淺議機關(guān)檔案管理工作

王志鵬

摘要：機關(guān)檔案工作是機關(guān)工作的組成部分，是提高機關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護機關(guān)歷史真實面貌的一項重要工作。機關(guān)檔案室是管理本機關(guān)檔案的內(nèi)部組織機構(gòu)，主要服務(wù)于本機關(guān)的工作、生產(chǎn)或科研等活動。機關(guān)檔案室所收藏與積累的檔案，不僅對本機關(guān)的工作或生產(chǎn)具有利用查考價值，而且其中具有國家和社會保存價值的檔案，還是國家檔案資源的重要來源。

關(guān)鍵詞：機關(guān)檔案；管理；問題；對策

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A

1引言

隨著機關(guān)的發(fā)展與進步，人們對機關(guān)檔案管理工作也有了更高的要求，要求機關(guān)檔案需實現(xiàn)規(guī)范化管理。然而，在當(dāng)下機關(guān)檔案管理工作中，其工作的方式方法明顯缺乏規(guī)范性，在很大程度上影響了機關(guān)檔案管理工作的效率，已經(jīng)不能滿足機關(guān)檔案管理工作發(fā)展的需求。所以，在新形勢下，必須要加強機關(guān)檔案規(guī)范化管理，使機關(guān)檔案管理的方法更加科學(xué)、規(guī)范、有效，從而促進機關(guān)檔案管理工作效率的提升，以及質(zhì)量的提高，推動機關(guān)檔案管理工作的深入開展。

2 機關(guān)檔案工作存在的問題

2.1 檔案員身份編制存在的問題

少數(shù)機關(guān)單位沒有真正意識到檔案的重要性，沒有對檔案工作進行認真的管理，存在敷衍的態(tài)度，且連基本的專職檔案員都沒有配備。一方面由于機關(guān)工作繁雜，人手編制不足，部分機關(guān)單位未配備專職檔案員，采取聘用工勤人員、臨時工和向下級單位借調(diào)人員等方式應(yīng)付檔案工作。另一方面主要是因為領(lǐng)導(dǎo)檔案管理意識缺乏，沒將檔案工作作為機關(guān)的一項基礎(chǔ)業(yè)務(wù)來抓。

2.2 機關(guān)檔案歸檔立卷制度建設(shè)方面存在的問題

第一，辦公室工作人員不能全部參與檔案工作，不利于全員意識的樹立。建立部門備案（備案）制度，需要建立檔案室、由兼職人員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，以及負責(zé)檔案收集、整理、移交工作職責(zé)的辦公室。二是不利于理順檔案工作職能，明確各部門的職責(zé)和任務(wù)。有些單位沒有實行部門備案（備案）制度，檔案工作經(jīng)常不明確，相互負責(zé)，造成檔案的不完整收集。三，專職檔案人員過大。檔案工作很難在年底完成。我們必須雇傭社會檔案，組織公司或臨時檔案人員來完成這項任務(wù)。

2.3 機關(guān)檔案利用工作存在的問題

一是對于公共使用的限制，手續(xù)繁瑣，嚴格控制。由于國家法律層面的原因，檔案室主要是針對機關(guān)內(nèi)部工作服務(wù)的，而早期的政府信息公開程度較低，許多檔案未按要求轉(zhuǎn)入檔案館。因此，公眾很難了解政府信息的早期使用情況。二是采用原來的方式，使用效率不高。信息技術(shù)的飛速發(fā)展帶來了社會的快速發(fā)展，但檔案的發(fā)展速度相對較慢。三是檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)薄弱，檔案收集工作不完備。檔案室收集官方文件，不收集其他文件和材料以及其他類型的檔案是很常見的。

