以檔案為核心的大數據知識資源系統的開發與建設

■ 賴竹斌

第1章 背景

1.1 知識資源現狀

中國電建集團昆明勘測設計研究院（簡稱昆明院）建院50余年來，完成了大量水電水利工程的勘察設計工作，積累了豐厚的工程檔案資料，這些資料雖然得到的有效的管理，但在利用上遇到了瓶頸，為滿足我院生產業務的國際化、多元化發展需求，實現檔案、圖書、情報一體化管理，需要對我院現有的工程檔案、文獻資料、作業流程、技術標準等進行分析、研究，提煉數據形成知識，同時智能推送給用戶，引導用戶知識創新，為工程師提供培訓、學習的訓練系統，為昆明院解決存在的以下四個問題：

知識信息分散流失。昆明院承擔了眾多設計任務，設計規模大，參與的專業多，工程人員變動頻繁；工程周期長、分工細致、分布地域廣，這些特點造成信息量龐大且分散，信息溝通不暢，知識信息分散流失和利用率低等問題，從而造成現有成果利用困難。

隱性知識沒有得到保存。院老一輩設計專家和中青年技術骨干在多年的實際工作中積累了豐富的經驗和寶貴的資料，但這些財富大部分存大腦中，易流失、難以保存，給企業帶來技術知識損失。

專業技術資料缺少分享平臺，各專業技術人員在多年工作中積累的大量技術資料，沒有建立開放的平臺以提供知識的分享，造成知識的浪費。

產業鏈上下游知識未建立平臺。昆明院作為集團公司重要的科研基地，也承擔著為集團內各類型企業進行科技創新，提供服務的任務，設計企業和上下游合作伙伴信息交流和知識分享的需求也在提高，需要建立一個統一的平臺。

1.2 研究意義

為滿足我院生產業務的國際化、多元化發展需求，實現檔案、圖書、情報一體化管理，需要對我院現有的工程檔案、文獻資料、作業流程、技術標準等進行分析、研究，提煉數據形成知識，同時智能推送給用戶，引導用戶知識創新，為工程師提供培訓、學習的訓練系統，以檔案為核心的多源信息知識管理平臺研究將解決我院以下幾個方面的難題：

1.集團公司規模大、專業多，且人員、角色變動頻繁，工程周期長，造成信息量龐大且分散，造成現有成果利用困難。

2.昆明院承擔了眾多設計任務，設計規模大，參與的專業多，工程人員變動頻繁，知識信息分散流失。

3.工程周期長、分工細致、分布地域廣，這些特點造成信息量龐大且分散，信息溝通不暢，知識信息分散流失和利用率低等問題，從而造成現有成果利用困難。

4.隱性知識沒有得到保存。院老一輩設計專家和中青年技術骨干在多年的實際工作中積累了豐富的經驗和寶貴的資料，但這些財富大部分存大腦中，易流失、難以保存，給企業帶來技術知識損失。

5.專業技術資料缺少分享平臺，各專業技術人員在多年工作中積累的大量技術資料，沒有建立開放的平臺以提供知識的分享，造成知識的浪費。

產業鏈上下游知識未建立平臺。昆明院作為集團公司重要的科研基地，也承擔著為集團內各類型企業進行科技創新，提供服務的任務，設計企業和上下游合作伙伴信息交流和知識分享的需求也在提高，需要建立一個統一的平臺。

1.3 研究目標

通過以檔案為核心的多源信息知識管理平臺研究與系統的建設，將檔案收集、存儲并自動整理和智能分析后，自動推送到工程師桌面，用戶在未登錄前，系統是一個大的知識倉庫，用戶登錄后，展現給用戶的將是一個涵蓋工程各數據層面的培訓平臺和作業指導平臺，實現從檔案管理到知識管理的轉變。

推動企業的規范化、標準化建設，通過《以檔案為核心的多源信息知識管理平臺》的建設，對我院設計標準、設計規范、設計圖庫等資料系統分類整理，將以往設計成果中一些共性的知識和經驗轉化為顯性的知識，為工程師作提供指導和參考，實現了集團公司的工程知識積累、提取、整理和共享，推動集團公司標準化、規范化進程。

防止集團公司技術資料、知識成果的流失，充分利用現有信息資源和科技成果，我院建院以來完成了多項工程設計項目，積累了豐富的工程實踐經驗，總結和整理了大量的工程技術資料和科研成果，通過計算機信息處理技術對這些信息進行系統化整理和電子化存檔，使各項信息實現了統一化、規范化和網絡化的管理，具體管理目標如下：

1)為工程項目審查和技術咨詢提供可以借鑒的方法和指導；

2)為承接設計工作提供素材；

3)可以方便地與國內外合作單位交換電子資料。在設計的現階段，業務量會逐步再擴大，必將會參與許多國內和國際性項目，合作伙伴的數量和范圍將大量增加，充分利用電子化設計成果，必將對我院業務的開展發揮極大的推動作用。

