信息時代檔案管理工作面臨的問題及措施

李丹

摘 要：隨著社會的進步和國民經(jīng)濟的發(fā)展，信息時代已經(jīng)逐步走入了我們的生活，現(xiàn)代計算機技術(shù)、通信技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等已經(jīng)被十分普遍的應(yīng)用在了檔案管理等領(lǐng)域當中，這也給傳統(tǒng)形式的檔案管理工作形成了很大的沖擊。在這樣的大環(huán)境之下，檔案管理部門需要積極對檔案管理的新理念加以樹立，繼而更好的推動檔案管理工作的信息化建設(shè)，有效提升其網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化以及系統(tǒng)化水平，讓檔案管理能夠更好的滿足目前信息社會高速發(fā)展的需求，促進檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。本文主要針對信息化時代檔案管理所面臨的問題以及相應(yīng)的解決措施進行了簡要的探討。

關(guān)鍵詞：信息時代 檔案管理 問題 措施

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）11（b）-0158-02

1 信息時代中檔案管理所面臨的問題

1.1 管理軟件問題

隨著現(xiàn)代計算機技術(shù)以及信息技術(shù)的發(fā)展，對檔案管理相關(guān)軟件的開發(fā)以及利用力度也在不斷的加大。雖然現(xiàn)有的管理軟件已經(jīng)能夠基本滿足相應(yīng)的管理需求，不過就檔案管理工作信息化的發(fā)展態(tài)勢來說，還無法符合電子政務(wù)系統(tǒng)以及包公自動化所提出的要求。除此之外，大多數(shù)檔案管理部門所應(yīng)用的計算機等辦公用品在型號和規(guī)格上不夠統(tǒng)一，所以在對檔案管理軟件加以開發(fā)和利用的過程當中經(jīng)常無法做到相互之間的良好協(xié)調(diào)，無法讓檔案信息呈現(xiàn)出應(yīng)有的共享性，給檔案管理的信息化發(fā)展形成了阻礙。

1.2 規(guī)范化和標準化欠缺

檔案管理工作需要呈現(xiàn)出良好的規(guī)范化以及標準化特征，不過就目前的發(fā)展情況來說，其管理基礎(chǔ)性工作并沒有將這一特征表現(xiàn)出來。在對檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)加以建設(shè)的時候所呈現(xiàn)的形式和層次各有不同，信息管理工作在服務(wù)性、共享性等方面都無法呈現(xiàn)出較好的質(zhì)量，所以也就根本無從談及檔案信息資源的共享需求。因為各種因素的影響，讓系統(tǒng)軟件所呈現(xiàn)的可移植性比較差，一直也沒有形成一個較為統(tǒng)一的自動化標準，給檔案信息管理工作的信息化發(fā)展形成了阻礙。

1.3 保密性和安全性欠缺

在信息化時代當中，檔案管理已經(jīng)從傳統(tǒng)形式的手工作業(yè)逐漸轉(zhuǎn)化成為了電子檔案管理的方式。相比之下，電子檔案具有更強的可更改性，這也就給檔案的安全性以及完整性帶來了威脅。有些別有用心的人會利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案信息進行竊取或篡改，讓檔案信息面臨了被泄露或者破壞的風險。除此之外，因為電子檔案所具備的結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜，存儲的方式也比較多樣，如果遇到網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒等導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓，就非?？赡軙?dǎo)致檔案信息遭受到損壞，甚至丟失，形成無法彌補的損失。

1.4 管理人員素質(zhì)問題

檔案管理工作人員是讓檔案管理工作實現(xiàn)信息化的關(guān)鍵。就我國目前各檔案管理機構(gòu)來說，大多數(shù)檔案管理工作人員在傳統(tǒng)檔案管理知識的掌握上都比較優(yōu)秀，不過在信息化知識和素質(zhì)方面卻有較大的欠缺，特別是有些年紀較大的管理人員還沒有能夠適應(yīng)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)之下的工作環(huán)境，對計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)根本一無所知。行業(yè)內(nèi)缺乏既對現(xiàn)代計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)比較精通，同時還能夠良好掌握檔案管理工作相關(guān)專業(yè)知識和技能的綜合型人才。也就是說，檔案管理人員在綜合素質(zhì)方面普遍偏低，給檔案管理工作信息化的建設(shè)形成了嚴重的阻礙。

2 檔案管理所面臨問題的解決措施

在信息化時代之下，對檔案管理工作質(zhì)量的提升的方法主要包括以下幾種（圖1為檔案管理的具體流程）。

2.1 加強信息化建設(shè)

