自動化

隨著我國步入信息時代，大數據、云計算等技術在各領域的應用十分廣泛，計算機已經成為人們生活和工作中不可或缺的部分。在高校運行中，辦公自動化是有效提升高校辦學質量和教育教學水平的重要途徑，計算機技術是實現辦公自動化的前提和基礎，高校要將通訊技術、信息技術、數字化技術相結合，提高高校辦公能力，進而促進智能辦公體系的建立，促進教育事業的可持續發展。

1 高校辦公自動化體系構建的必要性

1.1 提高校園辦公效率

校園辦公自動化主要包括校園公文處理、會議安排、校園各類信息發布、校內網絡平臺管理。高校要善于利用計算機技術優勢，構建辦公自動化體系，對辦公事宜進行監管，對事情的進展進行控制。利用計算機可以實現電子信息文件的查看和編輯，便于教職工查閱文件，進而為校園決策提供依據和參考。

1.2 實現跨區域信息傳遞

智慧校園建設與數字化校園建設過程中，要實現跨區域的數據傳遞，辦公自動化就體現在校園跨區域管理。校園借助計算機技術，實現校園的實時監控。很多高校分為不同的校區，校區的管理需要進行跨區域進行，因此，通訊技術、監控技術的應用是十分必要的。

1.3 提高校園管理水平和教育質量

辦公自動化體系的建立是為校園服務的，為教職工和學生提供智能化服務，采用計算機技術可以實現辦公自動化，保證信息渠道暢通。校園教職工可以通過校園網絡系統，提高教職工和學生的參與積極性，教職工和學生通過網站了解校園的管理動態和科研進展。

2 校園辦公自動化建設存在的不足

計算機技術應用于校園建設是信息時代發展的必然結果，但目前，在校園中計算機在辦公中的應用還十分有限，部分院校沒有建立全覆蓋的網絡，計算機之間的信息與數據傳遞與共享難以實現，停留在單項事務處理階段，容易導致信息丟失，系統存在安全隱患。其次，部分院校使用校園局域網開展辦公工作，但局域網作用發揮不明顯，數據和信息集中在服務器上，部門之間信息共享不足，存在資源浪費，文件的存儲和打印較容易，但網絡的運用十分有限。另外，部分院校建立了校園網絡體系，辦公也基本實現自動化，但是對于計算機軟硬件的維護力度不夠，網絡體系存在安全問題，數據和信息交叉重復，浪費網絡空間，辦公自動化的效率有待提升。

3 計算機技術在高校辦公自動化的具體應用

對高校而言，辦公自動化是提升辦公效率的關鍵，利用計算機技術可以將很多工作由人工轉為智能化處理，大大減輕校園的人力資源和物力消耗，計算機技術的廣泛應用可以實現智慧校園的建設，主要措施如下：

3.1 優化計算機辦公流程

計算機技術可以應用于各行各業，高校行政辦公中也離不開計算機設備軟件的應用，利用計算機對辦公過程跟蹤監控，建立高校各部門協作關系建立，有助于連接校園內各崗位，進而提高學校資源的使用效率。高校正常運行需要大量的工作，例如會議安排、公文匯報、教育決策、校園活動安排、科研項目管理等，工作緊靠人工難以完成，其中產生的大量信息的存儲與處理也需要計算機來完成。計算機技術就可以應用于優化辦公流程上，可以利用計算機制定事務流程表，制定工作計劃，進而減少人力浪費，保證各項工作的順利開展。

3.2 利用計算機技術實現校內外信息交流與共享

高校辦公業務中主要針對信息和數據的處理，計算機技術有利于提高數據與信息收集與處理的質量。校園可以建立數據庫與信息庫，建立一個集成化的辦公自動化系統，完善信息處理機制。多個計算機會組成一個信息交互平臺，在這個網絡平臺上，學校可以發布管理信息和校園動態，發布教育信息等，利用論壇公布校園活動等。高校信息平臺除了公布各類信息，還要更新學習資料和課程資源，便于學生進行瀏覽和下載，這是提升高校教育質量的重要手段，也是計算機技術應用的價值所在。

3.3 利用計算機系統公開校務進程

校務公開是高校推進有關政策的重要體現，高校要借助于計算機技術和網絡平臺，技術公布校園決策和工作計劃方案等等，實現校務公開化和透明化，提升高校的辦學水平。其次，校務公開可以使教職工與學生參與到校園管理中，可以監督校園管理活動的實效性，通過網絡反饋機制，教職工和學生可以為學校發展提出合理化建議，促進民主校園的建立。

3.4 利用計算機技術提高行政辦公水平

計算機技術在辦公環節的應用影響高校的行政辦公水平，高校要利用計算機技術做好會議安排、公文編輯與下達、工作計劃與宣傳、活動方案制定等工作。計算機技術的使用可以減輕人員工作壓力，可以實現現有資源的合理利用。高校要重視辦公自動化的發展，定期做好相關人員培訓，提升教職人員計算機操作水平，熟悉軟硬件操作，保障辦公自動化的實現，學校還要加大投入，做好系統維護與升級。

4 結語

計算機技術在高校中的應用是必要的，在智慧校園建設的過程中，計算機技術的優勢十分明顯，高校要利用先進技術實現辦公自動化體系的建設，提高校園管理水平和辦公效率，進而促進教育事業與信息科技的密切融合。

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