關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理的思考

陳萌

摘 要 自推行社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)體制以來(lái)，企業(yè)人事檔案管理發(fā)生了本質(zhì)性的轉(zhuǎn)變，雙向人才流動(dòng)愈加頻繁，逐步突破了企業(yè)所有制對(duì)人才交換的制約，但人事檔案管理環(huán)節(jié)存在的弊端也顯露無(wú)遺。基于此，本文圍繞在新時(shí)期背景下如何強(qiáng)化企業(yè)人事檔案管理展開(kāi)了探究。

關(guān)鍵詞 人事檔案管理 人才流動(dòng) 社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)體制

全面推進(jìn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制深化變革后，企業(yè)的用人理念潛移默化地發(fā)生了轉(zhuǎn)變，而這也在一定程度上提高了對(duì)人事檔案管理的要求。在新時(shí)期背景下，企業(yè)要充分認(rèn)知到現(xiàn)有檔案管理模式存在的不足，創(chuàng)新優(yōu)化管理策略，進(jìn)而為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

一、新時(shí)期背景下，開(kāi)展企業(yè)人事檔案管理的意義

企業(yè)是由基層員工構(gòu)成的組織，為此，企業(yè)在分配人力資源的過(guò)程中，要充分了解員工的基本特征，優(yōu)化資源配置，提高工作效率。而員工也需實(shí)時(shí)記錄自身在工作中取得的成績(jī)，為后續(xù)個(gè)人發(fā)展提供必要保障。

二、人事檔案管理對(duì)企業(yè)綜合發(fā)展的意義

企業(yè)需要掌握人事檔案中記錄的多元化信息，判斷有助于可持續(xù)發(fā)展的人才需求方向，同時(shí)，了解各崗位員工的個(gè)人特質(zhì)，客觀(guān)評(píng)價(jià)員工的綜合能力，優(yōu)化人力資源配置。再者，企業(yè)應(yīng)在有限的時(shí)間內(nèi)完成人才的篩選與分配，保證經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的最大化。此外，隨著信息技術(shù)水平的提高與領(lǐng)域創(chuàng)新，企業(yè)要秉承與時(shí)俱進(jìn)的基本理念原則，高效應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)記錄人事信息，從而提高人力資源管理效率與精確性。

三、人事檔案管理對(duì)員工個(gè)人發(fā)展的意義

企業(yè)人事檔案管理不僅對(duì)企業(yè)的綜合發(fā)展具有極大的推動(dòng)作用，與員工的個(gè)人發(fā)展也存在緊密聯(lián)系。從某種角度來(lái)說(shuō)，企業(yè)人事檔案記錄了員工過(guò)去、現(xiàn)在及將來(lái)發(fā)展動(dòng)向的基本信息，能夠充分反映出員工各階段職場(chǎng)生活的狀況。當(dāng)下，伴隨經(jīng)濟(jì)的繁榮發(fā)展，企業(yè)的數(shù)量不斷增多，規(guī)模不斷擴(kuò)張，人事檔案可以為企業(yè)篩選人才提供必要的參考依據(jù)，確保人員能夠在工作崗位上發(fā)揮實(shí)際價(jià)值。

四、新時(shí)期背景下，強(qiáng)化企業(yè)人事檔案管理的具體策略

（一）補(bǔ)充企業(yè)人事檔案基本內(nèi)容

在新時(shí)期背景下，企業(yè)人力資源管理要求人事檔案能夠全面反映員工各階段的成長(zhǎng)信息，包括員工的綜合業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德水平、獎(jiǎng)懲信用情況及突出性業(yè)績(jī)等，以此提高人事檔案的利用價(jià)值。對(duì)此，企業(yè)需不斷完善人事檔案管理的基本內(nèi)容。

首先，不斷填充具有個(gè)性化特征的內(nèi)容。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式循規(guī)蹈矩，企業(yè)管理決策層無(wú)法切實(shí)了解員工的特長(zhǎng)，阻礙了員工的晉升。為此，新時(shí)期人事檔案應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新內(nèi)容，盡可能根據(jù)員工的基本特征，突出記錄個(gè)性化內(nèi)容，從而提高人事檔案的辨識(shí)度，為企業(yè)優(yōu)選人才提供必要的參考信息。

其次，細(xì)致描述客觀(guān)內(nèi)容。通常來(lái)說(shuō)，所在單位的評(píng)語(yǔ)與崗位經(jīng)歷往往是企業(yè)人事檔案的描述模板。但主觀(guān)性的評(píng)判與員工優(yōu)勢(shì)的側(cè)重性無(wú)法切實(shí)反饋員工在企業(yè)發(fā)展領(lǐng)域的具體表現(xiàn)，不具備參考價(jià)值。對(duì)此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)采取客觀(guān)考評(píng)方式，量化人事檔案的描述。