3 改善機關(guān)檔案工作的對策建議

3.1 增強檔案工作管理思路的創(chuàng)新，培養(yǎng)戰(zhàn)略眼光

檔案工作者首先要能夠把握大勢。如果我們具有了發(fā)展眼光和戰(zhàn)略思維，善于從自身的小天地里跳出來，做到眼界寬廣，胸有全局，從而更自覺的在大局下行動，正確的把握發(fā)展態(tài)勢，始終走在時代的前列，我們的事業(yè)就能無往而不勝。其次學(xué)會辨證思考。學(xué)會用辨證的眼光看問題，就是學(xué)會立體的、全方位的、多角度的觀察問題，就是要學(xué)會馬克思主義立場觀點方法去思考問題。因此既要從全局的角度看問題，也要從局部的角度想問題，既要從橫的方面觀察問題，也要從縱的方面思考問題，全局和局部總是相互依存的。最后研究重大問題。面對不斷涌現(xiàn)的新變化、新情況，面對新的歷史使命，能否保持頭腦清醒沉著冷靜，正確的把握時代的發(fā)展要求，把檔案事業(yè)不斷的推向全局，關(guān)鍵是我們要不斷的學(xué)習(xí)，及時充電，永遠使自己保持一種充滿活力和動力的思想，接收新事物，研究新問題。

3.2 提高機關(guān)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

人是促使機關(guān)檔案管理工作有效進行的關(guān)鍵因素。所以，提高機關(guān)檔案管理人員的綜合素質(zhì)是實現(xiàn)機關(guān)檔案管理規(guī)范化的重要保證。要將現(xiàn)代技術(shù)與機關(guān)檔案管理工作結(jié)合起來，達到高效、安全、精準的目的，讓機關(guān)檔案管理工作步入一個良性循環(huán)，這就要求機關(guān)檔案管理人員積極主動提升自身素質(zhì)，更新知識結(jié)構(gòu)，在實踐中不斷進行自我總結(jié)完善，運用自身的機關(guān)檔案管理知識，與現(xiàn)代信息相結(jié)合，對現(xiàn)代信息管理技術(shù)加以掌握，使自己成為復(fù)合型人才，提高機關(guān)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。通過提升素質(zhì)有利于推動機關(guān)單位檔案管理規(guī)范化的實現(xiàn)。

3.3 積極應(yīng)用先進的信息化技術(shù)管理機關(guān)檔案

目前，機關(guān)檔案管理的工作量逐漸加大，其難度也有所增加，機關(guān)檔案管理人員的壓力越來越大。在信息化的背景下，相關(guān)機關(guān)應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案管理思想，與時俱進。實現(xiàn)利用信息化技術(shù)管理檔案，是機關(guān)檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，機關(guān)單位也應(yīng)該順應(yīng)這個趨勢，引進先進的技術(shù)設(shè)備運用先進的科學(xué)技術(shù)手段來幫助檔案管理人員管理檔案。利用信息化技術(shù)管理機關(guān)檔案，進行儲存、編目、檢索、查閱等環(huán)節(jié)工作，可以減輕工作人員勞動強度，節(jié)省空間，提高工作效率。機關(guān)檔案管理人員利用計算機錄入檔案信息，然后進行電子化歸檔，建立數(shù)字化系統(tǒng)，可以確保查詢機關(guān)檔案更加方便。只有這樣，才能使機關(guān)檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化。

3.4 完善機關(guān)檔案管理的各項規(guī)章制度

機關(guān)檔案管理規(guī)范化需要科學(xué)嚴謹?shù)囊?guī)章制度來作保障，規(guī)章制度的科學(xué)性、嚴謹性是機關(guān)檔案管理規(guī)范化的重要基礎(chǔ)，能夠讓檔案管理工作更加的規(guī)范化。因此，機關(guān)要順應(yīng)形勢需要，堅持走依法治檔的道路，建立一整套行之有效的檔案法律法規(guī)，建立健全檔案管理規(guī)章制度，如機關(guān)檔案借閱保密制度、整理歸檔制度、鑒定銷毀制度、庫房管理制度等，只有這樣，才能使機關(guān)檔案管理工作有章可循、有法可依，從而使機關(guān)檔案的管理更加規(guī)范化。

4 結(jié)束語

檔案工作者應(yīng)積極投身于機關(guān)檔案建設(shè)的浪潮中，增強創(chuàng)新意識，增強現(xiàn)代化意識，調(diào)整知識結(jié)構(gòu)，主動學(xué)習(xí)信息技術(shù)、現(xiàn)代管理等相關(guān)知識，掌握和提高應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力和水平，不斷提高自身素質(zhì)，才能成為檔案工作的行家里手，成為新時代合格的檔案管理者和服務(wù)者。

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