運(yùn)輸管理部門開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的策略探討

郭麗慧　賀志宇

摘 要：隨著我國(guó)由傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)向知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代邁進(jìn)，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及信息化社會(huì)的形勢(shì)下，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用不僅得到了社會(huì)各界的重視，還被運(yùn)輸管理部門直接提到了工作發(fā)展的日程上。但是，出于傳播媒介、工作人員素質(zhì)、觀念意識(shí)等方面的限制，使運(yùn)輸管理部門在開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的過(guò)程中出現(xiàn)了諸多問(wèn)題，并且難以發(fā)揮預(yù)期達(dá)到的效用。為此，本文結(jié)合運(yùn)輸管理部門的實(shí)際工作情況，在檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用存在的問(wèn)題的基礎(chǔ)上，進(jìn)而提出相關(guān)的參考策略意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：運(yùn)輸管理部門 檔案信息資源 策略

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2017）11（b）-0160-02

在經(jīng)濟(jì)全球化的今天，隨著運(yùn)輸管理部門對(duì)信息資源的依賴性不斷提高，為實(shí)現(xiàn)檔案信息開(kāi)發(fā)的網(wǎng)絡(luò)共享，滿足企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的實(shí)際需求，就必須運(yùn)用計(jì)算機(jī)科技技術(shù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息動(dòng)態(tài)化運(yùn)用的轉(zhuǎn)變。為達(dá)到上述目的，也是檔案工作者必須深入思考的問(wèn)題。

1 運(yùn)輸管理部門檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用存在的問(wèn)題

1.1 體制及觀念較為落后

由于特定歷史時(shí)期的影響，曾經(jīng)的很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，我國(guó)檔案事業(yè)一直是以保護(hù)及集中管理作為其主要職能。然而，面對(duì)檔案信息資源的利用需求不斷加大，運(yùn)輸管理部門仍然處于低效率的檔案信息開(kāi)發(fā)利用狀態(tài)，缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)競(jìng)爭(zhēng)的工作態(tài)度。根據(jù)筆者對(duì)所在單位的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，2015年1月至2017年5月之間，管理部門對(duì)檔案信息的利用率不到45%，平均使用效率僅為總數(shù)量的17.5%，說(shuō)明當(dāng)前檔案資源運(yùn)用與實(shí)際業(yè)務(wù)管理存在一定的脫節(jié)。

1.2 檔案信息資源共享性不足

隨著運(yùn)輸管理部門傳統(tǒng)的管理體制逐漸向開(kāi)發(fā)主動(dòng)發(fā)展，現(xiàn)時(shí)期的檔案管理工作需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹(shù)立為運(yùn)輸業(yè)務(wù)服務(wù)的理念。但是，出于傳統(tǒng)封閉意識(shí)的影響，使部分管理人員對(duì)檔案開(kāi)發(fā)、使用范圍、調(diào)取手段等了解不足，特別是在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)應(yīng)用不足的條件下，更是影響了檔案信息資源的利用效率，進(jìn)而阻礙了檔案信息資源的共享性。

1.3 網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)

在數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)技術(shù)及通訊網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的背景下，檔案信息資源的載體也從傳統(tǒng)的紙質(zhì)刊物、光盤逐漸演變成電子文件、網(wǎng)站等形式。從檔案信息資源的開(kāi)發(fā)角度來(lái)看，雖然電子化、數(shù)據(jù)化的信息資源開(kāi)發(fā)直接打破了傳統(tǒng)檔案管理的時(shí)空限制，但從運(yùn)輸管理部門的現(xiàn)實(shí)情況來(lái)看，由于網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)備較為落后，如果檔案部門與其他業(yè)務(wù)部門之間難以形成合力，不僅會(huì)給檔案管理帶來(lái)巨大的安全隱患，還有可能會(huì)使不同業(yè)務(wù)部門在短期內(nèi)出現(xiàn)較大的差距波動(dòng)。