解決工程知識資源的整理、歸檔難題，包括對設計資源進行分類、審核、修改、添加、刪除等；可根據人員、角色、群組、組織架構來設定使用權限，有效管理使用者對文件閱讀、編修、刪除等權限；自動創建目錄結構；彈性設定「文件類型」格式，可針對各類不同性質的文件，自訂特有的欄位名稱；各文件夾可彈性設定上傳檔案的個數、大小限制與是否記錄版本異動、進行審核流程等規則。

解決知識資源的檢索、傳輸、瀏覽和統計的難題，建立人性化的搜索功能和自定義消息機制，方便用戶從多個角度定義知識地圖，快速找到自己需要的資料和了解檔案的更新變化情況。用戶可以根據項目和日期查看最新的檔案，并可以自己定義關鍵字來進行查找。并及時的收到自己關心項目的檔案更新信息。

對所有管理的工程知識資源都提供高效統計與智能化的查找搜索功能；對于查詢，用戶只需輸入文件的相關屬性信息，同時用戶定義的自定義屬性字段也可以參與到查詢中。即可準確、快速的查找到想要的資料。

解決工程知識資源的安全性難題，企業競爭就是商業情報的競爭。企業商業機密一旦泄漏后果不堪設想。本項目將有效保障了檔案資源的安全利用，其具體的安全成果如下：

1)針對網絡的安全保護，系統的部署在全封閉的內部網絡，使外部網絡用戶無法進入系統獲取相關信息；

2)數據傳輸的安全性，底層使用加密的數據傳輸并可以實現斷點續傳；

3)接入的安全。所有接入系統的使用者，都必須通過口令認證。使外部人員無法進入系統；

4)接入之后的安全保障。系統的登陸、資料的上傳、下載等均可實現數據記錄，可清晰了解到每一份文件具體由誰去下載，有效保障了數據的安全性；

縮短設計周期、降低設計成本、提高設計質量，通過本項目設計建立、完善設計企業的技術和管理標準，完成制度化建設，可以把ISO質量體系的標準、相關的工程設計規程規范納入信息系統中，并在系統中優化流程，跟蹤工作過程，提高工作質量。同時，利用網絡環境能迅速獲得內部的設計資源，信息充分共享，減少重復勞動，降低設計成本，提高效率；也可以迅速獲得外部的市場信息，縮短與客戶的距離，壓縮不必要的會議和出差費用。

第2章 建設內容

2.1 系統總體架構

《工程知識資源管理系統》功能模塊圖

2.2 建立標準“工程數據模型”

以檔案為核心的大數據知識管理平臺研究，將以云南瀾滄江糯扎渡水電站為依托工程，全面收集和分類整理各階段（規劃、預可行研究、可行性研究、招標、技施、竣工驗收、運行）的勘察設計科研成果，實現統一存儲與共享，方便員工查找和利用相關的資料。建立基于文件系統和關系型數據庫系統，以結構化數據為存儲和處理對象，實現對數據的計算和統計能力，形成完整的數據庫并具有關聯的屬性，標準工程數據庫的預期目標如下：

實現各類文字報告及其附圖快速準確的歸檔和管理。

實現各類圖片、視頻等影像資料的實時上傳和分類整理。

探索建立標準圖庫的必要性和實現的方法。

實現現場設計修改通知單和設計圖紙的鏈接和標示。

實現全圖，全文檢索功能。

實現工程報告類打印電子文件自動收集

工程圖紙圖簽電子簽名系統

2.3 建立“知識管理系統”

實現知識庫的動態管理，加速知識的沉淀、共享、應用與創新，提高員工的工作效率。逐步實現設計人員、流程和知識的互動，進一步細化動態知識的管理，實現在流程執行過程中沉淀知識、關聯知識，使設計人員適時得到所需的知識。與集團公司已經上線運行的綜合管理系統、項目管理、流程管理、協同設計等實現互聯互通，知識整合具體目標如下：

實現與生產管理系統和三維協同設計的集成，實現數據集中展現。

實現與CNKI、Apabi等已有知識資源的知識鏈接及檢索。

提供知識總庫的管理系統，實現快捷、方便、安全的檢索和下載，同時保持與人力資源庫的及時更新。

建立方便供技術人員交流的工程論壇。

通過IE、Google earth進行工程發布，展示集團公司所承擔的工程及基本資料，擴大集團公司的影響力。

2.4 建設“知識利用平臺”

使用戶在知識利用首頁可以一目了然的看到我院多年積累的工程知識資源成果、最新的工程知識情況和知識的分布情況，同時用戶可以自動定位到查找窗口，快速的根據自己的需要找到相關的知識，包括快捷查詢通道、優秀工程展示、技術講座推薦、最新知識成果分享、知識管理系統數據統計、最新數據顯示、知識分類數據庫展示、用戶登錄等內容，指導生產、規范作業流程，提高生產效率和設計質量。

