醫院人事檔案規范化管理的分析

吳秋華

摘要：本文對醫院人事檔案規范化管理進行了全方位的分析，首先簡述了加強醫院人事檔案規范化管理的重要性，再深入剖析了當前我國醫院人事檔案規范化管理中存在的問題，然后筆者在結合自身多年專業理論知識與實踐操作經驗的基礎上提出了加強醫院人事檔案規范化管理的有效策略，可供參考！

關鍵詞：醫院；人事檔案；規范化管理

1加強醫院人事檔案規范化管理的重要性

近年來，隨著我國經濟實力的迅猛發展與科學技術水平的顯著提升，這在客觀上促進了醫院人事檔案的規范化管理發展進步，人事檔案管理是醫院整個人力資源的核心組成部分，它在醫院人事管理工作中發揮著極為重要的作用，在干部人事檔案工作的管理體制、宏觀指導、利用與轉遞、收集與鑒別、歸檔與整理等領域內也存在著至關重要的作用。另外，人事檔案有利于統籌兼顧好員工的福利待遇與職位升遷等之間的關系，它主要是以人頭為單位集中保存的原始記錄，醫院人事檔案規范管理工作質量的好壞直接關乎人力資源管理人員的工作效率與職工的工作質量保障。

2當前我國醫院人事檔案規范化管理中存在的問題

2.1傳統分散式檔案管理模式根深蒂固

經過科學的調查研究資料顯示，當前我國大部分區域內的基層醫院人事檔案管理工作缺乏統一的領導與科學合理有序的規劃，不僅經常出現檔案管理信息數據丟失與毀壞的不良現象，更有利用分散式的管理方式，使得各個環節產生的資料缺乏集中規范化的統一，從而加大了醫院人事檔案管理工作的難度。另外，管理方式相對落后，嚴重阻礙制約了社會經濟發展對人才信息的需求。傳統意義上手撰完成的紙質文本材料雖然有自身的優點，但其缺點也是非常明顯的，例如：統計書寫的信息會失誤且耗費時間長效率很低，這在客觀上增加了資金成本的損耗和人力資源的浪費。

2.2檔案管理制度不夠完善

建立高質量、高水平的人事檔案管理，需要科學的方法和手段。為了迎合時代的趨勢，淘汰落后的人工檔案管理，需要進一步規范人事檔案，推進人事檔案管理制度化和規范化建設。某些基層醫院內部的檔案管理制度存在主觀隨意性大、職責劃分不明確與內容雜亂無章、管理分散等缺陷，進而為醫院人事檔案規范化管理工作造成了極大的阻礙。此外，人事檔案管理基礎設施建設相對滯后，因為紙質檔案如果經歷的時間比較長且遭遇天氣潮濕度等自然因素的變故就會出現不同程度的受潮、發黃、蟲蛀等不良狀況，嚴重威脅著檔案的安全性與完整性，因此必須要不斷加強對相關基礎設施的資金投入。

2.3醫院人事的檔案管理意識淡薄

首先，醫院人事檔案的管理意識淡薄是指相關醫院的領導對檔案管理認識不足，對人事檔案管理的重視不夠，存在著落實不到位，應付了事，檢查隨意，更做不到監督執行。檔案管理者不能在有限的時間內高效的完成檔案的收集整理與歸納裝檔工作，最終會使得重要的人事檔案資料丟失以耽誤大事。其次，醫院人事檔案工作的硬件投入不足，沒有將計算機與網絡技術廣泛普及應用到檔案管理工作中來，隨著醫院規模的不斷擴大會嚴重加劇規范化檔案管理的負擔；更甚至是部分基層醫院的檔案管理空間非常狹小且不符合檔案長久保管的標準，究其根本原因，主要就在于部分醫院對檔案管理工作不重視而導致資金投入不到位。

2.4檔案管理人員的專業素質較低

首先，部分管理人員不具備豐富的專業理論知識與實踐操作技能，沒有樹立起對醫院人事檔案規范化管理的正確認識，對待工作玩忽職守且不夠認真負責，難以充分調動自身內在的主觀能動性與積極創造性，對待突發性的意外事故欠缺靈活的應對能力。其次，部分基層醫院檔案管理人員都是非專業化的管理人才，幾乎沒有跟進一步深層次接受培訓與繼續教育的機會，而且管理人員的思想偏向于保守散漫且不具備敢想敢干的沖勁。