1.4 檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)有待提高

當(dāng)前，隨著檔案信息資源在企業(yè)發(fā)展中呈現(xiàn)出明顯優(yōu)勢(shì)，對(duì)檔案工作者專業(yè)能力的要求也在不斷提高。受過(guò)去的檔案管理理念影響，運(yùn)輸管理部門的檔案管理人員普遍年齡偏大、綜合能力素質(zhì)較低，與檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的要求還存在一定的差距。

2 完善檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的有效策略

2.1 建立較為規(guī)范的運(yùn)輸檔案制度

目前，檔案管理工作作為運(yùn)輸管理部門的重要環(huán)節(jié)，為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理化開(kāi)發(fā)運(yùn)用，不僅要做到統(tǒng)一的規(guī)范化管理，還要通過(guò)制定年度目標(biāo)等方式，實(shí)現(xiàn)開(kāi)發(fā)利用工作的落實(shí)，具體包括以下幾方面。

第一，集中的檔案管理方式。過(guò)去，由于運(yùn)輸管理部門的檔案存放過(guò)于分散，不但難以發(fā)揮檔案信息資源的優(yōu)勢(shì)，還容易出現(xiàn)文件丟失、保存不當(dāng)?shù)惹闆r。為此，應(yīng)當(dāng)以設(shè)立檔案綜合管理室的形式，由傳統(tǒng)的分散管理轉(zhuǎn)變?yōu)榧泄芾恚?jīng)過(guò)系統(tǒng)的分卷整理后，可以有效改變?cè)緹o(wú)序的檔案信息使用狀態(tài)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案使用的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

第二，加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理的監(jiān)督管理。長(zhǎng)期的檔案信息資源管理經(jīng)驗(yàn)證明，嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的監(jiān)督管理手段，是保證科學(xué)開(kāi)發(fā)檔案信息資源的有效前提。比如，在運(yùn)輸管理部門的檔案開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中，對(duì)檔案信息的統(tǒng)計(jì)、分析、整理以至于定向銷毀都要制定較為完善的規(guī)定。

第三，增加檔案管理項(xiàng)目的資金投入。檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化、專業(yè)化開(kāi)發(fā)既需要明確各部門的管理職能，也離不開(kāi)信息技術(shù)的支持。比如互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)的信息檢索應(yīng)用；復(fù)印機(jī)及傳真機(jī)的遠(yuǎn)程傳輸及快速摘錄等。從而直接使檔案信息資源實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上歸檔、整理及利用。

2.2 建立一支高素質(zhì)的檔案工作者隊(duì)伍

充分開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源優(yōu)勢(shì)，既需要運(yùn)輸管理部門的人員切實(shí)轉(zhuǎn)變?cè)械墓ぷ魉枷霊B(tài)勢(shì)，還要在增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)的同時(shí)，提高自身的知識(shí)素養(yǎng)及專業(yè)技能。首先，運(yùn)輸管理部門的檔案工作者需要具有高素質(zhì)的語(yǔ)言文字能力，因?yàn)樵跈n案信息的記錄及分析過(guò)程中，只有內(nèi)容表達(dá)較為充實(shí)且流暢，才能滿足業(yè)務(wù)人員的實(shí)際需求。其次，面對(duì)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在檔案信息資源開(kāi)發(fā)中的應(yīng)用，當(dāng)前大部分的運(yùn)輸管理部門都建立了專業(yè)的檔案信息網(wǎng)站。這就要求檔案工作者要具備基本的電腦信息處理、網(wǎng)站基本維護(hù)、數(shù)字化軟件開(kāi)發(fā)能力，如此才能有效地為檔案信息共享提供基本保障。所以說(shuō)，運(yùn)輸企業(yè)需要培養(yǎng)一支具備廣博扎實(shí)的檔案基礎(chǔ)知識(shí)，嫻熟掌握計(jì)算機(jī)信息、現(xiàn)代化管理創(chuàng)新理念和使用各種現(xiàn)代化檢索工具的技能，還要能夠運(yùn)用較強(qiáng)的邏輯思維、信息分析能力對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)的加工整理，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)建設(shè)提供多層次信息的專業(yè)化人才隊(duì)伍。

