關于加強企業人事檔案管理的思考

陳萌

摘 要 自推行社會主義經濟體制以來，企業人事檔案管理發生了本質性的轉變，雙向人才流動愈加頻繁，逐步突破了企業所有制對人才交換的制約，但人事檔案管理環節存在的弊端也顯露無遺。基于此，本文圍繞在新時期背景下如何強化企業人事檔案管理展開了探究。

關鍵詞 人事檔案管理 人才流動 社會主義經濟體制

全面推進市場經濟體制深化變革后，企業的用人理念潛移默化地發生了轉變，而這也在一定程度上提高了對人事檔案管理的要求。在新時期背景下，企業要充分認知到現有檔案管理模式存在的不足，創新優化管理策略，進而為企業的可持續發展奠定基礎。

一、新時期背景下，開展企業人事檔案管理的意義

企業是由基層員工構成的組織，為此，企業在分配人力資源的過程中，要充分了解員工的基本特征，優化資源配置，提高工作效率。而員工也需實時記錄自身在工作中取得的成績，為后續個人發展提供必要保障。

二、人事檔案管理對企業綜合發展的意義

企業需要掌握人事檔案中記錄的多元化信息，判斷有助于可持續發展的人才需求方向，同時，了解各崗位員工的個人特質，客觀評價員工的綜合能力，優化人力資源配置。再者，企業應在有限的時間內完成人才的篩選與分配，保證經濟效益與社會效益的最大化。此外，隨著信息技術水平的提高與領域創新，企業要秉承與時俱進的基本理念原則，高效應用網絡平臺記錄人事信息，從而提高人力資源管理效率與精確性。

三、人事檔案管理對員工個人發展的意義

企業人事檔案管理不僅對企業的綜合發展具有極大的推動作用，與員工的個人發展也存在緊密聯系。從某種角度來說，企業人事檔案記錄了員工過去、現在及將來發展動向的基本信息，能夠充分反映出員工各階段職場生活的狀況。當下，伴隨經濟的繁榮發展，企業的數量不斷增多，規模不斷擴張，人事檔案可以為企業篩選人才提供必要的參考依據，確保人員能夠在工作崗位上發揮實際價值。

四、新時期背景下，強化企業人事檔案管理的具體策略

（一）補充企業人事檔案基本內容

在新時期背景下，企業人力資源管理要求人事檔案能夠全面反映員工各階段的成長信息，包括員工的綜合業務能力、職業道德水平、獎懲信用情況及突出性業績等，以此提高人事檔案的利用價值。對此，企業需不斷完善人事檔案管理的基本內容。

首先，不斷填充具有個性化特征的內容。傳統的人事檔案管理模式循規蹈矩，企業管理決策層無法切實了解員工的特長，阻礙了員工的晉升。為此，新時期人事檔案應當創新內容，盡可能根據員工的基本特征，突出記錄個性化內容，從而提高人事檔案的辨識度，為企業優選人才提供必要的參考信息。

其次，細致描述客觀內容。通常來說，所在單位的評語與崗位經歷往往是企業人事檔案的描述模板。但主觀性的評判與員工優勢的側重性無法切實反饋員工在企業發展領域的具體表現，不具備參考價值。對此，企業應當采取客觀考評方式，量化人事檔案的描述。

最后，突破限定，擴充內容。在新時期發展背景下，企業人事檔案管理要順應時代發展趨勢，突出管理工作的內涵。除傳統人事檔案所反映的個人履歷等基本材料外，還應當擴充新內容，如員工的個人優勢、信用等級、社會保險與醫療保險的繳納情況等。只有不斷擴充企業人事檔案的基本內容，才能確保人事檔案能更好地適應社會經濟體制變革，進而為企業強化核心競爭優勢奠定基礎。

（二）大力推進企業人事檔案社會化管理模式

在市場經濟體制的影響下，企業的用人理念發生了本質性轉變，且人才流動性逐步加大，而這也在一定程度上加大了人事檔案管理難度。進入新時期以來，企業的人事檔案管理要突破傳統理念的禁錮與束縛，建立社會化、開放化與民主化的管理模式。社會化人事檔案管理模式是指將人力資源文件從單位檔案部門轉移到第三方社會機構，突出公共管理的優勢特征。

要構建社會化人事檔案管理模式，首要前提是構建完善的人才流動服務機構，加大人事檔案管理投入力度。

首先，企業要進一步明確人事檔案公共管理的基本職能與收費標準，嚴格按照各基層物價部門的規定執行。

其次，企業人事檔案管理需設置人事管理權限，謹防人員流動檔案管理混亂。

最后，切實強化流動人員檔案管理意識，樹立正確的檔案管理理念，順應時代發展趨勢，為企業提供優質的人事檔案管理服務。在落實工作的過程中，創新檔案材料的宣傳模式，定期開展多元化的宣傳活動。

（三）構建完善的人事檔案轉接與保管制度

由于企業員工的（下轉第頁）（上接第頁）內部晉升與外部流動較為頻繁，企業應當建立完善的人事檔案保管與移交制度，適時應對人事檔案信息的動態變化。一旦企業內部員工發生職務變動，企業人事檔案管理人員需及時上報人事檔案管理部門，如實反饋相關變動信息；若員工所在單位發生變動，則本人要在第一時間調出人力資源檔案，并將其歸置到新單位中。再者，檔案管理部門要認真且細致地核對與檢查變更人員的人事檔案信息，謹防檔案失真及錯漏。針對無頭檔案，一方面，檔案管理人員需客觀評價方案的保存價值，明確是否繼續保存；另一方面，應采取多元化處理措施跟蹤檔案人下落，在確定查詢無果的情況下，轉當事人原籍檔案館保存。

（四）高效應用現代信息技術

首先，構建獨立且完善的檔案管理機構，不斷提高檔案管理人員的綜合素質。人才服務中心應當根據現有條件，下設檔案管理機構，從而優化人力資源配置，建立專項資金，積極做好人事檔案業務指導與安全保密工作。針對人事檔案管理人員，應不斷提高其綜合業務能力，提高其職業道德素養，進而推行檔案管理人員崗位責任制，明確各崗位人員的職責權限劃分，保證企業人事檔案的常態化。

其次，根據企業階段性發展概況，適當調整檔案內容，確保檔案的使用價值最大化。

最后，收集、記載與鑒定企業基層職工的動態資料，并對企業流動人員的年度考核、職務變動等材料進行歸檔，順應時代發展趨勢，高效應用計算機技術，提高人事檔案管理效率。

五、結語

在新時期背景下，企業要秉承與時俱進的基本原則，創新人事檔案管理模式，不斷完善檔案內容，推行人事檔案社會化管理，以此構建合理的保管與轉接制度，最終為企業帶來更高的經濟效益。

（作者單位為江蘇方天電力技術有限公司）

參考文獻

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