大數據環境下高校檔案電子化管理研究

潘虹

[摘 要]近年來，隨著大數據技術的發展和應用場景的拓展，高校的檔案管理越來越多地以電子化形式開展。相對于傳統的紙質檔案管理，電子化的管理方式能更好地利用信息技術手段，提高檔案管理工作效率，進一步優化高校管理，服務廣大師生。但由于技術以及相關人才培養等方面的現實原因，當前高校檔案電子化管理工作還面臨一些困境，需要在未來有針對性地加以解決。

[關鍵詞]大數據環境；高校檔案；電子化管理；信息技術

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.24.092

[中圖分類號]G647.24 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）24-0-02

0 引 言

高校檔案包括了教學、行政、學生管理、科研等多方面的信息，肩負重要的使命和責任，是高校人才培養與日常管理的重要工具，是上級部門進行人才考察、選拔和任用的關鍵依據。在大數據環境下，越來越多的高校開始加強檔案的電子化、信息化管理，不僅方便了檔案的儲存和調閱，更節約了人力資源成本和時間成本，提高了相關工作的效率，更好地服務于高校人才培養和教育事業發展的大局。在大數據環境下，要進一步采取措施，加強高校檔案電子化管理工作。

1 高校檔案電子化管理的原則

1.1 合法性原則

高校檔案管理，無論是傳統的紙質版管理，還是現代化的電子式管理，都應當遵守《中華人民共和國檔案法》和高校檔案管理制度規定的相關要求。另外，對檔案電子化管理，還應當遵守一系列技術規范，包括《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范》（DA/T38）和《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T47）等。

1.2 效益性原則

高校要充分衡量檔案電子化管理的成本和效益，以合規和需求導向為原則，適當考慮經濟成本，確保檔案電子化管理能夠在高校自身財力、人力、物力可承受的范圍內，并優化管理方法和技術操作，適當降低成本取得最大效益。

1.3 真實性原則

真實是檔案管理的生命線，檔案的價值即在于真實性，如果檔案所載信息失真，檔案價值就無從談起，檔案管理工作就喪失了存在的意義。因此在實際工作中，一是要確保原始信息的真實、完整和準確，不能有虛假陳述、重大誤導和遺漏，二是在紙質版檔案電子化的過程中，要確保信息完整，不能被人為選擇性遺漏。

1.4 可用性原則

除了人事檔案外，財務會計信息檔案也是高校檔案電子化管理的重要內容。現階段，高校基本已經普及了會計電算化系統，會計信息本身就已經以電子化形式存在，但由于會計系統和高校檔案系統之間存在技術上的不一致，甚至是不兼容，因此有可能導致部分高校會計信息無法錄入，或在不同的系統中轉換過程中造成數據偏誤，影響檔案信息的可用性。

1.5 安全性原則

電子化檔案的安全性是高校檔案管理工作需要著重考慮的又一方面。與傳統的防范檔案物理毀損不同，電子化檔案的安全性主要建立在系統整體安全運作的基礎上，既要防范電腦系統本身的bug，又要防范黑客入侵，盜取檔案信息。因此，電子化檔案管理提出了新的不同要求，需要高校管理者在實際工作中著重考慮。

2 大數據環境下高校檔案電子化管理工作存在的問題

2.1 檔案信息電子化不足

大數據是建立在信息電子化的基礎上的，利用大數據技術加強高校檔案管理的基礎和前提是檔案信息的電子化。從實踐上來看，很多檔案與教學研究過程中的實驗操作類似，在實現電子化的過程中存在現實的阻礙。同時，高校已有的檔案存量大，將這些海量信息轉化為電子信息，需要大量人手和時間，而當前高校檔案管理人員數量少，沒有足夠的時間和能力來實現電子化錄入。因此，造成當前高校檔案信息電子化不足，達不到大數據的要求。

2.2 電子化檔案未能有效整合

高校檔案電子化管理，是順應大數據技術發展的趨勢，而大數據的基礎和模板就是檔案信息的有效整合。所謂有效整合，就是將檔案的電子化數據按照大數據技術要求的方式進行歸類，從而可以為大數據技術所用。但現階段，由于高校檔案管理工作人員普遍對大數據的應用缺乏必要的技能掌握，人才隊伍建設相對滯后，因此對檔案的電子化信息整合缺乏必要的能力，在信息整合方面往往達不到大數據技術的要求，從而不利于開展檔案電子管理工作。

2.3 信息安全性存在一定的風險

雖然高校已經采取必要的措施和手段來加強信息系統的安全性，特別是不少高校都有本校的信息防護安全網，能夠在一定程度上加強對電子信息的安全性保障。但由于信息網絡和電子化系統存在固有的安全風險，因此即便有相對完善的信息安全保障體系，也無法確保電子檔案的絕對安全。另外，部分工作人員對電子信息的安全性重視程度不夠，不按照規定的章程和工作流程操作系統，導致系統安全防護水平下降，甚至出現資料泄露的情況，對高校和師生的切身利益造成較大的負面影響。這一點是當前大數據環境下高校電子檔案管理工作中存在的又一個重要問題。

