如何做好基層檔案管理工作

于婭

摘 要：基層檔案管理工作是整個檔案工作中的一個重要組成部份，是真實再現基層工作歷史原貌的重要載體，做好基層檔案管理工作，意義十分重大。但筆者根據近些年的工作實踐以及通過調查了解，發現在基層檔案管理工作中，還存在著檔案意識不夠強、檔案管理機制不健全、檔案管理人員素質還不高等方面的問題。這些問題的存在，不僅嚴重影響了基層檔案的工作質量，而且關系到了檔案事業的長遠發展。因此，筆者提出了改進基層檔案管理的手段和方法，旨在促進基層檔案事業的健康發展。

關鍵詞：檔案管理；基層檔案；人員素質

很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無。再加上一些企業的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感和良好的職業道德，缺乏辦事細心的工作態度和樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識和科技知識，因而不能充分認識到檔案事業在社會發展中的戰略作用和實際意義。工作中存在失位現象，工作責任心不強，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，從而導致檔案管理意識進一步弱化。

目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠適應不了檔案網絡化發展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術落后，要想提高檔案管理工作的水平，要做好以下幾點：

1 提高認識，落實責任

部分領導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，雖有微機和檔案網絡，但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進行工作。檔案工作缺乏制度化的管理程序當前企業檔案管理不規范應該進一步重視起來，檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中直接形成的，保存備查的文字、圖像、聲音以及其他各種形式的歷史記錄。檔案工作與經濟建設和發展是緊密結合在一起的，廣大兼職檔案工作者要提高對檔案工作重要性的認識，把檔案工作當作一項事業去搞，糾正那種認為單位小，文件少，天天就抄抄寫寫，對工作作用不大的錯誤思想，要真正從思想上認識到檔案工作的重要性，樹立良好的職業道德，自覺地把檔案工作變成自己"份內"的事。

2 增加投資，提高業務

一些單位財力投入少，有些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導致先進設備沒有起到先進作用，檔案工作是一項專門性、科學性、技術性很強的工作。它包括收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研和利用服務等環節，在每個環節中，都有其嚴密的科學理論、原則和方法。只有掌握了檔案工作的理論知識和業務技能，在工作中才能變被動為主動。因此，檔案員必須學習檔案理論和業務知識，否則是搞不好檔案工作的。"工欲善其事，必先利其器"，不掌握一定的檔案理論和業務知識，就無法做好檔案工作。兼職檔案人員要通過自學、參加檔案業務培訓等形式努力學習檔案專業知識與技能，并把學到的專業知識與檔案工作實踐結合起來，堅持在學中干，在干中學，邊干邊學，持之以恒。在平時工作中帶著問題學，就有立竿見影的收獲，并且要學習先進單位的好經驗，或經常請當地檔案部門的同志來指導業務，從而不斷提高檔案管理水平。堵住各種漏洞，才能進一步做好檔案的管理工作。

檔案管理工作做好了，一方面為企事業高層管理人員及時了解單位整體經營狀況，為發展決策提供支持性證據；另一方面有利于社會各方準確認定企事業經營成果。在我國經濟全面發展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映企事業整體發展狀況和經營成果。對于實現經營戰略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進經濟社會的全面發展、不斷提升企業在市場經濟中競爭力具有重要意義。

3 拓寬知識層面，加強信息管理

檔案數量越來越大，檔案的種類越來越多。因此，只有實現檔案信息化管理，才能有效地解決新形式下出現的新問題。

3.1 加強檔案的數字化建設是開發檔案的前提。傳統的檔案管理對象以紙質載體形式為主，隨著辦公自動化和信息技術的發展，檔案管理對象將轉向以機讀檔案存儲于計算機中，可將檔案信息的存儲的圖像，動畫視頻、音頻信息的立體化多媒體形式存儲和利用。21世紀是信息化、是網絡的時代，作為基層單位也應加大對檔案建設設施的投入，普及檔案微機網絡化管理。這樣可將有限的可開發利用資源匯集成豐富的資源庫，為檔案資源的開發利用創造必要而可靠的條件。同時通過網絡技術，可以拓寬視野，更新信息，充分了解市場動態，可以大大避免開發利用的盲目性和重復性。

3.2 利用微機管理檔案信息的收集、傳遞、開發利用的主要功能。在目前最重要、最基本的現代化管理手段之一是微機管理，將檔案內容按黨群工作、行政管理、業務管理、科研教學、基本建設、財務等分門類地輸入微機中，這樣做具有檢索快捷、方便、高效等優點，這樣既節約了人力資源，也避免了人工檢索出現的失誤，可以使檔案信息在現代化機器設備中迅速、準確、方便地再現，使檔案信息的處理、傳輸獲得了前所未有的積極效果，更好地服務于社會。

4 “以我為主”立卷歸檔，推動檔案工作規范化、標準化

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化，檢索利用便捷化，而“以我為主”的主卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：

4.1 要準確把握文件主卷歸檔的時效性。完成現行文件階段任務的，才能予以主卷或歸檔，沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。

4.2 明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。資料室人員分工明確，每個環節、每類資料都專人把關、專人管理，要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形成和作用等方面都有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。

4.3 要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案即完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

結語

檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性、安全性較強的工作。檔案管理工作是單位管理工作的重要組成部分，做好檔案管理工作是提高單位整體工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。科學規范的管理檔案，可以用來衡量一個單位工作業績如何和日常管理水平，是衡量企業或單位的業績的重要指標之一，檔案管理水平的高低，在不同層面也是衡量企業或單位的管理水平一個重要體現。

參考文獻：

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