2.3 轉(zhuǎn)變?cè)械墓芾矸?wù)意識(shí)

互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的合理運(yùn)用，有效提高了檔案工作及管理者的辦公效率，并且為更好地服務(wù)群眾，保障運(yùn)輸事業(yè)安全等方面提供了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。但是，除了在硬件上實(shí)現(xiàn)改進(jìn)外，還要主動(dòng)適應(yīng)客戶或群眾的實(shí)際需求，按照檔案信息資源利用率的多少進(jìn)行分類，進(jìn)一步體現(xiàn)主動(dòng)服務(wù)的優(yōu)勢(shì)。再者，檔案管理人員還要定期對(duì)檔案利用情況的數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)分析，要從實(shí)際問(wèn)題之中尋找出解決問(wèn)題的思路，將提高各部門的業(yè)務(wù)銜接、增加企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益為出發(fā)點(diǎn)。與此同時(shí)，雖然科學(xué)技術(shù)的革新給檔案資源管理的利用發(fā)展帶來(lái)了一系列的優(yōu)勢(shì)，但在具體的執(zhí)行過(guò)程中還是需要服務(wù)視角的轉(zhuǎn)變。比如通過(guò)有效的內(nèi)外部宣傳工作，扭轉(zhuǎn)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及其他部門的傳統(tǒng)檔案管理的刻板印象。長(zhǎng)期以往，既能發(fā)揮檔案信息資源自身的優(yōu)勢(shì)，還能對(duì)完善運(yùn)輸管理部門檔案開(kāi)發(fā)體系、信息監(jiān)督管理制度規(guī)劃，確保能夠滿足群眾的實(shí)際需求。

2.4 著力加強(qiáng)檔案安全認(rèn)識(shí)及信息反饋

總的來(lái)說(shuō)，信息收集及整理并非是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的最終目的。為保證運(yùn)輸管理部門的職能有效且執(zhí)行性較強(qiáng)，檔案管理人員便需要定期統(tǒng)計(jì)檔案使用反饋信息，并且經(jīng)過(guò)綜合的對(duì)比分析后，對(duì)運(yùn)輸、維護(hù)、調(diào)度及財(cái)務(wù)等方向進(jìn)行科學(xué)預(yù)測(cè)，為管理層制定經(jīng)營(yíng)決策提供信息參考。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的新時(shí)期下，雖然檔案信息的數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化，在一定程度上有利于企業(yè)辦公的效率提供。但從另一方面來(lái)看，雖然運(yùn)輸管理部門內(nèi)容的檔案信息本身涉密級(jí)別不高，但部分關(guān)于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、員工信息、管理成果等內(nèi)容對(duì)企業(yè)發(fā)展至關(guān)重要，一旦出現(xiàn)信息泄露，很可能會(huì)對(duì)企業(yè)發(fā)展造成不良影響。基于上述要求，在檔案信息資源的使用過(guò)程中，需要借閱者按照相關(guān)程序出示身份證明，或者簽訂保密條約，以避免檔案資料在使用中出現(xiàn)丟失、不法侵占、惡意泄密等不法情況，總而在根本上保證了運(yùn)輸企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益不受侵犯。

3 結(jié)語(yǔ)

檔案對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)有著舉足輕重的作用，而檔案開(kāi)發(fā)利用是檔案工作的根本目的，有其特殊地位，是考核檔案工作的量化指標(biāo)。企業(yè)檔案部門應(yīng)徹底摒棄舊觀念的束縛，將檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作作為重點(diǎn)，小斷探索新的利用方式，使其更加精準(zhǔn)、更加富有內(nèi)涵，為企業(yè)直接或問(wèn)接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，為企業(yè)各項(xiàng)實(shí)踐工作提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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