3 大數據環境下加強高校檔案電子化管理的建議

3.1 重視人才隊伍建設

目前，大數據環境下高校檔案電子化管理工作存在的問題，歸根結底是缺乏足夠的人才，特別是一線技術人員。由于我國信息技術產業發展水平不高，特別是人才培養的數量未能滿足社會的需求，因此人才缺口問題在高校檔案電子化管理的過程中也有所體現，具體導致了前文提到的檔案信息電子化不足、電子化檔案未能有效整合以及缺乏足夠的技術人員維護信息系統，導致信息安全性存在一定的風險。

重視人才隊伍建設要做好以下工作。一是要加強人才培養。高校要加強培養相關專業的人才，對一些學習成績優異、動手操作能力強、未來有志于從事高校檔案電子化管理工作的學生進行針對性培養，在其畢業時可以優先通過人才引進計劃，聘請為高校檔案電子化管理工作人員。二是可以從校外招聘一些技術能力過硬的技術人員到高校檔案電子化管理的崗位上任職，以服務高校檔案電子化管理工作。三是要加強現有員工的職業技能培訓，幫助員工提高職業技能水平，提高履職能力，以更好地勝任高校檔案電子化管理工作。

3.2 加快檔案電子化建設

現階段，高校管理者要擁有主動應用大數據技術的理念，提高利用大數據技術輔助檔案電子化管理的積極性和主動性。從實踐層面上，高校檔案管理者要加快現有存量檔案的電子化轉換工作，盡快把現有紙質版檔案信息輸入信息系統，轉化為電子數據；還要建立并維護好現有的信息系統，解決好信息系統運行時出現的問題，盡快讓信息系統在電子化檔案管理中發揮其應有的作用。此外，加快檔案電子化建設，還要建立必要的制度，從現有的檔案管理工作開始，用電子化管理方式代替傳統的紙質管理模式，逐漸適應大數據的要求，從無到有、從少到多，實現檔案電子化建設。

以高校會計檔案信息化管理為例，傳統的會計憑證都是紙質版，憑證多，內容雜，保存起來難度大，會占用較大的空間。而隨著信息技術的發展，目前國家也推行了電子發票、電子合同和電子憑證，很多會計憑證都在電腦上自動生成，無須轉化為紙質版。高校檔案管理工作也要順應這一技術發展趨勢，會計信息適當采用電子憑證和電子數據，再加強信息的整合，以妥善方式保存，更好地落實檔案電子化管理的要求。

3.3 優化檔案電子化管理方法

在優化檔案電子化管理方法時，要注重電子檔案格式的標準化。例如，高校在簽訂經常發生的業務合同時，可以采用范式合同文本，合同之間僅有少量信息不同，而不同的信息就作為不同信息的識別特征，如合同對方、合同金額、合同內容等。檔案標準化有利于提高檔案管理的效率，更方便查找對應的信息，進一步提高電子化管理水平。

高校可以考慮檔案資源電子化目錄超鏈接到檔案的方法，即先將電子信息進行適當分類，整理成方便使用者查詢和檢索的目錄信息，然后將目錄和檔案內容進行超鏈接關聯。超鏈接關聯的管理方式，是站在使用者的角度進行管理，只要使用者提供檔案的一部分信息，就可以直接鏈接到檔案信息，大大提高了檔案搜索和管理的效率，進一步發揮信息技術的優勢，提高檔案電子化管理的效果和水平。

3.4 加強電子檔案信息共享

高校應當加強電子檔案信息的內部共享，讓檔案信息在可允許的范圍內“動起來”，提高信息的流動性，提高使用效率。電子檔案信息不僅是單個數據，更應該能夠在高校管理中發揮出應有的作用。不同部門、院系的管理人員都能夠通過登錄電子檔案信息管理系統獲取整個學校內的電子檔案信息，從而能夠實現檔案信息資源服務的整體化，提供“一站式”的信息資源服務。同時，高校還應當“走出去”，積極向兄弟高校，特別是在檔案電子化管理上走在前面的高校學習，重點學習其先進經驗，適當借鑒其模式，從而帶動本校相關工作的發展。

4 結 語

在大數據環境下，高校檔案電子化管理迎來了新的發展機遇。高校檔案電子化管理包括5大原則，即合法性、效益性、真實性、可用性和安全性原則。目前，我國高校相關工作存在一定的困境，包括檔案信息電子化不足、電子化檔案未能有效整合以及信息安全性存在一定的風險等，需要在未來通過重視人才隊伍建設、加快檔案電子化建設、優化檔案電子化管理方法、加強電子檔案信息共享等途徑，進一步提高檔案電子化管理工作的質量和水平，以更好地為高校管理和自身發展服務。

主要參考文獻

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