綜上，需要醫院管理人員對上述問題引起廣泛的關注與重視，并且采取及時有效的措施予以改善解決，從根本上促進醫院人事檔案的規范化管理。

3加強醫院人事檔案規范化管理的有效策略

3.1建立健全檔案管理制度

要想從根本上提升醫院人事檔案規范化管理的質量水平，最直觀有效的措施就是逐步建立健全檔案管理制度，檔案管理必須進行統一的規劃指導，逐步改變傳統管理模式中的分散化管理，制定出能達到新醫改對檔案管理的要求和適合醫院工作特點的檔案管理制度，自始至終秉持“實事求是、與時俱進、開拓創新”的原則理念來辦事。再者，注重硬件設施的建設以改善工作環境氛圍，還應該嚴格按照檔案管理的相關要求將檔案進行整齊統一的分門別類，將相關的檔案放到密集柜中，從“雙套制”慢慢過渡到電子化管理模式，從根本上確保醫院檔案的完整與安全，還要盡可能的實現自動化辦公以提高工作效率。

3.2引進高精尖的醫院人事檔案管理技術

一方面，必須要擁有先進快捷的計算機管理軟件來用于建立文書、計算機檢索功能，可以確保醫院人事檔案信息數據的精準性與科學性，并在充分利用計算機技術的基礎上建立一套完善的檔案管理系統，各項業務的檔案管理也必須要及時建立機讀檢索目錄，不斷實現檔案信息的共享與交流互動。另一方面，加快信息化建設步伐，加大投入提高醫院人事檔案信息化水平，使其能適應高速發展進步的社會時代環境，在條件允許的情況下還可以與市人才交流中心及人事代理人員檔案數據庫聯網實現檔案信息傳遞自動化，把檔案信息能在短時間內迅速精準的透過數字化屏幕查閱相關的信息。

3.3不斷提升醫院人事的檔案管理意識

要不斷提升醫院人事的檔案管理意識，加強對資料價值與檔案文件的宣傳推廣，逐步提高相關醫院領導高層與各個醫療隊伍工作人員對檔案管理工作的重視度，加強政府在政策與資本方面的關注與扶持，把檔案管理放到與醫療工作同等重要的位置。另外，醫院方還應該加強對現有檔案資源的開發與利用，還要為醫院的檔案管理工作創造營建更加有利的工作條件，要把《檔案法》認真貫徹落實與宣傳推廣，可以通過網絡媒體、板報文本、視頻影像等多種渠道來深化職員對醫院人事檔案管理的認識。

3.4逐步增強醫院檔案管理人員的綜合素質

相關醫院的領導負責人必須要始終以增強職員關于檔案專業理論知識與實踐操作技能的意識為出發點與落腳點，不斷掌握更多先進的管理技術，定期為檔案管理專業人員提供深入學習交流的培訓與教育機會，還要輔助以必要的考核與評估來調動職工的責任感。再則，還要不斷提升醫院檔案管理人員的綜合素質，嚴格按照檔案管理規范標準中的明令條文來實施，這有利于為實現醫院的可持續發展奠定堅實的前提基礎，要把文化程度高、政治素質好、身體條件好與事業心強的人才充實到檔案管理崗位中去，實施以人為本的綜合管理模式，進而協助醫院工作有序而高效的運營。

4結束語

綜上所述，本文對醫院人事檔案規范化管理進行探究分析具有重要的現實性意義，特別是規范標準化的檔案管理可以高效的促進醫院的快速發展進步，它不僅有利于保障廣大人民群眾的合法權益，還有利于促進社會經濟的協調穩定可持續快速發展進步，同時人事檔案管理更是一切工作所必不可少的重要基礎與依據，要想將醫院人事檔案的規范化管理落到實處中去，必須要順應時代的發展潮流且靈活的改革創新與優化升級檔案的管理模式方法，致力于不斷的提升人事檔案管理水平與使用效率，進而推動醫院人事檔案規范化管理工作的落實。endprint