最后，突破限定，擴(kuò)充內(nèi)容。在新時(shí)期發(fā)展背景下，企業(yè)人事檔案管理要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，突出管理工作的內(nèi)涵。除傳統(tǒng)人事檔案所反映的個(gè)人履歷等基本材料外，還應(yīng)當(dāng)擴(kuò)充新內(nèi)容，如員工的個(gè)人優(yōu)勢(shì)、信用等級(jí)、社會(huì)保險(xiǎn)與醫(yī)療保險(xiǎn)的繳納情況等。只有不斷擴(kuò)充企業(yè)人事檔案的基本內(nèi)容，才能確保人事檔案能更好地適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制變革，進(jìn)而為企業(yè)強(qiáng)化核心競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)奠定基礎(chǔ)。

（二）大力推進(jìn)企業(yè)人事檔案社會(huì)化管理模式

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的影響下，企業(yè)的用人理念發(fā)生了本質(zhì)性轉(zhuǎn)變，且人才流動(dòng)性逐步加大，而這也在一定程度上加大了人事檔案管理難度。進(jìn)入新時(shí)期以來(lái)，企業(yè)的人事檔案管理要突破傳統(tǒng)理念的禁錮與束縛，建立社會(huì)化、開(kāi)放化與民主化的管理模式。社會(huì)化人事檔案管理模式是指將人力資源文件從單位檔案部門(mén)轉(zhuǎn)移到第三方社會(huì)機(jī)構(gòu)，突出公共管理的優(yōu)勢(shì)特征。

要構(gòu)建社會(huì)化人事檔案管理模式，首要前提是構(gòu)建完善的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)，加大人事檔案管理投入力度。

首先，企業(yè)要進(jìn)一步明確人事檔案公共管理的基本職能與收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照各基層物價(jià)部門(mén)的規(guī)定執(zhí)行。

其次，企業(yè)人事檔案管理需設(shè)置人事管理權(quán)限，謹(jǐn)防人員流動(dòng)檔案管理混亂。

最后，切實(shí)強(qiáng)化流動(dòng)人員檔案管理意識(shí)，樹(shù)立正確的檔案管理理念，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，為企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的人事檔案管理服務(wù)。在落實(shí)工作的過(guò)程中，創(chuàng)新檔案材料的宣傳模式，定期開(kāi)展多元化的宣傳活動(dòng)。

（三）構(gòu)建完善的人事檔案轉(zhuǎn)接與保管制度

由于企業(yè)員工的（下轉(zhuǎn)第頁(yè)）（上接第頁(yè)）內(nèi)部晉升與外部流動(dòng)較為頻繁，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立完善的人事檔案保管與移交制度，適時(shí)應(yīng)對(duì)人事檔案信息的動(dòng)態(tài)變化。一旦企業(yè)內(nèi)部員工發(fā)生職務(wù)變動(dòng)，企業(yè)人事檔案管理人員需及時(shí)上報(bào)人事檔案管理部門(mén)，如實(shí)反饋相關(guān)變動(dòng)信息；若員工所在單位發(fā)生變動(dòng)，則本人要在第一時(shí)間調(diào)出人力資源檔案，并將其歸置到新單位中。再者，檔案管理部門(mén)要認(rèn)真且細(xì)致地核對(duì)與檢查變更人員的人事檔案信息，謹(jǐn)防檔案失真及錯(cuò)漏。針對(duì)無(wú)頭檔案，一方面，檔案管理人員需客觀(guān)評(píng)價(jià)方案的保存價(jià)值，明確是否繼續(xù)保存；另一方面，應(yīng)采取多元化處理措施跟蹤檔案人下落，在確定查詢(xún)無(wú)果的情況下，轉(zhuǎn)當(dāng)事人原籍檔案館保存。

（四）高效應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)

首先，構(gòu)建獨(dú)立且完善的檔案管理機(jī)構(gòu)，不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。人才服務(wù)中心應(yīng)當(dāng)根據(jù)現(xiàn)有條件，下設(shè)檔案管理機(jī)構(gòu)，從而優(yōu)化人力資源配置，建立專(zhuān)項(xiàng)資金，積極做好人事檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)與安全保密工作。針對(duì)人事檔案管理人員，應(yīng)不斷提高其綜合業(yè)務(wù)能力，提高其職業(yè)道德素養(yǎng)，進(jìn)而推行檔案管理人員崗位責(zé)任制，明確各崗位人員的職責(zé)權(quán)限劃分，保證企業(yè)人事檔案的常態(tài)化。

其次，根據(jù)企業(yè)階段性發(fā)展概況，適當(dāng)調(diào)整檔案內(nèi)容，確保檔案的使用價(jià)值最大化。

最后，收集、記載與鑒定企業(yè)基層職工的動(dòng)態(tài)資料，并對(duì)企業(yè)流動(dòng)人員的年度考核、職務(wù)變動(dòng)等材料進(jìn)行歸檔，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，高效應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，提高人事檔案管理效率。

五、結(jié)語(yǔ)

在新時(shí)期背景下，企業(yè)要秉承與時(shí)俱進(jìn)的基本原則，創(chuàng)新人事檔案管理模式，不斷完善檔案內(nèi)容，推行人事檔案社會(huì)化管理，以此構(gòu)建合理的保管與轉(zhuǎn)接制度，最終為企業(yè)帶來(lái)更高的經(jīng)濟(jì)效益。

（作者單位為江蘇方天電力技術(shù)有限公司）

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