人力資源信息系統的實踐和推廣

李靜

一、項目背景

企業發展到一定規模之后，人力資源管理部門的日常工作量大，用友e-HR，運用先進的信息技術，快速準確地處理了人力資源管理中復雜煩瑣的數據事務。用友信息系統的全面上線，極大地優化紛繁多變的管理流程，不僅提高人力資源管理部門的工作效率，還推動了人力資源管理的科學決策，進而鍛造了組織的核心競爭力。

二、項目內涵

使用人力資源信息系統將集中的數據庫與人力資源管理有關的信息全面聯系起來，快速準確地處理了人力資源管理中復雜煩瑣的數據事務。

三、主要做法

（一）領導重視、專項部署

首先，由公司分管領導及人力資源部部長牽頭，組織了2次人力資源信息系統完善督促會，各下屬單位人力資源負責人及系統管理員參會，對系統維護情況及存在的問題進行逐一匯報分析。會議對系統后期的維護工作做了系統的部署和安排，明確分工，責任到人。其次，各下屬單位全面升級客戶端配置，提高網絡性能。按照人力資源管理信息系統項目組對客戶端配置、系統網絡使用的要求，在公司領導的安排下，目前人力資源系統管理員電腦全部升級到P42.8G處理器、1GB內存、5GB硬盤配置，系統接入方式全部更改為DDN專線，硬件配置的升級及網絡性能的提高，很好地解決系統反應遲緩、網速慢的問題。

（二）面對難題、全力解決

第一，面對難題。人員管理系統方面：公司此次需要補充完善9519人的個人信息。人員信息維護涵蓋個人信息、工作信息、專業技術職務、履歷記錄、學歷信息、入職資格證件管理、家庭信息等等。由于之前欠缺信息、空白信息項較多，需要人員管理員重新收集、整理個人相關信息。在短時間內，只靠系統管理員1個人高標準維護完整這些信息工作量巨大。工資管理系統方面：因客觀原因，我單位工資管理員年齡較大，沒有接受過高等教育，對系統薪資項目的參數設置理解不透，不能熟練編制工資表及單項獎打印模板。另外，工資管理員的流動，新接手的系統管理員不能馬上熟悉系統，造成系統建設的“斷層”現象。

第二，解決辦法。人員管理系統方面：首先，在資料收集方面，各單位通過制作《人員信息基本情況表》，分部室、區隊發放給個人填寫，完善每個職工的基本資料，除此之外，通過收取每個員工各類證件復印件等方式，完善需要維護錄入的其他資料。其次，在工作中為了更快更好地解決各單位系統管理員在維護中遇到的問題，特別建立了“HR互動交流平臺”QQ群，系統管理人員集中在一起，遇到問題，群策群力，有好的方法及時分享，更加有效地提高了工作效率和質量。工資管理系統方面：首先，對工資系統管理員進行了3次針對性培訓。第一次培訓以識別英語單詞為目的，對工資系統中出現頻率高的英語單詞進行翻譯和講解，如deptname、rowno等。第二次培訓以學習計算機編程為目的，對系統中需要使用基本的計算機語言和編程進行詳細講解，如if函數、if函數的嵌套用法等。第三次以提升綜合操作能力為目的，幫助各礦廠工資管理員自定義工資計算參數，并生成不同格式的薪資明細表、匯總表等。其次，要求每位工資系統管理員建立本單位工資系統操作小手冊。操作小手冊包含薪資設置流程及薪資核算流程，將薪酬管理項按功能路徑、主要操作步驟、重要說明進行整理歸納。以后新舊管理員流動時，操作手冊是交接工作不可缺少項，否則不能完成交接工作，從而避免系統管理員流動時出現“斷層”現象。

（三）對標檢查、督促落實

對標檢查，是了解工作進展、監督工作落實、彌補工作漏洞的有效手段。通過上級單位組織的2次檢查，幫助公司找出了工作中存在的不足，使其認清了與其他單位的差距，并給予了系統的指導。在上級公司的指導下，我們按照標準和要求進行了4次針對性檢查，逐次細化檢查標準，對標排序。為提高各單位的重視程度，將此次上級單位驗收的力度清楚地傳遞給下屬單位，公司將每次檢查結果在公司內部辦公網進行通報，對于檢查成績較差的單位進行罰款處罰。通過多次檢查及現場操作演示，各單位系統運行及維護情況明顯改觀，人員信息逐漸完整、工資核算準確無誤，也提高了各單位維護系統的積極性。

（四）忘我工作，成效顯著

通過近3個月不舍晝夜的信息錄入、數據補充工作，目前人員信息系統可運用強大的定位查詢功能，能快速方便地從系統中定位某一員工在企業工作期間的所有信息，包括各類基本信息，如姓名、年齡、聯系方式、員工照等，以及員工的教育培訓經歷、獎懲、勞動合同、家庭情況等其他信息。人員基本信息的完整和有效性，為人力資源管理招聘甄選管理人員以及調配管理、勞動合同管理工作提供科學決策依據。工資管理系統，完全實現了使用工資系統編制和打印月度工資表、月度獎金表，做到了系統與Word、Excel格式文件的數據互換，方便了銀行報盤，完成了與財務數據的完全對接，極大地提高了部門工作質量和工作效率。

（五）人力資源系統建設取得亮點

用友系統工資數據實現了與財務數據的“互通”，與下屬各單位工資數據的“互聯”。互通是工資系統代發工資總額與財務工資總額一致，互聯是實現了公司對下屬各單位月度工資發放項目及總額的動態抽檢，杜絕了工資超額發放和單項獎違規發放的現象。

四、實施效果

推廣人力資源信息系統的使用是集團公司提升人員管理水平的重要工作。目前公司已實現硬件配備到位、組織機構完備、部門信息完整、人員信息符合標準且健全、各類合同數據齊全、薪資核算準確無誤，通過使用該系統極大優化了紛繁多變的管理流程，實現公司人員管理和工資發放的整體管控，提高人力資源管理部門的工作效率，同時依靠原始數據的積累和管理工具的協助，推動了人力資源管理的科學決策，進而鍛造了組織的核心競爭力。

（作者單位為安陽鑫龍煤業<集團>有限責任公司）