在信息化時代的背景之下，實施檔案管理信息化最為主要的目標在于讓檔案資源實現(xiàn)有效的共享，使得檔案所具備的價值發(fā)揮到最大化。而為了讓這個目標實現(xiàn)，最為重要的就是加強對檔案資源所實施的信息化建設(shè)。第一，需要結(jié)合信息技術(shù)對檔案信息形成自動化管理的模式，讓檔案和文件等都能夠達成一體化管理，繼而實現(xiàn)對檔案信息更為高速的檢索和應(yīng)用。在面對具備不同載體的文件和檔案的時候，例如文字、圖像等事實數(shù)字化存儲，繼而結(jié)合多媒體技術(shù)以及計算機技術(shù)等對信息資源加以合成處理，構(gòu)成一種圖文并茂的新型資源，讓檔案信息資源在表現(xiàn)形式上更加的多樣化。第二，利用計算機網(wǎng)絡(luò)讓檔案信息實現(xiàn)無時間和地域障礙的傳輸和交流，讓信息資源形成高度共享的優(yōu)質(zhì)模式。利用這樣的方式，不但能夠讓檔案信息視線海量存儲，同時還可以有效防止檔案老化以及人為破壞等問題的出現(xiàn)。

2.2 數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建

在信息時代當中，檔案所呈現(xiàn)的形式都是以數(shù)字作為主體，也就是數(shù)據(jù)信息，現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡(luò)也就成了對這些數(shù)據(jù)加以傳輸?shù)钠脚_和基礎(chǔ)，給檔案信息的高速傳遞帶來了可能性。而對于這些數(shù)字化信息的存儲就需要對數(shù)據(jù)庫加以構(gòu)建，為檔案管理工作更加有序的開展提供保障。對于數(shù)據(jù)庫的設(shè)置不僅需要符合目前的網(wǎng)絡(luò)傳輸標準，同時還應(yīng)該滿足于現(xiàn)代人的網(wǎng)絡(luò)閱讀習慣，貼合計算機對于數(shù)據(jù)信息在讀取方面的要求。除此之外，在對數(shù)據(jù)庫加以構(gòu)建的時候一定要對檔案今后的發(fā)展情況做出考慮，對應(yīng)用軟件的選擇需要具備前瞻性，繼而更好的滿足檔案管理工作的發(fā)展需求。而在數(shù)據(jù)庫構(gòu)建完成以后，需要針對其做出良好的維護和管理，從而確保數(shù)據(jù)信息所具備的安全性以及完整性。

2.3 安全保障體系構(gòu)建

在信息化時代當中，對檔案實施信息化建設(shè)的速度在逐步加快，而隨之而來的是其安全問題，而為了給檔案信息所具備的安全性提供保障，需要設(shè)置與之相應(yīng)的安全保障體系。應(yīng)該主要包括兩個方面的內(nèi)容：檔案信息的存儲安全以及使用安全。在現(xiàn)信息化技術(shù)不斷發(fā)展的過程當中，讓信息競爭顯得更加激烈，這也給檔案安全構(gòu)成了一定的威脅。而且在檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)當中，對于信息技術(shù)的應(yīng)用還不夠完善，讓系統(tǒng)所具備的安全性較弱。針對這一問題，需要積極提升檔案信息安全以及網(wǎng)絡(luò)安全意識，為有效防止一些非法用戶侵入檔案系統(tǒng)，需要利用相應(yīng)的技術(shù)手段以及管理措施對系統(tǒng)加以完善，提升針對用戶身份認證的強度。與此同時，加大針對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)所實施的監(jiān)督和控制，對殺毒軟件進行實施更新，盡量讓內(nèi)網(wǎng)跟外網(wǎng)之間隔離開來，還要對數(shù)據(jù)庫進行定期備份，從而為檔案信息的安全性提供保障。

2.4 人才培養(yǎng)的加強

對著檔案管理工作信息化發(fā)展態(tài)勢的不斷加強，給檔案管理人員也提出了較之以往更高的要求，不緊要對以往的管理知識形成良好的掌握，還要對現(xiàn)代信息技術(shù)具有較深的了解，切實提升自己對檔案信息加以開發(fā)等方面的能力，繼而真正讓檔案成為社會的重要財富，給現(xiàn)代社會的建設(shè)提供良好的服務(wù)。作為一名檔案管理工作人員，除了具備良好的事業(yè)心之外，還應(yīng)該具有較強的責任感以及政治鑒別能力。檔案管理部門要積極加強對工作人員的培訓工作，繼而讓他們的專業(yè)知識儲備以及技能得到良好的提升，讓他們能夠在工作實踐當中更好的解決所遇到的問題，推動檔案管理工作的信息化發(fā)展。

3 結(jié)語

總而言之，隨著信息化時代的到來，檔案管理工作必須要適應(yīng)時代的潮流，積極對現(xiàn)代計算機技術(shù)、通信技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)加以良好的應(yīng)用，讓檔案管理工作實現(xiàn)高度的信息化，為社會建設(shè)和發(fā)展形成助力。相關(guān)從業(yè)人員應(yīng)該積極探索，對國內(nèi)外的先進管理經(jīng)驗加以借鑒，繼而與自己的工作實際相結(jié)合，在提升自我價值的同時，為檔案管理工作的優(yōu)質(zhì)化做出自己的貢獻，為國民經(jīng)濟長期保持健康的發(fā)展注入源源不斷的動力。

參考文獻

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