提供展現企業全部知識和快速定位的知識首頁。

提供可視化的動態知識地圖。

提供快捷、準確、高效的知識檢索功能。

提供開放、專業的知識交流平臺。

提供知識博客和個人知識社區。

提供可交付的資源下載中心。

2.5 建立“知識管理體系”

建立知識管理制度，主辦知識管理講座。建立完善的知識管理體系，指定專業的知識管理人員，建立考核指標和激勵制度，使企業知識管理在循環中不斷完善和發展，主要工作包括以下內容：

在企業內部建立知識管理人員架構。

明確知識管理人員的工作職責。

建立知識管理績效考核指標。

建立知識管理激勵制度。

第3章 建設成果

3.1 系統建設成果

“工程知識資源管理系統”突破靜態檔案管理模式的局限，建成了我院檔案、圖書、情報一體化管理體系，將我院五十余年積累、沉淀的檔案、資料知識的推送進系統，解決我院科技成果資源利用共享，員工知識傳遞問題。其建設成果主要包括以下幾個方面：

全方位的資源整合，能滿足數據多元化需求

定制功能靈活，解決企業內子公司、各分院知識管理個性需求

系統具有較高的穩定性和安全性，確保我院資料安全。

智能的數據處理能力，減輕檔案人員的工作。

先進的出圖條碼管理模式，使信息技術服務于生產。

建成知識的推送、作業指導和個人知識平臺，指引生產，加強技術創新能力。

以檔案為核心的大數據知識管理平臺研究將對現有的檔案資料成果、作業流程、作業規范等進行分析、研究，滿足基礎數據、項目操作、成果積累三個層面的大數據知識管理平臺，確保檔案資源全生命周期的管理，挖掘、分析企業資源數據為領導提供決策支持。

3.2 創新成果

系統全面的對檔案資源進行整理、分析，建立以檔案為核心的大數據知識管理平臺和管理體系。

整合工程全生命周期的知識資源，建立標準“工程數據模型”，實現從資源收集存檔到資源利用的轉型。

完成從檔案管理到知識管理的轉型，變靜態檔案管理為知識管理。

在企業內真正實現知識資源的標準化、規范化管理，將知識資源推送給企業每一位員工。

建立以知識利用為核心的知識交流與知識創新的平臺，在業內率先實現知識管理，該系統在中國水電工程顧問集團公司系統內及云南省檔案行業內均屬首創。

3.3 應用價值

1、實現企業知識資源的統一管理，解決企業知識資源的整合、歸檔、整理難題。

2、防止企業技術資料、知識成果的流失，解決了工程知識資源的安全性難題。

3、實現企業知識資源主動推送，解決知識資源的檢索、傳輸、瀏覽和統計的難題。

4、推動企業的規范化、標準化建設，加快企業知識資源利用，推動企業標準化、規范化進程。

5、縮短生產周期、降低設計成本、提高設計質量、增強技術創新能力，提升企業核心競爭力。

第4章 總結

該項目的研究以提升企業的知識管理水平、實現企業的知識共享為目的。通過項目的建設與實施，將日常工作與信息化工程結合進行，科學規劃、積極推進、分步實施，充分發揮信息技術的作用，提高集團公司知識的生產，獲取、共享和利用的水平，加大工程知識在流動過程中的價值增值，有效的加快集團公司信息化、數字化、集成化的發展，以適應知識經濟環境下的市場競爭。同時，項目具有高擴展性與復用性，項目成果可以推廣到集團公司其它單位，推動整個行業的信息化發展，提升工程知識的管理與應用水平，其具體的推廣和應用價值如下：

4.1 經濟效益

通過“以檔案為核心的大數據知識管理平臺研究”搭建了一個學習型的平臺，推動全員的學習能力，提高員工技術水平，提升企業技術力量，推動了企業發展，促進了企業經濟效益的增長。

加強了知識在企業中的傳承與流通，解決溝通不暢等工作壁壘和瓶頸，減輕了企業無形資產的流失，降低了員工學習和培訓成本。

提供知識交流和創新平臺，引導員工技術創新，提高企業的核心競爭力，成為企業員工知識學習的大數據資源平臺。

企業知識管理文化的建設推動標準化管理，減少生產錯誤，降低重復勞動，節約了人力成本和材料成本，提高了生產質量與生產效率，提高企業的利潤。

4.2 社會效益

推動工程設計檔案管理向工程知識大數據管理的轉型，提高檔案管理水平，將檔案管理從基于檔案介質的收、管、存到以檔案利用為核心的用、管、存轉變，在知識經濟時代實現從檔案向知識的提升，管理向服務的轉變。

實現工程大數據的云服務理念，將檔案介質從傳統的紙介質向數字檔案館、知識管理轉變，實現檔案全生命周期的無紙化管理，建立設計企業大數據管理的低碳經濟綠色企業。